第五章

信息管理的基本方法

本章從邏輯順序和物理過程兩方面，簡要介紹國內學者總結的信息管理基本方法。還將了解從國外引進的兩個重要的信息管理方法——系統規劃方法和數據規劃方法。引申“信息資源管理和信息周期管理都是信息管理的不可分割的部分，只不過是觀察角度不同而已”。因此由此引出的邏輯順序方法和物理過程方法。前者是從業務上對信息作為一種資源進行管理所需要考慮的問題的邏輯順序。后者是從時間過程上闡述信息管理的另一個側面——信息生命周期的管理。

國外

信息化的最終目標是使得信息資源得到有效利用，也就是要實現信息的共享。只有對信息特別是對應該被共享的信息做統一的管理，只有經過規劃與協調起來的信息才能有效地發揮其資源的作用。一個有效的規劃不但能做到信息資源的合理配置和共享，而且還可以促進信息系統應用的深化。

因此，我們還將介紹兩種目前國際上比較流行的也是很實用的企業系統規劃方法和戰略數據規劃方法。<本課程不詳細講＞這兩種方法有十分相似之處，兩種方法是相容和一致的，它們之間有內在的聯系。它們不僅是重要的信息資源管理方法，而且也是實用的信息系統規劃方法。

5.2

邏輯順序方法對企業來說，信息管理的主要任務是將企業內外的信息資源調查清楚，分門別類地加以分析研究，找出那些對本企業的生存和發展有戰略意義的信息資源加以充實和提高。因此，這里把信息資源的管理劃分為信息調查、信息分類、信息登記、信息評價四個基本步驟：

第一步，進行切實的調查，摸清信息資源的情況，是信息管理的基礎。要從使用者的需求出發，了解企業領導對信息方面的需求情況和各業務部門對信息方面的需求情況以及得到滿足的程度。不僅是要查清現在的明顯的信息資源，而且更主要的是在發現對企業未來有重要意義的潛在的信息資源。

第二步，信息分類是信息資源管理的一個最基本的工作。

主要是根據本單位的情況來考慮信息分類問題。當然，按信息內容和服務功能分類比較好，這樣便于從使用者的角度進行研究，同他們的信息需求進行比較。經過初步的分類、歸納、整理，對其內容、數量、質量有一個初步的印象。

第三步，信息登記是一件具體而又煩瑣的工作。

調研人員應該親自將調查收集到的企業內外的信息資源的情況進行歸納和整理，登記在信息資源表上。然后，按信息資源分類將登記表編出目錄，并按照部門編出索引，以便可以迅速查找。

第四步，信息研究的目的是為了更好地使用信息資源。這就需要研究每一項信息資源的供應、管理和使用情況，發現現有信息資源不能滿足今后需要的問題，采取積極的措施。核算信息資源的成本，對信息資源的價值與作用進行評價一直是國內外學者關心的問題，很多研究人員都在做這方面的工作。5.3物理過程方法信息生命周期是信息運動的自然規律。從信息的產生到最終被使用發揮其價值，一般可分為信息的收集、傳輸、加工、存儲、維護這幾個階段。可見，信息管理就是基于信息生命周期的一種人類管理活動。

在生命周期的每一個階段都有其具體工作，需要相應的管理。這里將信息生命周期的管理概括為以下四個方面：

（1）信息需求與服務。一方面，這是信息規劃的問題，目的是明確信息的用途、范圍和要求。另一方面，就是要為用戶提供信息，支持他們利用信息進行管理決策。

（2）信息收集與加工。主要是通過已有渠道或建立新的渠道去收集需要的數據。將收集到的數據按照規定的要求進行處理，這時數據才成為真正的信息。（3）信息存儲與檢索。將處理后的信息按照科學的方式存儲起來，以便用戶檢索使用。存儲并不是目的，而只是手段，檢索才是存儲的目的。（4）信息傳遞與反饋。信息的作用在于為用戶所接收和采用。如何使所需要的信息在需要的時候送到需要的用戶那里，這是很值得研究的問題。

5.4企業系統規劃方法

企業系統規劃（BSP）方法是由IBM公司提出的，主要是基于信息支持企業運行的思想。

IBM公司在1970年建立了企業系統規劃項目來幫助客戶開展工作。目前，該方法的應用幫助有關企業改善了對信息和數據資源的使用，滿足了企業近期和長期的信息需求，從而成為開發企業信息系統的有效方法之一。

BSP方法的基本原則如下：

（2）信息系統的戰略應當表達出企業各個管理層次的需求。（1）信息系統必須支持企業的戰略目標（3）信息系統應該向整個企業提供一致信息。（4）信息系統應是先“自上而下”識別，再“自下而上”設計。（5）信息系統應該是經得起組織機構和管理機制變化企業系統規劃方法是通過全面調查，分析企業信息需求，確定信息結構的一種方法。只有對組織整體具有徹底地認識，才能明確企業或各部門的信息需求。進行企業系統規劃工作大致有以下步驟：（一）、研究的準備工作

企業的最高層領導親自參與；企業各主要業務部門的負責人能正確解釋他們所在部門得到的資料；由經驗豐富的系統分析師全面負責；在整個工作中，需要各業務部門的具體管理人員積極配合，提供詳細真實的材料。要制定研究計劃。參與研究的成員在思想上要明確“做什么”、“為什么做”、“如何做”，以及希望達到的目標是什么。

（二）、研究的開始階段

企業規劃方法研究的首項活動是企業情況介紹，全體研究組成員都要參加。首先，由企業的最高領導介紹研究的目標，期望的成果和研究的遠景，以及與企業的活動和目標的關系。其次，由系統分析員介紹收集的有關資料，使成員熟悉有關資料。系統分析員應對有關問題提出自己的評價和看法。再次，由各主要業務部門的負責人介紹本部門數據處理的歷史和現狀、主要活動、目前存在的問題，以及與相關處室的數據聯系。通過以上三個方面內容的介紹，加上已經收集到的有關資料，將加深對企業及其數據處理業務的全面理解。（三）、定義企業過程定義企業過程是該方法的核心。

企業過程被定義為邏輯上相關的一組決策和過程的集合，這些決策和過程是管理企業資源所需要的。整個企業的管理活動由許多企業過程所組成。識別企業過程是企業完成其目標的必要條件。

識別企業過程要依靠已有材料進行分析研究，但更重要的是要和有經驗的管理人員討論商討，因為只有他們對企業的活動了解得最深刻。

BPR在此基礎上，業務流程重組是在業務過程定義的基礎上，找出哪些過程是正確的；哪些過程是低效的，需要在信息技術支持下進行優化處理；哪些過程不適合計算機信息處理的特點，應當另外處理。

（四）、定義數據類企業過程被識別后，下一步就要對由這些過程所產生、控制和使用的數據進行識別和分類。

數據類是指支持企業所必要的邏輯上相關的數據。以企業資源為基礎，通過其數據的類型去識別出數據類。進一步研究數據類和企業過程之間的內在聯系。為了識別和這些企業資源有關的數據類，可以通過企業資源/數據類矩陣進行分析。行表示主要的數據類型，列表示企業資源，分析每一種企業資源，相對每一個數據類型填上相應的數據。

U/C矩陣為了建立數據類和企業過程兩者之間的內在聯系，可采用過程/數據類矩陣工具。其中行表示數據類，列表示過程，并以字母C和U表示過程對數據類的產生和使用。（五）、分析當前業務與系統的關系當對企業過程和實現它們所必須的數據類有清晰的了解后，還必須對當前的數據處理工作是如何支持企業的有必要的了解。通過對機構職責和相對于每一過程的信息需求的深入分析，使研究人員能夠對問題會有進一步的理解，建立起問題和過程間的關系，識別出對應于過程的信息需求，并把它們包括在前面定義的數據類中。

（六）、定義信息結構

當企業過程和數據類確定后，應研究如何組織管理這些數據，即將已識別的數據類，按邏輯關系組織成數據庫，從而形成信息系統來支持企業過程。為了識別要開發的信息系統及其子系統，要用表達數據對系統和系統所支持的過程之間的關系圖來定義出信息結構。信息結構圖是企業長期數據資源規劃的圖形表示，是現在和將來企業信息系統開發和運行的藍圖。

5.4戰略數據規劃方法

戰略數據規劃方法是美國著名學者JamesMartin在他的著作“戰略數據規劃方法學”中提出的。系統規劃的基礎性內容有以下三個方面：（1）企業的業務戰略規劃；（2）企業信息技術戰略規劃；（3）企業數據戰略規劃。其中，戰略的數據規劃是系統規劃的核心。戰略的數據規劃的工作過程有以下幾步（見圖）

第一步：進行業務分析，建立企業模型

依靠各級管理人員和業務人員，由系統分析員向企業中各層管理人員、業務人員進行調查。具體調查的內容包括：系統邊界（外部環境和接口）/組織機構、人員分工/業務流程/信息載體（單據、報表、臺帳）/資源情況（人、財、物，特別是計算機配置）/薄弱環節（需要解決的主要問題）。可采取以下調查方式：查書面資料、直接觀察、面談、發調查表等。

進行業務分析要按照企業的長遠目標，分析企業的現行業務及業務之間的邏輯關系，將它們劃分為若干個職能域，然后弄清楚各職能域中所包含的全部業務過程，再將各業務過程細分為一些業務活動。具體要從組織機構圖下手，最終建立企業模型：職能域——業務過程——業務活動。調查業務分析企業模型數據分析主題數據庫劃分子系統戰略數據規劃工作過程第二步：進行數據分析，建立主題數據庫

在業務分析的基礎上，可以弄清楚所有業務過程所涉及的數據實體及其屬性。重點是分析實體及其相互之間的聯系。按照各層管理人員和業務人員的經驗和其他方法，將聯系密切的實體劃分在一起，形成實體組。這些實體組內部的實體之間聯系密切而與外部實體聯系很少，它們是劃分主題數據庫的依據。

這里具體又可分兩個階段：

1、信息過濾

從內外信息中，認識出對系統有用的信息。信息識別方法可以有以下幾種：第一種方法：由管理者、決策者根據自身管理決策的需要向信息咨詢人員提出需求。第二種方法：信息咨詢人員通過調研，在充分理解管理決策需求的基礎上，對所需求的信息進行識別。第三種方法：由管理者、決策者和信息咨詢人員共同討論、共同識別。

2、主題庫定義將信息經過過濾識別出來后，下一個階段就是要從全局出發，根據管理需求將信息按照不同的主題進行“分類”，然后分別對每一個主題數據庫進行定義工作。

識別出的信息進行分類并建立主題數據庫目前還沒有一套形式化的方法，只是將與某一個管理主題相關的數據歸于一個數據庫。

具體采取的方法有以下兩種：

第一種方法：E——R（實體及其相互關系）方法

第二種方法：從載體下手另外，還要進行數據的分布分析（使用/產生）和可靠性規劃（有條件共享/權限定義）。

第三步：子系統劃分主題數據規劃出來后，可通過對主題庫與業務過程對應矩陣的一系列處理來規劃新系統的組成——各子系統。

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