《辦公室管理期末復習題》一、單選題1.辦公室布置要注意(D)。A.上司單獨用的辦公桌椅靠墻放B.一般辦公室桌椅最佳面對面放置C.打字、復印間離上司辦公室近些D.必須考慮到符合各種溝通、保密、心理調適、情緒轉換以及休息等規定。2.辦公室人員在社交活動中應如何選擇話題，哪些是屬于合適的話題?(A)A.有共同利益的話題B.夸耀自己的話題C.保密的話題D.應當忌諱的話題3.辦公室人員在社交活勸中應如何選擇話題，(A)屬于合適的話題。A.有共同利益的話題B.夸耀自己的話題C.保密的話題D.應當忌諱的話題4.傳真機的使用哪一項是不對的(B)A.發送前檢查原稿質量B.隨時隨地可向對方發送C.不宜發送禮儀性文本D.不宜發送私人、保密文本5.傳真機最佳用來傳送以下哪種郵件?(A)A.一般的圖紙B.機密文獻C.很長的文獻D.感謝信6.當文員獲各婚喪喜慶的消息后，一方面應(D)A.向上司報告B.送禮C.寫信D.查證消息的可靠性7.會議中有時有人會規定把他發言的一段不作記錄解決，這時文員應(D)A.不理睬B.不征求主持人意見，停止筆錄C.征求主持人意見，停止筆錄，不關錄音機D.征求主持人意見，停止筆錄，關錄音機8.將同文多頁沿邊取齊后均勻錯開，從首頁到末頁，在頁邊加蓋一完整公章，可以證明文獻各頁的確是同時形成，以杜絕日后篡改之嫌疑，這是(A)。A.騎邊章B.封存章C.騎縫章D.證見章9.上司參與各種應酬和會議，有時需要更換服裝，文員應(A)A.告知上司家人把衣服送達B.自己到上司家里去拿C.讓上司自己去家里更換D.去買新的服裝10.上司出差，文員預訂機票時，以下哪一種做法不對的(D)A.一方面搞清清楚上司想作什么樣的安排B.辦理預訂飛機票手續之前材料要備齊C.與人聯系時要記下對方姓名（同時告知你的姓名），如有疑點，應找同一個人D.不必提前在取票前或出發前再用電話予以確認11.上司決定參與某個會議時，文員不應當(A)A.只在便箋上寫好會議名稱B.除了送來的資料外，也必須收集其他上司有必要的資料C.假如是第一次前往的公司外的地點，要先了解場地情況和交通花費的時間D.和上司先充足溝通，避免在會議進行中臨時以電話聯系的不便12.社交場合很講究順序禮儀，一般(B)A.以右為次B.以右為尊C.以后為次D.以左為尊13.接受忠告的對的反映是(D)A.以煩躁的心情傾聽B.盡量把責任推給別人C.應辯解說："那是由于……"D.切勿感情用事14.文書立卷的歸檔制度涉及三方面；歸檔范圍、A()和歸檔規定。A.歸檔時間B.歸檔憑證C.歸檔模式D.歸檔歷史15.文書立卷歸檔規定遵守一定的制度，涉及以下方面(B)A.歸檔內容、歸檔時間、保密規定B.歸檔范圍、歸檔時間、歸檔規定C.收集范圍、歸檔時間、管理制度D.歸檔范圍、時間限度、歸檔材料規定16.文員按照"優先順序"解決工作，以下哪一項是不適宜的(D)。A.先將自己想做的工作以重要限度為標準分類B.另一方面以緊急限度和重要限度為標準分類C.同時考慮上司的意向和文員自身的工作效率D.可以按照文員自己的習慣進行工作17.文員必須管理好金錢，學會節約開支，以下行為中哪一項是不恰當的(A)。A.最佳到價格便宜的商店去購買，質量并不重要B.作出預算，按月或季度預計辦公室的開銷來控制開支C.采購大量物品時可以享受批量折扣，就一次多購買一些辦公用品D.限制不必要的長途電話，容易不要選擇快遞服務18.文員必須管理好自己的時間，以下運用時間的行為中哪一項是不適宜的(C)A.定好目的，把想做或需要做的事情寫下來B.盡量控制外來干擾，把重要工作安排在安靜、有效的時間段里去做C.天天把工作安排得超過工作時間，給自己壓力D.對每一項工作作出安排，定好最后期限19.文員必須管理好自己的時間，以下運用時間的行為中哪一項是不適宜的(D)A.定好目的，把想做或需要做的事情寫下來B.盡量控制外來干擾，把重要工作安排在安靜、有效的時間段里去做C.天天把工作安排得超過工作時間，給自己壓力D.對每一項工作做出安排，定好最后期限20.文員必須具有合作精神，以下合作方法中哪一項是不適宜的(B)A.善于同別人合作，密切配合，步調一致B.應當有自己的個性，盡也許使別人服從自己C.配備文秘人員時遵從異質結合的原則D.公開地與同事分享勝利的成果，分擔失敗的責任21.文員傳達上司的指示時，哪一項做法是不適宜的(A)。A.傳達可以根據上司重要意思，夾進自己的意見B.必要時可形成文字材料，照本宣科C.不可在普通電話、普通函件里傳達有秘密內容的指示D.重要的指示，應當規定被傳達者復述一遍，以免漏聽或漏記22.文員從事信訪工作，在解決顧客或其別人的來信時，不應(A)A.拆開后信紙在后、信封在前，一并裝訂，有轉辦單的放在信紙前面一并裝訂B.對寫信人的各項情況逐項登記C.解決信件按照"分級負責、歸口辦理"原則，進行轉辦、交辦或自辦D.對問題復雜、調查解決的時間較長的信件，應復信作解釋和答復23.文員打印寄往歐美國家的信封，寄信人姓名、地址應當打印在(B)A.右下角B.左上角C.右上角D.左下角24.文員打印寄往歐美國家的信封，收信人內容的打印順序應當是(C)A.國名、地址、部門、姓名B.姓名、地址、部門、國名C.姓名、部門、地址、國名D.姓名、國名、部門、地址25.文員根據上司指示，向對方規定約會時，以下哪些做法是錯誤的(D)A.假如用寫信的方式，在估計對方收到信后，再打電話確認B.告知你或上司的聯系電話，以便有變化時可立即告知C.對方越忙越必須早一點聯絡D.假如上司出差，可以在他回來的當天安排約會26.文員進行會議的計劃和準備時，不應當做的是(C)A.文員按照上司的指示，應事先調查時間安排對參與者是否方便B.什么日期、時間召開會議應要考慮議題的緊急限度C.會議場合的選擇，要根據會議時間長短、花費多少作決定D.文秘人員必須配合會議議程，具體檢查各項工作27.文員假如誤拆了非本人司的信，應當(A)A.在信封上注明"誤拆"，寫上自己姓名的縮寫，并把信重新封好并退回去B.在信封上注明"誤拆"，寫上自己姓名的縮寫，把信敞開并退回去C.在信封上注明"誤拆"，把信重新封好并退回去D.寫上"查無此人"，并把信重新封好退回去28.文員協助舉行宴會時，不用考慮(D)。A.宴會的形式與氣氛B.交通是否方便C.有無停車場D.有無休息室29.文員要做好檔案收集，應當收集的文書資料是(A)A.下級單位報送的報告、記錄報表等B.未經簽發的文電草稿C.單位內部互相抄送的文獻材料D.本單位負責人兼任外單位職務所形成的文獻材料30.文員應當為上司的商務旅行作許多準備工作，以下哪一項是不適宜的(B)A.準備旅行計劃和旅館信息B.代替上司制定約會計劃C.為商務洽談收集資料D.把上司商務旅行時需要帶的行李列出清單31.文員碰到對方遞送的名片上有較罕見的字，應當(D)A.不作聲，等無人時查字典B.作判斷，用同偏旁的字音讀C.不用讀，只稱呼姓即可D.請教對方"可否請問一下，這個字怎么念？"32.文員在拆郵件時，不對的的做法是(A)A.拿到信件后在桌子上磕幾下，然后用手撕開B.應當把郵件提成最急件、次急件和普通件C.經授權閱看信件時，應把重點部分用紅筆劃出，提醒上司注意有關問題D.在移交物品要打印一份清單，注明收到日期，請接受人員簽字，并保存好33.文員在解決信訪工作時，由收信人（單位）復信的情況是以下哪一種(A)A.初次寫信，或有過激言行的B.有過激言行或漫罵領導的匿名信C.已做結案解決的D.沒有具體內容的匿名信34.文員在解決信訪工作時，由收信人(單位)復信的情況是以下哪一種(A)A.初次寫信，或有過激言行的B.有過激言行或漫罵領導的匿名信C.已做結案解決的D.沒有具體內容的匿名信35.文員在接打電話時，對的的做法是(B)A.電話鈴響一聲就應接聽B.在電話機旁隨時放著電話記錄單和筆，一有留言就能立即記錄下來C.文員接聽業務電話時，應一方面讓對方報出姓名、單位D.文員替上司傳話時，應考慮對方的情緒以個人的口吻轉達36.文員在進行辦公室布置時，以下哪些為是不適宜的(C)A.準備一些敞開的文獻夾，貼上相應的標記條B.辦公桌抽屜物品要擺放整齊，不要放得太滿且要經常清理C.較大物的物品放在稍高于眼光平行的層面上，用標簽貼在各種物品的下方D.下班前要整理好自己的辦公桌，把文獻、資料收藏好以免失和泄密37.文員在進行辦公室布置時，以下哪種行為是不適宜的(C)A.準備一些敞開的文獻夾，貼上相應的標記條B.辦公桌抽屜物品要擺放整齊，不要放得太滿且要經常清理C.較大的物品放在稍高于眼光平行的層面上，用標簽貼在各種物品的下方D.下班前要整理好自己的辦公桌，把文獻、資料收藏好以免丟失和泄密38.文員制作日程安排計劃表時，以下哪一種情況應避免(D)。A.上司沒有通過文員而決定的日程安排計劃，也必須填寫在計劃表上B.假如表上的空白處太少，可以使用速記符號或自己可以了解的簡樸符號C.制作日程安排計劃表時，要留意上司改變思考的時間和路途上的時間D.日程安排計劃筆記本假如已經使用一年以上，可以廢棄39.文員做會議記錄時，可以在會議記錄中(C)A.加入自己的主觀意見B.不記錄議題C.與發言者用詞不一致但意思完全一致D.對所記內容作評論40.文員做會議記錄時，可以在會議記錄中(C)A.加入自己的主觀意見B.不記錄議題C.與發言者用詞不一致但意思完全一致D.對所記內容作評論41.以本單位與外單位就某些問題的往來文書為標準立卷．如問函與復函等用(D)A.通訊者特性立卷B.按地區特性立卷C.按問題特性立卷D.按文種特性立卷42.以下餐巾的使用方法是對的的(C)A.半途離座，把餐巾放在椅子上B.用來擦刀叉C.用來擦嘴唇嘴角D.塞人衣服領口里43.以下關于交互式電話會議的功能中，哪一項是不具有的(A)。A.審查功能B.保密功能C.歡迎詞播放功能D.報數功能44.以下關于交際禮儀的舉止行為，哪一項是比較適宜的(C)A.用后跟著地走路B.男性在任何場合都可戴著手套握手C.穿著短裙的下蹲姿勢，應跨前半步后腿跪，上身保持挺直，蹲下時慢悠悠地彎下腰D.正式場合，女性文員雙腿可交疊成二郎腿45.以下關于錄音機的使用哪一項是不適宜的(A)A.錄音時需將監聽開關至于"ON"位置B.想保存錄制好的內容，可將磁帶盒兩側的防抹片除掉C.機內話筒錄音，注意最佳錄音距離為30-150厘米D.錄音時要防止雜音混入，可采用傳輸線錄音46.以下關于名片的使用方式，哪些是錯誤的(D)A.文員應在任何時候、任何場合攜帶名片B.向別人遞送名片時應雙手捧交，將文字正面朝向對方C.假如對方給你名片，而你恰好沒有帶在身邊，應說明并表歉意D.名片只能當面遞送，寄去是不禮貌的47.以下關于確認上司日程安排計劃的行為中，哪一些是不適宜的(A)A.以電話方式決定面談或開會的重要預定計劃，不用再以書面形式確認B.上司和文員必須在周末核對下周的行動計劃，天天早上核對當天的行動計劃C.假如會議的主辦者是上司，就要確認（至少在舉辦日的二、三天前）會議室D.會議、面談所必須的文獻及資料，要在前一天就準備好48.以下關于說話的要領中，哪一項不適宜(B)。A.語句要簡短B.由過程先說C.運用反復的效果D.說話時考慮時間、地點、場合、對象因素，使用模糊語言49.以下關于投影機的使用哪一項是不適宜的(D)A.安頓窗簾遮擋室外光線B.與其他設備對的連接C.選擇復印倍率來決定復印紙尺寸D.應設立電腦的桌面屏幕保護功能50.以下關于文員的宴會禮儀中，哪一項是對的的(D)。A.用叉、匙進食時，將餐具的整體放人嘴里，或用舌頭去舔B.站起身來在餐桌的另一邊夾取自己喜歡的食物C.口內具有食物與人說話D.吃西餐時用左手把湯盤靠近自己一邊方向稍稍提起，再用湯匙輕輕由里向外舀去51.以下關于文員對辦公室的情況，哪一個是錯誤的(B)A.A.伸直雙臂再合攏，在高于桌面15cm左右畫弧形，手臂所能覆蓋的桌子面積，比較適合擺放與工作有關的物品B.辦公桌抽屜里的物品擺放要注意放置整齊，東西可放得滿一些C.各種類型的文獻柜要分門別類安放文獻、資料和物品，并貼上標記D.紙張和較重的東西放在架子下面幾層，較小的物品先放入盒中，再放在稍高于眼光平行的層面上，用標簽貼在各種物品的下方52.以下關于文員管理好時間的說法，哪一個是不對的的(D)A.定好目的，把想做或需要做的事情寫下來B.想辦法加快解決郵件、信件和其他反復出現的事務C.開始工作之前要做好準備工作，就不會因遺忘某事而半途停頓D.把零散工作安排在安靜、有效的時間段里去做53.以下關于握手的禮節，不對的的是(C)A.上級先伸手后，下級才干相握B.一船社交場合握手不可太用力，但也不可漫不經心用手指尖點一下C.雙方有很多人時，可以交叉握手D.握手時應上身稍前傾，雙目注視對方，微笑致意或問好54.以下關于預訂工作的行為中，哪一項是不適宜的(D)A.與人聯系要記下對方姓名(同時告知你的姓名)，需再打電話弄清疑點應找同一人B.一方面要了解火車運營時間，上司對鋪位的規定C.假如預訂需要有保證，應事先申明，假如想取消預訂，也要在結帳之前打電話D.不一定要弄到確認旅館預訂的傳真或其他書面形式的證明55.以下接打電話的行為中，哪一項是不適宜的(C)A.電話機旁隨時放著電話記錄單或便箋和筆，一有留言就能立即記錄B.文員離開辦公室時，要安排別人替你接電話C.應隨時使用手機在飛機上、飯店里、大劇院等進行聯系D.假如已經回電，但沒打通，牢記要再聯系56.以下哪項不是辦公室事務管理的特性(B)A.服務性B.決策性C.專業性D.積極性57.以下哪些標準不是文員分揀郵件應當遵守的(C)A.按收件人姓名分揀B.按收件部門名稱分揀C.按私人公務標準分揀D.按郵件重要性分揀58.以下哪些不是辦公室事務管理的特性(B)A.服務性B.決策性C.專業性D.積極性59.以下哪些不是文員在準備辦公用品時的職責(B)A.訂購B.制造C.分派D.儲備60.以下哪些接打電話的行為是不對的的(A)A.受到通話對方極大的責難，應針鋒相對回擊B.給上司的留言正面朝下放在他的辦公桌上C.做記錄時可以在便箋下墊一張復寫紙，以防遺失后備用D.半途因有事需放下電話請對方等待時，應把話筒朝下放置61.以下哪一種類型適合自由談話，或是收集創意的會議．(C)A.口字型B.教室型C.圓桌型D.U字型62.以下哪種接打電話的行為是不對的的(A)A.受到通話對方極大的責難，應針鋒相對回擊B.給上司的留方正面朝下放在他的辦公桌上C.做記錄時可以在便箋下墊一張得寫紙，以防遺失后備用D.半途因有事需放下電話請對方等待時，應把話筒朝下放置63.以下說明宴會的種類與形式的內容，哪一項是對的的(C)A.雞尾酒會一般以邀請夫婦同時出席為好B.茶會對茶葉和茶具的選擇比較講究，一般在餐廳舉會C.工作餐是非正式宴請形式，早午、晚舉行均可D.午宴一般不設固定席位，以便于客人社交64.以下文員的工作順序中，哪一項是對的的(B)。A.沒有任何設想就應著手從事該項工作B.文員也應具有適當判斷情況，機智應對的應變能力C.上司分派兩項以上工作時，按照先來后到順序進行D.上司所指示的工作假如不合適，可以不實行65.以下文員訂購和儲備辦公用品的行為中，哪一項是不適宜的(B)。A.保存一張購貨訂單，收到貨品時一一核對打勾B.讓員工們隨意領取辦公用品C.通過電話訂購或傳真訂購，可以提高交貨速度D.用庫存一覽表來儲備辦公用品66.以下文員對辦公室零用鈔票管理的行為中，哪一項是不適宜的(C)。A.鈔票通常放在一個帶鎖的盒子里，放在帶鎖的辦公桌抽屜里B.把每一次支出的數額都記在零用鈔票單據中C.標準的零用鈔票單據有一個署名D.不允許任何人從零用鈔票基金里借錢67.以下文員應遵守的參與宴會的禮儀中，哪一項是不適宜的(C)。A.應選擇輕軟而富于光澤的衣料，用黑、紅、白等純色為宜B.白天赴宴應選用香味較濃的香水，夜晚則應選用香味優雅的香水C.未用完一道萊時，應將刀叉平行排放在盤了上右側，叉尖向上，刀刃向內D.文員應在上司之后與對方碰杯，碰杯時應目視對方以示敬意68.以下文員應遵守的電話禮儀中，哪一項是不適宜的(B)。A.考慮打電話的時間是否合適B.打出電話，而對方無人接聽，等鈴聲響了二、三下可掛電話C.有時候上司過于繁忙，規定文秘人員編織一些"美麗的謊言"D.對待投訴電話先安撫他，以友善的態度表達歉意，并告知一定立即調查此事69.郵件的寄發不要考慮以下(D)因素。A.時間B.便利C.經濟D.愛好70.郵件的寄發不要考慮以下因素(D)A.時間B.便利C.經濟D.愛好71.郵件送到單位所租的信箱，由文員啟動，取出郵件帶回辦公室，以下哪些事情與文員的工作規定不一致(D)A.天天開箱次數與郵局投遞次數一致B.取出郵件立即返回辦公室C.事先帶上包袋裝郵件D.應提高辦事效率，把取郵件與其他事一起辦72.有時應上司規定，文員參與會見或會談，以下哪些內容不是文員的任務(B)A.準備資料B.發表意見C.現場服務D.會議或會談記錄73.在辦公室里，(A)的位置是上座。A.離入口最遠B.離入口最近C.靠近門口D.靠近窗戶74.在會議開始前和進行過程中，文員的以下哪項活動是不恰當的(C)。A.協助簽到B.分發資料C.作會議記錄時離開會議室接聽電話D.暫時保管與會者的物品75.在某些情況下，文員在安排日程計劃表時也許獲得上司的完全信任，取決于兩點；一時掌握足夠的知識，了解業務的輕重緩急；另一是具有(B)，了解規定約會者的心理。A.社交的能力B.說話的技巧C.聽話的能力D.聽寫的能力76.在使用復印機的過程中，以下哪項內容是不恰當的(A)。A.接通電源可立即復印操作B.選定復印紙后要抖松消除靜電C.選擇復印倍率來決定復印紙尺寸D.復印完畢應取下復印品和原稿77.照料上司身邊瑣事的說法，哪一種是不對的的(D)A.有更多的機會體會到文員在工作、知識、能力上的從屬性B.到了用餐時間，上司仍有公事或正在與人談話，要運用適當時機提醒上司用餐C.對上司的健康管理涉及防止、治療、病后調理各階段D.應酬需要換衣服，這是上司個人的需要，不必給予協助78.值班人員不應當做以下哪類事情(A)A.簽發文獻B.分發會議告知C.詢問情況D.傳達指示二、判斷題1.拜訪長輩或地位較高人士時，可先請人遞上你的名片，以作通報。（√）2.辦公室的燈光照明要避開自然光，最佳用人工燈光。（×）3.辦公室環境布置的目的之一是為了建立擋駕制度。（√）4.辦公室環境布置的目的之一是為了有助于保密工作。（√）5.辦公室人員值班工作的制度有交接班制度、請示報告制度和安全、保密制度，但沒有崗位責任制度。（×）6.不要在酒宴上評論或附和別人對某人的議論，也不可評論菜肴的優劣。（√）7.代表會議依法定期召開，與會代表必須達成法定人數方為有效，因此文員應仔細核對出席人數。（√）8.代表會議依依法定期召開，與會代表必須達成法定人數方為有效，因此文員應仔細核對出席人數。（√）9.當上司規定文員協助私人事務時，就把它當作是上司運用文員下屬同事的關系來協助他解決私人的事務。（√）10.當與人擦肩而過，或越過長輩、上司前面，或因事半途離座時，都要招呼一聲。（√）11.檔案是指使用過的、文獻中所指事情已經辦理完畢、具有保存價值的文書。（×）12.對于緊急而重要的事，文員應作書面請示，留檔備查。（×）13.對于誤投郵件，文員可先拆開看看，然后在信封上寫上"該地址不對"，并把它退回去。（×）14.凡是單位撤消，原公章應立即停用，不用告知有關單位。（×）15.合適的話題可以有雙方都感愛好的、有共同利益的話題、比較高雅的話題和夸耀自己的話題。（×）16.會議租用的設備，文員必須保證賓館（或其他供應者）把所需用設備都送過來，并在會議開始前有足夠的時間布置好，這些設備應由文員具體操作和負責。（×）17.雞尾酒會一船要安排好座次，在請柬上注明對著裝的規定。（×）18.即使客觀形勢發生變化，也不應變更檔案的密級、期限。（×）19.即使是上司私的應酬，文秘人員也應當積極、樂意地去協助。（√）20.假如對方所規定的日期已經被預約，除非有相稱的確認，文秘人員切不可獨斷地拒絕，應當問明上司的意思，由于或許那是件必須取消原定約會的重要事情。（√）21.假如上司不準備參與某個會議，應立即將會議告知丟掉，以免干擾其他事情。（×）22.監印員可把印章攜帶出辦公室，去其他地方蓋章。（×）23.交際應酬要講求時效，若時機錯過再來補救，不僅無法表達誠意，還會破壞彼此關系。（√）24.介紹地位相同的人時，應按照到職的先后，先介紹新進的職工，若同時到職，就先介紹年紀較輕的人。（√）25.介紹信的正本和存根必須一致。可以出具空白介紹信。（×）26.口頭語言視時間、場合、對象的不同而有所不同，對上司或長者說話，應文雅些；對一般同事或顧客說話，就可通俗些。（√）27.列入保密范圍的公文，應在產生的同時，由制文機關擬定密級和保密范圍，密級和保密期限的變理和解密。（√）28.沒有兩位辦公室人員一天的工作內容是完全相同的，但像核對文員的日記與上司的日記的事項是否一致則是典型的工作。（√）29.面對突發事件，值班人員有時在領導人未指示前就要采用臨時應急措施。（√）30.男女之間，男士先伸手了，女士才干與之相握。（×）31.男女之間，女士先伸手了，男士才干與之相握。（√）32.女性文員應留短、薄式的發型，以免妨礙工作（√）33.女性文員坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背離椅有一個拳頭大小距離。（√）34.如查兩位來訪者均未預約，應當按照先來后到的原則引見給上司。（×）35.假如不小心發生日程安排計劃反復的情形，就要排定可以動用的空檔，自己決定優先順序。（×）36.假如會客室的門是拉開的，文員進入會客室后，才干讓客人進入。（×）37.假如會客室的門是拉開的，先讓來訪者進入會客室后，文員立即換手握住室內的門把手，以輕盈的步伐進入室內，輕輕關上門。（√）38.假如會客室的門是推開的，文員應先小步走進會客室，等客人進入后，再輕輕關上門。（√）39.假如會議氣氛緊張，且對上司立場不利時，文員可借奉茶為名，態度和藹，輕柔緩慢地端出茶點，以消除緊張的氣氛。（√）40.假如上司一年之中交往很多，但很難記住每一個人和每一次見面的情況，文員應把有關資料輸入電腦，準備交往提醒文獻。（√）41.假如是你主持會議，則要做好筆記并把每次會議紀要的打印件存放進一個會議文獻夾，假如以后出現問題，可以查看筆記，證實某一天你曾給某人安排了某件工作等。（√）42.假如是沿著人行道走，兩個人并行，"尊貴的位置"是在右邊，三個人并行，則在中間。（√）43.假如文員要找的人是一位比上司地位高的人或尊長，你跟對方的文員說完之后就應當叫上司接過電話，告訴上司要找的人立即就會來聽電話，讓上司直接與對方通話（√）44.假如需要與來訪者擬定會面時間，應先征求來訪者方便的時間，查看上司的時間表，假如這一時間有空，就可答應下來。（×）45.假如要拒絕別人，最佳是依照自己和對方的人際關系限度，分別使用表達方法，以避免由于拒絕而發生不必要的困擾。（√）46.善于合作指每一名文秘人員都要謙虛、謹慎，對同事尊重和理解，即不能違反同事的意愿。（×）47.上司自己安排的約會忘了事先告訴你，出現約會沖突，解決方法是上司先見他自己安排的那一位。（×）48.上下級之間握手，下級先伸手后，上級才干相握（×）49.受到直屬上司以外的指派時，假如是文員自己可以安排辦理，并且不會影響到直屬上司所指示的工作就可以接受，否則要向直屬上司請示后再作決定。（√）50.受到直屬上司以外的指派時，假如文員自己可以安排辦理，并且不會影響到直屬上司所指示的工作就可以接受，否則要向直屬上司請示后再作決定。（√）51.同時介紹很多人時，可從右至左，按順序介紹。（√）52.同時介紹很多人時，可以右至左，按順序介紹。（√）53.為來自外地的與會者安排賓館住宿，最方便的安排是在同一家賓館為與會者預定房間，只要弄清有多少人數即可。（×）54.文秘人員對上司支票往來管理要謹慎小心，支票簿與印章應當一起收藏，以避免被盜用冒領。（×）55.文秘人員對上司重要工作的輔佐重要有提神醒腦的服務、私事方面的協助、財物管理及其他活動。（√）56.文秘人員或文書人員仍然照已經編好的立卷類目，將已經解決完畢的文獻，隨時按類目上的相應條款歸入卷內，即為年終歸卷工作。（×）57.文書部門立好的案卷，必須逐年移交給檔案室集中保管，稱為"歸檔"，有歸檔范圍和規定，但沒有期限。（×）58.文書部門立好的案卷，必須逐年移交給檔案室集中保管，稱為"歸檔"，有歸檔范圍和規定，但沒有期限。（×）59.文員傳達上司信息時，可以把上司的話語加多或減少，以個人的口吻把話轉達。（×）60.文員代替上司傳達不利消息時，由于當這個信差很困難，所以要拖到最后一刻行動。由于上司震怒，自己轉達口信的語氣也應當變成上司的語氣。（×）61.文員第一次做一項工作時應當快一些，假如錯誤可以再做一遍。（×）62.文員對報紙和雜志的解決，可以挑出上司喜歡的報紙和雜志放在他的辦公桌上，其他的放在報刊架上供大家閱讀。（√）63.文員對于在值班期間發生的重要情況，可以等交接班后再報告上司。（×）64.文員對支票管理要謹慎，支票簿與印章應當一同鎖入抽屜。（×）65.文員由于已經打過電話，并給對方留了言，即是已經完畢任務了，"做過某項工作"和""完畢某項工作"是完全相同的。（×）66.文員應避免必要的通信和郵寄，盡也許把頻繁的聯系集中起來分批進行。（√）67.文員應有效運用時間，可以把重要工作如寫報告等與其他工作安排在一起去做。（×）68.文員在工作時間如需要補妝，應當去洗手間。（√）69.文員在工作時間如需要補妝，應隨時隨地進行。（×）70.文員在接聽電話時，如查投訴者無端辱罵，可把他使用的字眼寫下來，以做證據，再慢慢地向他解釋："鄧先生，假如你一直說臟話，我就沒有辦法再跟你談下去了。"（√）71.文員作介紹，若年齡、地位都相同，應從較親近的人開始介紹。（√）72.文員作介紹，應先介紹地位高的人，再介紹地位低的人。（×）73.文員坐下時，腳尖在膝蓋垂直線以內，也可稍向左側后右側，膝蓋與大腳可分開。（×）74.無論何種禮服都應考慮宴會的地點、時間、形式。請帖上指定打"黑領結"，便表達穿無尾正式禮服。（√）75.無論是什么樣的文本和圖表幾乎都能通過傳真發送，因而文員傳遞信息應首選傳真。（×）76.小辦公室的優點是節省空間，空氣流通，聯系方便。（×）77.宴請的菜譜應符合對方的飲食習慣，但必須有反映我國傳統風味的土特產品，如茅臺等烈性酒。（×）78.宴請的請柬一般要提前一至二周發出，以便客人及早安排，已經口頭約定的就不要補發請柬了。（×）79.要發問或故意見時，應當等上司說完話這后再發問，可以提出自己的見解。假如上司不加采用，應說服上司。（×）80.要發問或故意見時，應當等上司說完話之后再發問，可以提出自己的見解。假如上司不加采用，應說服上司。（×）81.英美國家習慣，文員接待來訪者，應當站起來與來訪者發言。（×）82.用叉、匙進食西餐時，可將餐具的整體放入嘴里，或用舌頭去舔。（×）83.在陽光明亮的教室和會議室內使用投影機，效果不受影響。（×）84.值班人員要認真填寫值班接待登記表或值班日記，直接解決不了的問題要報請領導批示或轉交有關部門解決。（√）85.注辦是指文秘人員在《文獻解決單》上或文尾的下角注明公文辦理的結果。（√）三、設計題1.安徽某公司欲與上海某公司合作，上海以品牌、技術人股，運用安徽比較便宜的原材料和人工，共同生產國內緊缺的產品。上海代表團一行10人將于8月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請小李作好準備。假如你是小李，你如何設計這個接待方案?答：(1)接受任務；(2)了解來賓；(3)制訂計劃；(4)預訂食宿；(5)迎接來賓；(6)商議日程；(7)安排會談；(8)陪同參觀；(9)送別客人；(10)接待小結。2.康橋賓館位于本市南京西路４５號，是個中型賓館，有會議室、餐飲、停車場等，某公司準備在11月15日上午9：00至12：00答：（1）會議的名稱：（2）出席會議者的姓名或組織、部門的名稱；（3）日期、時間（開始到結束的預定期刻）；（4）地點：（具體在幾樓幾號會議室）；（5）議題（或者議事日程）；（6）主辦者的聯絡處，電話號碼等；（7）開會所在地，建筑物名稱、幾樓、電話號碼（必要時可附上地圖）；（8）注意事項、是否備有餐點、有否停車場，或當天應備的資料等。3.科達公司召開中層干部擴大會議，參與人員為總經理、副總經理各職能部門的正副經理、辦公室正副主任和職工代表等，共46人，會議文秘人員和其他服務人員4人，會議時間為5小時。參與會議人員月平均工資為2400元，其他收入600元，假設一個月工作30天、一天工作8小時。會議后勤費用開支有：文獻材料費200元，飲料費100元，因會議緊張安排午餐，餐費每人10元。請計算會議的成本。答：(1)會議成本=2×3[(G+S)×T]n+后勤開支=6(G+S)T·n+后勤開支(2)G-------參與會議人員的每小時人均工資數；每個人每小時平均工資為10元，(2400÷30÷8)(3)S--參與會議人員每小時人均其他收入數；其他收入為2．5元。(600÷30÷8)(4)T--參與會議人員人均到會時間為5小時；(5)n--參與會議人數為50人(46+4)；(6)后勤開支--等于支票開支、鈔票開支和實物開支的總和為800(200+100+10×50)(7)會議成本一6×(10+2．5)×5×50+800=18750一-800=19550(元)4.麥格公司為了解新產品的科技含量和市場競爭力，以制定合適的價格打入市場，決定召開專家座談會，對新產品進行評估，辦公室人員應當如何準備和開好這次座談會?答：(1)座談會邀請對象必須是新產品所在領域的專家和學者，能獨立思考、有主見又敢于發表意見者；(2)座談會以小型為主，人數以七、／L人為宜；(3)座談會上，文秘人員應與主持人密切配合；(4)主持人負責引導、組織，可不做記錄；(5)具體的記錄應由文秘人員在不引人注目的座位上去做；(6)座談會的時間不必嚴格規定，可長可短；(7)會場應準備些飲料、茶點，邊吃邊談，可使氣氛輕松。5.某個下雨天，在利達公司召開的新產品推介會結束了。公司的大型會議室有各種會議用品，室外有接待處，公司還租了汽車接送來賓，為圓滿結束這次會議，辦公室人員在會后應當做些什么工作？答：（1）要替搭車回去的人安排車子；（2）在接待處暫時代為保管的衣物，不要遺失或被人錯領、冒領；（3）有留話時，牢記務必傳達；（4）檢查會場有無物品漏掉；（5）要為參與會議的人員送行；（6）文秘人員拜別前。要檢查煙灰缸、字紙簍有無易燃的東西，如有，則必須加以熄滅；（7）桌、椅早先若和移動，必須還原，洗滌煙灰缸、茶具等，如有，則必須加以熄滅（8）攜帶進會場的資料和會議用品要記得帶回；（9）關緊門窗并上鎖；（10）告知會場的管理單位，會議已經結束。6.某公司成立不久，業務就非常繁忙，電話不斷，上司規定文員小胡設計一個電話記錄單。小胡應當如何設計？答：來電單位來電號碼來電者姓名分機來電時間年月日時分手機內容摘要上司指示解決結果記錄人7.某公司成立三周年，準備舉行大型宴會，辦公室人員應當如何做好準備，要做哪些工作？答：（1）客人的選擇。缺陷名單，再請上司核定。（2）擬定期間。假如是涉外宴請，宴請時間應按國際慣例，征詢客人的意見，要避免選擇對方的重大節假日。（3）會場的選擇。要考慮宴會的性質、客人的數目、交通是否方便、場地大小是否合適、菜式、有無停車場。（4）擬訂菜單。應符合對方的飲食習慣，從來賓的身份、宴請次數、目的等方面去考慮，至少要提供2份菜單，供上司挑選。（5）寄法請柬。宴請需要發請柬，請柬上應寫明邀請人姓名、宴請的目的、方式、時間、地點，著裝規定、規定回函及其他說明等。請柬一般要提前一至二周發出。（6）席次的排列。以社會地位與年齡作優先考慮來安排，在請柬上應注明席次號。席次的排列原則是：男女主人對坐桌椅的兩端；男女來賓間隔而坐；夫婦分開坐；難主賓做在女主任的右邊，女主賓坐在男主人的右邊。主任方面的陪客，應插在客人中間坐，以便同客人接觸。8.某中外外資公司德方總經理來訪，恰逢生日，上司規定文員小陳購買禮物贈送，小陳應如何辦？要考慮哪些因素？答：清楚德方總經理的愛好、文化背景、性格習慣等；征求上司意見或批準，在允許的錢款額度范圍內選購禮物；比較合適的生日禮物是有中國特色的、總經理又比較喜歡的物品；贈送的禮物應去掉包裝上的標價，并應請商店用精美包裝紙重新包裝一下；附上賀卡寫上中國公司的名稱，讓上司親自送給德方總經理。9.上海某公司欲與德國某公司合作，德國以品牌、技術人股，運用上海比較便宜的原材料和人工，共同生產國內緊缺的產品。德國代表團一行9人將于8月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請小李作好準備。假如你是小李，你如何設計這個接待方案?答：（1）接受任務（2）了解來賓（3）制訂計劃（4）預訂食宿（5）歡迎來賓（6）商議日程（7）禮節性拜訪（8）宴請（9）正式會談（10）簽訂協議書（11）陪同參觀游覽（12）互贈禮品（13）歡送來賓（13）接待小結。10.所謂"有問題"的來訪者一般式如何的？文員應如何應對？答：（1）固執任性的來訪者。死攪蠻纏、出言不遜，文員應毫不妥協（但要注意禮貌）地反復進行解釋并提出建議。堅持說你沒有權利更改規章制度。可保證：假如對方寫信給上司，上司一定會看到這封信。（2）進行威脅的來訪者。悄悄地告訴老板，打電話給保安部門，不要與蠻橫無理、也許帶來危險的來訪者直接沖突。（3）情緒激動的來訪者。假如來訪者是男生，女文員應招男的幫忙；假如是女生，女文員也許會使她安靜下來；假如不行，招一個成熟的女同事來幫忙。（4）騙人的老手。他們介紹的產品或服務價格低得離譜；公司經營時間不長；個人或公司沒有通信地址，或電話號碼有疑問。文員要仔細辨認，保護上司和公司的利益。11.文秘人員經常要代替上司選擇禮品，向別人贈送禮品，在解決這些事情應考慮什么，如何做?答：(1)在贈禮前必須搞清贈禮目的，如是為周年慶典、生日、結婚、榮升、喬遷，或是圣誕節、中秋節等；(2)還要清楚贈禮對象身份、愛好、文化背景、性格習慣等；(3)在日歷上應當清楚地標明節日活動安排以引起上司的注意。時間如何取決于本地的購物環境。(4)還應熟知以下規則：除非上司有特殊的規定，不必送太昂貴的禮物，只要專心為對方選擇適當的禮物即可。(5)要看對方的實際情況選擇禮品，做到恰如其分，適合對方。(6)贈送的禮物應去掉包裝上的標價，并應請商店用精美包裝紙重新包裝一下。(7)假如不是親自送禮，應當在禮物的外包裝上寫上贈送者的姓名或附上名片、賀卡。(8)文秘人員應準備一張節日禮物名單，上司可以在上面作一些增減，表達是否批準你提的建議或者提出一些其他的意見、以及標明價格范圍。(9)為了避免所送禮物的反復，文秘人員應當為所有接受上司禮物的人做一張卡片記錄。12.文秘人員如何主持會議？應注意哪些細節？答：（1）文秘人員假如在會議上要發言，應先把要講的內容作一個完整結構的構思，簡略記下發言的要點。（2）會議上注意自己的表情和說話的語調，并控制發言的時間。（3）對發言內容加以引導，提醒時間有限。（4）在會上可分派工作任務，認真傾聽其別人的意見，不要當眾批評某個人。最后作總結，統一結識。（5）規定與會者記筆記，自己做好筆記并把會議紀要的打印件放進文獻夾，以作查證。13.文秘人員在單獨或隨同上司旅行結束后，要做好哪些工作?答：(1)整理好旅行過程中所有的單據、憑證，送上司審閱、簽字后向財務部門報銷，或者結算預支的出差費用。(2)回到公司上班后，應將出差過程以及有關事務寫出工作報告。假如是與上司同行的，可根據上司的原始記錄整理出報告，送上司過目或批準，然后存檔備案。(3)盡快恢復正常工作和生活狀態，繼續做旅行前未完的工作。(4)把在出差時結識的有關人士、單位等情況做好記錄，以便將來有用。(5)對在旅行過程中給予幫助和照顧的有關部門和人員，分別去函或去電表達感謝14.文員應當為上司的商務旅行作許多準備工作，在準備國內國際旅行時要考慮哪些項目？履行哪些職責？答：（1）準備旅行計劃和旅行信息，旅行計劃表要說明出發和到達地點、是乘飛機還是汽車、火車或輪船，出發和到達的日期及時間、座位情況、旅館情況。（2）制定約會計劃。約會計劃表涉及：城市名和省州名（假如是國外旅行，寫明城市名和國家名），日期和時間，與上司約會的者的姓名、公司和地址，電話號碼。（3）為商務洽談收集資料。（4）覺決定旅行用品。把上司作商務兩重性時需要帶的用品列出清單。（5）考慮行李問題。通過航空公司出版的兩重性計劃手冊或旅行社代辦人信息。為每件行李準備辨認標簽。（6）安排差旅費。（7）建立旅行--旅館信息資料庫。隨時與旅行社聯系，建立最新信息充實自己的資料庫。（8）辦理旅行保險，如意外傷害保險等。15.小李是剛到公司的文員，公司辦公室內有各種文獻柜，儲物架、書報架，辦公室主任給她配置了帶鎖的辦公桌，電腦，電話機，還給了她新的文獻架、文具用品盒．各種筆、膠水、剪刀、參考書、需要翻譯的資料、公司印章，印盒、墨水，復印紙(2刀)，規定小李整理好辦公桌，把東西分門別類放置在適當的位置。小李應當怎么做?答：（1）電話放在辦公桌左邊，便于左手摘機，右手做記錄，電腦放在右邊，（2）新文獻夾放需要翻譯的資料，在文獻夾上貼上相應的標記條：（3）各種筆、膠水、剪刀、印盒等文具分門別類放在文具用品盒內，參考書應當放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屜里。（4）公司印章放人辦公桌帶鎖的抽屜內。（5）墨水放置在儲物架底層，復印紙放在下面幾層。16.總經理把保管單位公章和蓋卬的任務交給了秘書小付，小付應當如何做？答：小付應把印章放在辦公室裝鎖的抽屜或保險箱內，鑰匙內，鑰匙隨身攜帶;每次用畢應將印章加鎖存放，隨印隨鎖；如因事外出，須經批準交別人代管。加蓋單位公章，須經總經理批準，并審核署名；并要將蓋用文獻名稱、編號、日期、簽發人、領用人、蓋章人等項具體登記。加蓋印章必須做到力均勻，使印章端正、完整。四、簡答題1.按照2023年《國務院行政機關公文解決辦法》的規定，國務院規定的行政公文共有幾類幾種？答：（1）命令（令）；（2）決定；（3）公告；通告；（4）告知；通報；（5）議案；（6）報告；（7）請示；（8）批復；意見；（9）函；（10）會議紀要。2.辦公室人員為了說服對方接受自己的見解應當怎么做，要領有哪些？答：(1)清楚地知道在所說的事項中，最想說什么，以邏輯分析自己的意向，并對目的、效果、重要性、關聯性等，抓住重點；(2)說服時，要盡量具體客觀，使對方產生了解的動機；(3)偶爾也需要引用某些權威人士、專家的意見，或者用圖表、資料、經驗談等等；(4)要具體了解對方的立場和意向，先注意聆聽對方所說的話，切勿以自己主觀的方式進行談話。要掌握對方不能了解的地方，努力加以說服；(5)積極發問，了解對方的想法，對方有關信息的種類和數量，以及背景如何等等；(6)以誠懇的態度為對方著想而發言，不要使用另對方反感的言詞；(7)讓對方打開心扉，使對方對自己的見解產生愛好（讓對方認同自己）；(8)不可傷害對方的自尊心。3.單位印章重要有哪些？印章的刻制和使用有哪些規定？答：（1）單位印章、套印章；（2）鋼印、領導人署名章、其他印章；（3）刻制公章有兩種情況；一種是由上級主管機關刻制頒發；（4）另一種由法人代表申請，經主管部門批準，公安部門登記后由專門刻制廠刻制；（5）公章一般由指定的文秘人員統一使用，其他印章也應專人專用；（6）加蓋公章，是哪一級的公章，須經哪一級的負責人批準，并審核署名；（7）將蓋用文獻名稱、編號、日期、簽發人、領用人、蓋章人等項具體登記；（8）加蓋印章必須做到用力均勻，使印章端正、完整，不歪斜、更不能顛倒；（9）凡以單位名義發出的公文、信函等都必須加蓋單位公章方能有效。4.公文的完全格式涉及哪幾項?請寫出這些項目。答：(1)版頭、發文字號、印刷順序號。(2)密級、緊急限度。(3)簽發人姓名。(4)公文標題。(5)主送機關。(6)正文、附件。(7)發文機關、成文日期、機關印章。(8)注釋、閱讀(發送)范圍。(9)主題詞。(10)抄送單位、印發說明。5.來信受訪的范圍涉及哪些?受理與解決的程序和基本規定是什么?答：(1)受理的范圍是：國家機關、主管部門或新聞單位轉來的信件；職工、群眾直接給機關、單位領導的信件。(2)及時拆封。拆封時，不要損壞郵票、郵戳和其他書寫內容的地方。對急信、要信，或有過激言語的來信，要解決及時，報告上司，還要以有效方式通告有關單位緊急解決。拆開后在裝訂時，信紙在前、信封在后，要一并裝訂。(3)認真閱讀。把握信中的重要內容，也可用顏色筆為領導標明信中的重點，或在信紙的空白處注明"參閱某卷宗''或"可與前信印證"等。提供領導復信所需要的資料。(4)逐項登記。用鋼筆將寫信人的姓名、職業、單位或住址、寫信時間、收發日期、重要內容、規定、收信單位(人)以及承辦后的情況、結果和立卷存檔號等具體記載，便于記錄、查找和催辦。(5)認真解決。解決信伺：應當按照"分級負責、歸口辦理"的原則，進行轉辦、交辦或自辦。(6)及時復信。復信是取信于職工群眾的有效措施，增長職工群眾對組織的信任。復信可采用收信人(單位)復信，或承辦人(單位)復信兩種方式進行。6.什么是受意?受意有幾種?辦公室人員應如何運用受意方法?答：(1)受意是文員接受和領略上司意圖。(2)一種是直接受意，另一種是間接受意。(3)文員要善于領略上司意圖，按上司意圖辦事。但要防止把上司醞釀過程中的意圖當作上司的授意，把上司的質疑、設問誤認為上司的指示。要做到：備好記錄本，記錄下指示要點。注意傾聽，專心判斷指示的用意。必要時可以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話。如有不批準見，可以公開提出，但要言之有理，并要注意方式、態度。接受指示后，要不失時機地貫徹實行。7.什么是文書的立卷特性?通常可以按照哪幾種特性立卷?答：(1)文秘或檔案人員把文書按照某些共同特性組合成案卷，稱為"立卷特性"；(2)按問題特性立卷；(3)按作者特性立卷；(4)按文種特性立卷；(5)準時間特性立卷；(6)按地區特性立卷；(7)按通訊者特性立卷；(8)在運用六個特性立卷時，需要運用兩個或兩個以上的特性組合每一個案卷。8.什么是文員的擋駕方法？重要的擋駕法有哪幾種？一般應如何做？答：文員的擋駕方法是指：對于上司不必要接見的來訪者，不必要參與的邀請性活動，不想接聽的電話，由文員出門阻擋或謝絕。文員沒有必要把真正因素告訴對方，只需要禮貌地、委婉第達成阻擋或拒絕的目的即可。重要的擋駕法有：（1）電話擋駕。上司不愿接的電話，文員要告訴對方，暫時不能接或上司不在，將內容記下，轉告上司。上司不能接的電話，要另約時間，或將內容轉告。（2）來訪擋駕。先問清來由，判斷有無必要引見給上司，或先作請示。（3）會議、活動擋駕。對必必要的會議和活動，文員要替上司委婉地謝絕。9.提高會議效率可以有哪些做法？答：遵循法律法規、合理擬定會議目的、擬定必要的與會者、減少會議數量、縮小會議規模、簡化會議程序、縮短會議時間、控制會議經費、分析會議成本。10.文員根據單位需要向外或向內發文,需要一系列程序即為發文解決過程。請說明這一系列過程。答：（1）擬稿；（2）核稿；是指以擬稿人員的上級負責人對初稿的審查和核算。（3）簽發；是指機關領導人員對文稿的最后審定、簽字發出。（4）編號；已經簽發的文獻，由文秘人員統一編排發文字號。（5）繕印；對已經簽發的文獻定稿進行謄清、復印或排版印刷。（6）校對；指將文獻的謄寫稿、打印稿或清樣按定稿核對校正。（7）用印；是指在完畢的文獻上加蓋機關印章。（8）登記；（9）分發。指對準備發出的文獻進行分裝和發送。11.文員進言是指什么?進言具有什么作用?方法和規定是什么?答：(1)進言是指文員積極對上司提出意見、建議、批評或規勸；(2)參謀作用；(3)補缺作用；(4)增進關系作用；(5)適事。緊急的事，重要的事，上司需要知道的事；(6)適時。考慮時機；(7)適地。看場合；(8)適度。要注意掌握分寸。12.文員運用提醒系統提醒上司的工作，有哪些提醒系統？具體做法是如何的？答：有電子提醒系統和人工提醒系統電子提醒系統的做法：在電腦中設立日程表、報警系統、一周計劃以及其他提醒事項，文員應當隨著情況的變化不斷編排和修改輸入的信息。人工提醒系統的做法：設立基本辦公日程表、固定活動日期一覽表、使用提醒性備忘錄、準備約會表、準備特殊提醒卡、準備交往文獻13.文員受上司指示，向對方規定約會時應注意哪些要點？決定期間地點時要注意什么？答：（1）要獲得上司的許可；（2）假如用寫信的方式，在等到對方收到信后，再怛大會給對方的文秘人員以確認；（3（要對的告知對方赴約者的姓名、職務、目的、時間、地點、方式（早餐會、餐會等）、所需要的時間等等；（4）約定好以后，一定要向上司報告，并填寫在日程安排計劃表上。還應當準備約會所需要的文獻資料。（5）周一早上、周末、即將下班之前、午餐前后不要安排約會；（6）對方的休息日、節假日或有特殊政治和宗教意義的日子不要安排約會；（7）公司有重大活動的那一天不宜安排約會；（8）地點選擇對方比較方便的地方，還應考慮約會的禮儀規格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。14.文員所作的口頭報告的基本方法是如何的，有什么規定?答：(1)不要失去報告的適當時機。報告時機原則上最佳是在完畢被指示工作之時，但有時也要在尚未完畢之時先作期中報告。有時因上司太忙，不妨預先約好時間。(2)不要弄錯報告對象及順序。要直接向指示工作的人(上司)報告；(3)報告的順序基本上是先說結論，接著依照必要說明理由及通過，如："結果是這樣，理由有三個，一是……。"(4)一定要簡短、扼要、流暢；(5)如報告過于復雜，應事先以5W2H的原則檢查是否有漏掉；(6)假如覺得僅僅以口頭報告對方，對方不易明了，或者報告項目很多時，可以制作"報告備忘錄"提出來。15.文員所作的完整的會議記錄應當涉及哪些事項？答：（1）會議名稱；（2）會議記錄人的姓名、蓋章；（3）時間（開始時間、結束時間）；（4）會議地點；（5）議題；（6）主持人、主席；（7）出席者名單；（8）會議的通過情形及結論；（9）相關的資料；（10）下次會議預定日期。五、案例分析題1．新加坡利達公司銷售部文員劉小姐要結婚了，……上司說：“你犯了五個錯。”陳小姐被解雇是由于上司說她犯了五個錯，分別是什么？她在電話禮儀方面還犯了哪些錯？答：五個錯：(1)該問的沒有問(指對方情況，手套的需要量)；

(2)該記的沒有記錄(對方的姓名、公司、電話號碼)；

(3)該說的沒有說(沒有及時向上司報告)；

(4)不該說的卻說了(價格上的自作主張，不向上司請示)；

(5)不懂得保護自己(即使自己自作主張拒絕了對方，犯了錯誤，也沒必要告訴上司，使自己陷入被解雇的境地)。電話禮儀方面：（1）接電話時沒有自報家門；(2)不等對方說完，就“啪”掛上電話。2．文員鄧小姐第一天上班，上司讓她負責解決公司的郵件。……姓名打印在信封的上面，把公司的地址打印在右下角。你認為鄧小姐解決郵件是否對的，為什么？請講出理由并說明對的的做法。(P73)答：（1）不應當直接把信堆到桌上，并一邊打電話一邊簽字，而應當當面點清郵件總數，并填寫“郵件收領單”，特別要寫清楚機要郵件、經辦人等項目；如有污損還應當當面指出，以分清責任；（2）不應隨意打開所有的信，而應按照一定的標準進行分類，允許拆封的信件應按對的的方式拆封，并規整好信件和信封；私人和不便拆封的信件要轉交給相應的個人和部門；（3）對于誤拆的信件，不應看信的內容，應立即重新封口，信封上要寫上“誤拆”，并簽上姓名，當面交給對方并道歉；（4）交給上司的信件不能混合，要按重要限度從上至下堆疊；（5）寄至國外的信件，信封的打印應當按國外習慣，寄信人姓名和地址印在信封左上角，收信人姓名地址印在中部靠左下部位。3．文員小曹向分管營銷業務的孫副經理請示了業務解決的意見后，又碰到了負責宣傳的張副經理，小曹又向他作了請示，結果兩位領導的意見很不一致，小曹無所適從，兩位領導也因此矛盾加深。孫認為小曹與張關系親近些，支持過張，認為小曹故意與他作對；而張認為此業務是他引介的，小曹應先同他通氣。請你分析小曹這樣做對不對？錯在哪里？面對這種情況小曹應當怎么辦？答：(1)小曹犯了多頭請示的錯誤。遵照領導職權分工、單向請示的原則，既然向主管領導請示了，就應按孫的意見辦，不應多頭請示；

(2)在工作中不應過度親近或疏遠某領導，以至落到尷尬的境地；

(3)兩位領導都作了指示，假如張通情達理，小曹應向他說明只能按職權分工辦事，求得諒解后，按孫的意見辦；(4)假如不能求得諒解時，小曹應向兩位領導分別自我檢討，再建議兩位商議一個方法遵照執行；(5)假如矛盾不能統一，應向總經理請示，遵照總經理的意見辦，并請他對孫或張作解釋。這是文員執行重要決策人的意見。4．某年3月5日，新欣化工公司的總經理出差了，……，不拿白不拿，于是她打電話讓研發中心的人取走了。小王解決郵件的做法是否對的？假如不對的，對的的做法應當是如何的？答：(1)河南分公司