第二節計調工作中的采購管理YourSubtitleGoesHere計調人員是如何降低采購成本的

在旅游旺季中的小淡季期間，某旅行社有一42人的團于某個周末到周邊旅游，為期三天。計調人員在操作此團隊時，談下的車費是3800元／輛，房費為80元／人×2天，當計調部經理回來時，該計調人員向計調部經理匯報了此團隊的操作情況，經理對于地接社給予的價位并不滿意，對車費也有異議。因此，經理在于車隊和地接社洽談后把車費降到3200元／輛，房費調為75元／人×2天，由于團隊人多時值淡季，地接社又讓出5×75元的優惠。這樣算下來，團隊的利潤增加了1185元。由此可見計調人員的口才是很重要的。一、計調部門采購的內容旅游交通服務旅游住宿服務旅游餐飲服務旅游參觀游覽項目娛樂服務購物商店保險服務異地接待服務采購航空交通鐵路交通公路交通水運交通二、計調采購業務管理1．建立廣泛的采購協作網絡2．正確處理保證供應和降低成本的關系3．正確處理集中采購與分散采購的關系4．調整預訂與退訂的關系5．計劃變更的采購調整6．加強采購合同管理接待計劃（A業務員簽收）三、計調采購工作實務訂車、船票（B業務員負責）訂房（C業務員負責）市內交通（D業務員負責）安排游覽活動（E業務員負責）訂文藝節目（F業務員負責）向接待部下達接團通知（G業務員負責）（一）與交通部門合作的步驟和注意事項與交通部門合作的步驟：（1）向交通部門申請建立合同關系（2）及時領取最新價格表和時間表（3）將各種票務的規定了解清楚，然后進行整理、打印。（4）與財務部門協商，設計，印制一些訂單①

《飛機票預訂單》②《火車票預訂單》③《機/車票變更/取消通知單》深航機票變更通知單深航客服部：

現通知貴部，我公司協議號是

,原計劃申請辦理的以下機票需要做以下變更：乘機人乘機日期始發地目的地航班號起飛日期特此通知，

通知人（簽名）：聯系電話：客戶單位公章：

年月日溫馨提示：變更通知單僅適用于改變乘機時間的辦理。請您保留好原件交給我們的工作人員，以方便機票變更的及時辦理。本表由經辦人簽名并加蓋單位公章后方可有效。與交通部門合作的注意事項：

（1）訂票時，注意路線，季節的不同價格，兒童票價優惠百分比。（2）在取機票或再確認機票時，千萬別忘了帶齊有關證件（個人護照、團體簽證、單位介紹信等）。（3）在訂火車票時，內、外賓的票價和座位的類別的不同要注意（軟臥、硬臥，上、中、下鋪等）。（4）如經常遇到接待的旅游團在火車途中用餐，就應與鐵路部門設計、印制《外賓在列車上用餐專用結算單》，方便導游人員工作。（5）飛機票的退訂與退購若退購時，航班離開時間24小時以前申請退票，支付原票款5℅退票費；航班離開前2小時----24小時內10℅的退票費；2小時內退票50℅的退票費。（二）與飯店部門合作的步驟和注意事項與飯店部門合作的步驟：（1）根據外聯部門的信息與飯店洽談業務，并實地考察，簽訂合作協議書及經濟合同等。（2）把以下各項內容了解清楚，整理列表，并打印后發給外聯部門報審計、財務備案。①有關訂房的各種規定：如有無預定要示或提前預定房的時間。②各飯店旺、平、淡季的月份劃分。③客房單、雙、三人間；大、中、小套間；豪華、總統套間等不同類型，在不同季節的價格。④門市價（散客價）、旅行社合同價（團隊價）和特殊優惠價。⑤各式早餐的價格（中、西式等）以及加床費、陪同床、司機、陪同餐等價格。（3）掌握飯店最新客房行情，爭取更優惠的房價，要經常與飯保持聯絡，及時主動地將客人的反映轉達給飯店。（4）與外聯部門協商，設計、印制一些訂單，其中包括：①《住房預訂單》②《變更住房通知單》③《取消住房通知單》（5）把預定好的單子轉交給接待部門或陪同，以便搞好接待工作。（6）注意報賬程序。（三）訂房業務中常見的問題及應對措施1.飯店無房，無法確認預訂2.無法拿到理想房價3.在旅游者前往的目的地旅行社無協議飯店4.因故臨時增加或減少甚至取消訂房與飯店部門合作的注意事項：

（1）訂房時，如有重點團隊或旅行社代理人團隊，就是團中有VIP客人，旅行社應事先通知飯店銷售部或營業部在其客房內擺放鮮花或水果等。（2）對旅游團體需要舉行小型歡迎儀式，或需掛歡迎橫幅的，應事先征得飯店同意，并在指定地點舉行，避免影響飯店的正常營業。(3)飯店位置的選擇（4）停車場地若無合適的停車場地，司機只能將車開到較遠的公共車場，使游客上下車不方便。訂房通知單

收件單位：大酒店發件單位：省中旅部收件人：楊經理發件人：傳真號號：CTSJ20090702A入住時間：2009,7,2入住人數：26+3入住標準：雙人標間價格：87元（含早餐）中晚餐標：無特殊要求：無備注：該團26+3已確認，敬請光臨！楊軍大酒店營銷部2011，7,2請確認，謝謝合作！負責人簽字：發件日期：（三）與餐飲行業合作的步驟和注意事項與餐飲行業合作的步驟：（1）先實地查看餐館，并簽訂有關經濟合同與協議書等。（2）與財務部門協商印制和打印專用的《餐飲費用結算單》。（3）將下列有關內容整理列表打印分發給接待部并報財務部備案。①簽約餐飲單位名稱、電話、聯系人的姓名、風味特色等。②旅游者（團）的標準、豪華不同等級的價格、便餐、風味最低標準、飲料單價等。

請同學們根據前面所講的內容，結合自己的理解，設計一張《餐費結算單》（4）與業務部協商，設計、印制一些訂單。①《用餐預訂單》②《用餐變更通知單》（有些單位是用筆在彩色紙上寫上內容，加蓋變更/取消章）。③《用餐取消變更通知單》（有些單位是用筆在彩色紙上寫上內容，加蓋變更/取消章）。（5）根據接待計劃或訂餐單，將用餐地點、聯系人姓名轉告接待部門或陪同人員，以便搞好接待工作。（6）根據《餐飲費用結算》與財務部門共同進行復核，并由財務部門定期統一向簽約餐館結賬付款與餐飲行業合作的注意事項：

（1）選擇餐館時，餐點不宜過多，應少而精，而且要注意地理位置的合理（2）訂餐時，及時把旅游者（團）的宗教信仰和個別客人的特殊要求轉告餐館。（3）提醒餐廳，結算用的《餐飲費用結算單》上，必須有陪同的簽字，否則無效。（四）與游覽點部門合作的步驟

和注意事項與游覽點部門合作的步驟：（1）與旅游單位就以下內容進行洽談，并簽訂協議書及經濟合同書。①旅游團門票記賬事宜。②門票的單價、殿堂庭院廳院的單價。③大、小車進園的單價。④結賬的期限。（2）與簽約單位協商印制結算用的《參觀游覽券》。將以下有關簽約單位的規定事宜整理列表，打印后分發給接待部并報審計、財務備案。①簽約單位的名稱、電話、聯系人。②將帶團前往某旅游參觀點的進門方向。③去某旅游參觀點的行車路線、停車地點游覽參觀券參觀游覽券存根中國×旅行社游覽參觀券團名：旅游團名稱：人數：旅游團人數：（大寫）地點：收款單位：陪同：陪同簽名：日期：日期：年月日（五）與商店部門合作的步驟

（1）根據國家及地方旅游行政管理機構的有關規定，與定點商店簽訂協議書。（2）兼顧利益，鼓勵多勞多得，制定內部分配政策和獎勵措施。（3）將所簽約的商店名稱、導游帶旅游團（者）購物手續、附屬的有關規定打印后，分發給接待部。（4）與財務部和接待部協商后，設計、印制《購物結算單》，并明確使用方法。（5）由財務部按所簽協議書上的規定從簽約商店領取勞務費或按股分紅，然后根據旅行社內部分配政策對各方實行獎勵。

（六）與娛樂行業合作的步驟（1）與娛樂單位就以下事宜進行合作洽談，并簽訂協議書：（2）將下列事宜整理列表，打印后分發給接待部，并報審計、財務備案。（3）隨時與娛樂單位保持聯系，有新節目上演時，了解節目內容，索取節目簡介并通報接待