Excel2003電子表格軟件績效辦公室姚建明案例：公司目前薪資水平再上調幅度民意調查職位\選項上調0%上調5%上調10%上調15%上調20%以上總樣本(%)15382631Excel2003電子表格軟件內容第一節Excel概述第二節Excel工作簿的創建與保存第三節工作表的編輯與格式設置第四節公式和函數的使用第五節數據處理功能第六節圖表功能重點工作表的編輯與格式設置公式和函數的使用（難點）數據處理功能（難點）圖表功能（難點）第一節Excel概述

Excel2003最主要的功能快速制作表格強大的計算功能數據處理：排序、篩選、分類匯總、透視表數據圖表Excel文件稱為工作簿（Book）工作簿擴展名為.XLS。一個工作簿可由1-255個工作表組成，系統默認為3個。工作表工作表名初始值為Sheetl，Sheet2，Sheet3，……。每個工作表包括65536行（1-65536）、256列（A-Z,AA-AZ,…IA-IV)，共有65536X256個單元格。工作表內的單元格名稱由列標和行標組成，如A1，C12等。一、Excel的啟動、退出Excel的啟動通過開始菜單雙擊Excel工作簿Excel的退出單擊“文件/退出“命令單擊”關閉“按鈕關閉按鈕二、Excel窗口的組成全選按鈕編輯欄行標名稱框列標工作表標簽標簽滾動按鈕拆分框活動單元格第二節工作簿的創建與保存新建工作簿（Ctrl+N)打開工作簿(Ctrl+O)保存工作簿(Ctrl+S、另存為)工作簿加密（工具/常規選項）管理工作表選取工作表刪除工作表插入工作表重命名工作表工作表的復制或移動使用鼠標復制或移動工作表使用菜單命令復制或移動工作表第三節工作表的編輯與格式設置操作區域的選擇工作表原始數據的錄入數據的編輯設置單元格格式調整工作表的行和列隱藏工作表隱藏工作簿拆分窗口凍結窗口打印工作表一、操作區域的選擇單個單元格：單擊所需的單元格連續多個單元格：單擊首單元格，Shift+單擊末單元格多個不連續單元格：Ctrl+單擊單元格整行或整列：單擊行頭或列頭全部單元格：單擊全選按鈕或按Ctrl+A清除選定的單元格：工作表任意處單擊全選按鈕二、工作表原始數據的錄入Excel中的數據常量文本常量，公式中的文本一般用引號括起來，如性別=“男”。數值常量，如10012.35日期常量，如2007-11-16公式公式以等號=開頭。由常量、單元格引用、函數和運算符組成。公式能夠在單元格中顯示計算出來的值，并能夠根據引用數據單元格中的數據的變化而自動修改結果。數據錄入與格式設置示例二、工作表原始數據的錄入鍵盤的使用↓或Enter：下移一個單元格↑或Shift+Enter：上移一個單元格在同一個單元格中換行：Alt+Enter→或Tab：右移一個單元格←或Shift+Tab：左移一個單元格雙擊單元格（F2）：修改單元格中的數據Ctrl+→←↓↑：快速移動光標最后一列、第一列、最后一行、第一行文本數據二、工作表原始數據的錄入輸入文本型數據默認左對齊若下一單元格為空，字符串自動溢出，如B1單元格所示。使用Alt+Enter在單元格內強制換行，如A2單元格所示。設置單元格內的文本自動換行，如B2單元格所示。選中單元格→單擊右鍵選“設置單元格格式”，彈出“單元格格式“對話框，選擇“對齊”選項卡→將“文本控制”下的“自動換行”復選框打上勾。數據錄入與格式設置示例輸入數值型數據默認右對齊文本數字錄入以單引號’開頭，如B4單元格’0833。分數輸入，在分數前面加上數字和空格：04/5

，如B5單元格。若直接輸入4/5，系統會默認為日期數據4月5日，如A5單元格。設置小數位數、百分號(使用“格式/單元格”命令)

二、工作表原始數據的錄入輸入日期型數據日期輸入格式為YY/MM/DD或YY-MM-DD

[hh:mm:ss

am|pm]輸入當前日期：Ctrl+;輸入當前時間：Ctrl+Shift+;更改日期格式(使用“格式/單元格”命令)二、工作表原始數據的錄入拖曳填充柄到結束序列數據的輸入使用填充柄填充有規律的數據，例如：星期一、一月等數據步長為1的等差數據，可輸入起始數據后，按住Ctrl鍵拖動填充柄。若步長不為1，先輸入前兩項數據，如2、6，然后選中前兩項，拖動填充柄到結束。對于等比數據，可以單擊“編輯/填充/序列”。二、工作表原始數據的錄入

單擊單元格

直接在單元格輸入數據雙擊單元格

在編輯框內輸入數據有規律的數據，例如等差、等比數列可自動填充。拖曳填充柄到結束單元格數據的輸入系統提供的序列數據

例：甲、乙、丙...；星期一、星期二...方法：輸入一個數據，利用自動填充柄拖曳到結束填充數據錄入總結三、數據的編輯修改數據雙擊單元格F2鍵在編輯欄中修改。移動數據剪切/粘貼鼠標拖動復制數據復制/粘貼按住Ctrl鼠標拖動刪除數據編輯/清除/…編輯/刪除DEL鍵

三、數據的編輯查找/替換數據：編輯/查找合并單元格：“合并及居中”按鈕四、工作表的格式設置單元格格式（格式/單元格）數字格式:設置小數位數、日期格式、百分號等。對齊格式：水平對齊、垂直對齊、自動換行、合并單元格等。字體：字體、字形、字號、顏色、上標、下標等。邊框：為表格加邊框圖案：為單元格或表格加底紋。保護：保護工作表四、工作表的格式設置條件格式：格式/條件格式必須要先選定應用條件的數據區域才有效。條件可以是單元格數值、公式。可以添加3個條件。本例的條件是為偶數行的數據加上底紋。五、調整工作表的行和列增加行選取行（若選取若干行則可插入若干行）→單擊右鍵選“插入”。也可使用菜單“插入/行”命令。Excel默認新行插到所選行上面。增加列選取列（若選取若干列則可插入若干

列）→單擊右鍵選“插入”。也可使用菜單“插入/列”命令。Excel默認新列插到所選列左邊。五、調整工作表的行和列刪除行、列選取若干行或列→單擊鼠標右鍵，選“刪除”。注意：右鍵選“刪除”可將所選行或列格式、內容全部刪除右鍵選“剪切”則是將所選區域放到剪貼板上而并未真正刪除。按Del鍵只能刪除所選區域的數據。相當于右鍵選“清除內容”五、調整工作表的行和列調節列寬在列標的右邊界處拖動鼠標。選定若干連續列拖動鼠標，可實現多列的同時調整。在選定列（1列或多列）的右邊界處雙擊，可自動調整列的大小到合適寬度。五、調整工作表的行和列調節行高在行標的下邊界處拖動鼠標。選定若干連續行在下邊界處拖動鼠標，可實現多行的同時調整。在選定行（1行或多行）的下邊界處雙擊，可自動調整行的大小到合適高度。六、隱藏工作表隱藏工作表使用“格式/工作表/隱藏”命令

在一個工作簿中至少有一個工作表是可見的，不能隱藏所有的工作表。重新顯示隱藏的工作表使用“格式/工作表/取消隱藏”命令，然后在隨后彈出的“取消隱藏”對話框中，選擇需要取消隱藏的工作表。七、隱藏工作簿隱藏工作簿使用“窗口”菜單下的“隱藏”命令。取消工作簿的隱藏使用“窗口”菜單下的“取消隱藏”命令。然后在隨后彈出的“取消隱藏”對話框中，選擇需要取消隱藏的工作簿。八、拆分窗口拆分窗口使用“窗口”菜單下的“拆分”命令。使用窗口兩邊的拆分框取消拆分使用“窗口”菜單下的“取消拆分”命令。雙擊窗口中的控制條。九、凍結窗格凍結窗格使用“窗口”菜單下的“凍結窗格”命令。取消窗格的凍結使用“窗口”菜單下的“取消凍結窗格”命令。十、打印工作表頁面設置（使用“文件”菜單下的“頁面設置”命令）主要設置紙張大小、方向、頁邊距和居中方式十、打印工作表設置打印區域先選定區域，再執行“文件/打印區域/設置打印區域”命令打印預覽打印（“文件/打印”命令）第四節公式和函數的使用Excel中的運算符公式的使用函數的使用常用函數舉例運算符=（B4+25）/SUM（D5:F5）公式符區域范圍引用常量函數單元格地址公式和函數使用示例一、Excel中的運算符算術運算符^*/+-%說明乘方乘除加減百分號比較運算符>>=<<==<>說明大于大于等于小于小于等于等于不等于引用運算符說明：（冒號）對兩個引用之間，包括兩個引用在內的所有單元格（區域）進行引用，如B2:B8、A2:E10，（逗號）將多個引用合并成一個引用，如SUM（B1:B10,A1:A10,C11）文本運算符

說明連字符&將一個或多個數據以文本形式連接起來形成一個新文本。如公式“=”計算機“&”基礎“”，結果為“計算機基礎”。二、公式的使用公式公式以等號=開頭。由常量、單元格引用、函數和運算符組成。公式形式：=操作數和運算符操作數：單元格、數字、字符、區域名、區域、函數

公式能夠在單元格中顯示計算出來的值，并能夠根據引用數據單元格中的數據的變化而自動修改結果。運算符=（B4+25）/SUM（D5:F5）公式符區域范圍引用常量函數單元格地址公式和函數使用示例公式中顯示和修改默認情況下，編輯欄顯示公式，單元格顯示公式計算的結果。故一般情況下，在編輯欄中修改公式。公式的復制用填充法復制公式，與拖動序列數據一樣。用“復制/粘貼”法復制公式，如果公式不連續，此法較好。二、公式的使用公式中的單元格引用地址相對引用公式中引用的單元格地址在公式復制、移動時自行調整。表示：列坐標行坐標例B6、A4、H3:K3絕對引用公式中引用的單元格地址在公式復制、移動時不會改變。表示：

$列坐標$行坐標例$B$6、$C$5:$F$8混合引用列坐標$行坐標例B$6、A$4、C$5:F$8$列坐標行坐標例$B6、$A4、$C5:$F8二、公式的使用對區域可以進行文字性命名，以便于記憶與閱讀命名：選取區域/單擊名稱框/輸入區域名區域名的引用：在公式或函數的參數中直接引用區域名。訪問其他工作表中的數據：工作表名！單元格地址二、公式的使用公式公式公式使用示例函數形式：函數名（參數表）參數：常量、單元格、區域、區域名、公式或其他函數函數輸入：直接輸入法、向導法三、函數的使用雙擊∑看到計算結果2.求和單擊∑看到計算公式1.選取存放結果的單元格三、函數的使用四、常用函數應用舉例ABS函數——求參數的絕對值使用格式：ABS(number)

參數說明：number代表需要求絕對值的數值或引用的單元格。應用舉例：如果在B2單元格中輸入公式：=ABS(A2)，則在A2單元格中無論輸入正數還是負數，B2中均顯示出正數。AVERAGE函數——求出所有參數的算術平均值使用格式：AVERAGE(number1,number2,…)

參數說明：number1,number2,…代表需要求平均值的數值、引用單元格或區域，參數不超過30個。應用舉例：在B8單元格中輸入公式=AVERAGE(B7:D7,F7:H7,7,8)，確認后，即可求出B7至D7區域、F7至H7區域中的數值和7、8的平均值。注意：如果引用區域中包含“0”值單元格，則計算在內；如果引用區域中包含空白或字符單元格，則不計算在內。IF函數——根據對指定條件的邏輯判斷的真假結果，返回相應的內容。使用格式：IF(Logical,Value_if_true,Value_if_false)

參數說明：Logical代表邏輯判斷表達式；Value_if_true表示當判斷條件為邏輯“真（TRUE）”時的顯示內容，如果忽略返回“TRUE”；Value_if_false表示當判斷條件為邏輯“假（FALSE）”時的顯示內容，如果忽略返回“FALSE”。應用舉例：在C2單元格中輸入公式：=IF(A2>=B2,A2,B2)，確認后，即可在C2單元格中顯示A2、B2兩個單元格中的較大數。COUNTIF函數——統計某個區域中符合指定條件的單元格數目。使用格式：COUNTIF(Range,Criteria)

參數說明：Range代表要統計的單元格區域；Criteria表示指定的條件表達式。應用舉例：在C17單元格中輸入公式：=COUNTIF(B1:B13,“<60”)，確認后，即可統計出B1至B13單元格區域中，數值小于60的單元格數目。注意：允許引用的單元格區域中有空白單元格出現。四、常用函數應用舉例INT函數——將數值向下取整為最接近的整數使用格式：INT(number)參數說明：number表示需要取整的數值或包含數值的引用單元格。應用舉例：輸入公式：=INT(18.89)，確認后顯示出18。注意：在取整時，不進行四舍五入；如果輸入公式：=INT(-18.89)，則返回結果為-19。MAX函數——求出一組數中的最大值使用格式：MAX(number1,number2…)參數說明：number1,number2…代表需要求最大值的數值、引用單元格或區域，參數不超過30個。應用舉例：輸入公式：=MAX(B2:B14)，確認后，即可顯示出B2至B14區域中的最大值。注意：如果參數中有文本或邏輯值，則忽略。MIN函數——求出一組數中的最小值使用格式、參數說明等與Max函數完全相同。

四、常用函數應用舉例SUM函數——計算所有數值參數的和使用格式：SUM（Number1,Number2…）

參數說明：Number1、Number2…代表需要計算的值，可以是具體的數值、引用單元格或區域等。應用舉例：輸入公式：=SUM(A2:A10,B2:B10)，確認后，即可顯示出A2至A10、B2至B10區域中的所有數值之和。注意：如果參數中有空白單元格、邏輯值、文本，則忽略。SUMIF函數主要功能：計算符合指定條件的單元格區域內的數值和。根據指定條件對若干單元格求和。使用格式：SUMIF（Range,Criteria,Sum_Range）參數說明：Range為用于條件判斷的單元格區域；Criteria確定哪些單元格將被相加求和的條件，其形式可以為數字、表達式或文本。例如，條件可以表示為32、"男"、">32"；Sum_Range是需要求和的數值所在的單元格區域，如果省略了sum_range，則對Range區域中的單元格求和。應用舉例：輸入公式：=SUMIF(A2:A14,"計算機",G2:G14)，表示在A2：A14區域中找出值為“計算機”的單元格區域，將它們的G列數據求和。四、常用函數應用舉例四、常用函數應用舉例10.SUBTOAL函數——對所篩選數值參數進行操作使用格式：SUBTOTAL（function_num,ref1,ref2,...)參數說明：Function_num

為1到11之間的數字，指定使用何種函數在數據清單中進行分類匯總計算。

Function_Num

函數1AVERAGE2COUNT3COUNTA4MAX5MIN6PRODUCT7STDEV8STDEVP9SUM10VAR11VARPRef1,ref2,為要進行分類匯總計算的1到29個區域或引用。應用舉例：輸入公式：=SUBTOTAL(1,B2:B10)，確認后，即B2至B10區域中的所篩選數值的平均數。四、常用函數應用舉例11.ROW（）函數，返回所在單元格的行數12.COLUMN()函數，返回所在單元格的列數13.ADDRESS函數——返回所選單元格地址第五節數據管理數據清單的概念排序簡單排序：單個字段的排序復雜排序（最多3個排序關鍵字段）篩選自動篩選高級篩選分類匯總數據透視表（按多個字段分類匯總）數據處理示例一、數據清單數據清單——由工作表中單元格構成的矩形區域。特點與數據庫相對應，表中的一列為一個字段，一行為一條記錄。同列數據的數據類型和格式應完全相同。表中不允許有空行或空列。數據區域字段數據處理示例二、數據排序

排序的字段叫關鍵字段，最多允許3個字段，以主和次區分。簡單排序：單個字段排序光標位于要排序的列降序升序復雜排序：最多3個字段排序。光標位于數據清單中，單擊“數據｜排序”命令

設置條件三、篩選數據—自動篩選自動篩選：單擊“數據／篩選／自動篩選”命令。如果篩選位置不對，可以選中篩選行或區域后再執行自動篩選。三、篩選數據—自動篩選“自定義”可以設置兩個條件。與：兩個條件必須同時滿足或：滿足一個條件即可對某個列應用兩個以上的篩選條件，或者對多個列應用篩選條件，最好使用高級篩選。高級篩選的功能可以實現對某個列或者多個列應用多個篩選條件。可以把滿足條件的記錄復制到當前表的其他位置，原數據清單保持不變。要使用高級篩選功能，必須在數據清單的上方或下方放置一個條件區域。條件區域應當遵守的規則是：條件區域與數據清單之間至少要留一個空行。條件區域中條件的邏輯關系是：寫在同一行的條件互為“與”關系；寫在不同行的條件互為“或”關系；條件區域中不能有空行。下圖的條件可以理解為：系別等于“自動控制”并且考試成績>70