目標設定、計劃管理與時間管理

第三講時間管理2/1/2023版權所有體系與回顧2/1/2023版權所有本次講座目的2/1/2023版權所有第一部分時間管理的概念和誤區1930年，胡適先生在一次畢業典禮上，發表了一篇演講，內容如下：

諸位畢業同學：你們現在要離開母校了，我沒有什么禮物送給你們，只好送你們一句話。

這一句話是：珍惜時間，不要拋棄學問。

以前的功課也許有一大部分是為了這張文憑，不得已而做的。從今以后，你們可以依自己的心愿去自由研究了。趁現在年富力強的時候，努力做一種專門學問。少年是一去不復返的，等到精力衰竭的時候，要做學問也來不及了。

有人說：出去做事之后，生活問題急需解決，哪有功夫去讀書？即使要做學問，既沒有圖書館，有沒有實驗室，哪能做學問？

小故事2/1/2023版權所有1我要對你們說：凡是要等到有了圖書館才讀書的，有了圖書館也不肯讀書；凡是要等到有了實驗室方才做研究的，有了實驗室也不肯做研究。你有了決心要研究一個問題，自然會節衣縮食去買書，自然會想出法子來設置儀器。

至于時間，更不成問題。達爾文一生多病，不能多做工，每天只能做1點鐘的工作。你們看他的成績！每天花1點種看10頁有用的書，每年可看3600多頁書；30年讀11萬頁書。

諸位，11萬頁書可以使你成為一個學者了?？墒敲刻炜?種小報也得費你1點鐘的功夫；四圈麻將也得費你1點半鐘的光陰。看小報呢？還是打麻將呢？還是努力做一個學者呢？全靠你們自己選擇！

易卜生說：你的最大責任就是把你這快材料鑄造成器。

學問就是鑄器的工具。拋棄了學問便是毀了你自己。

再會了，你們的母校眼睜睜地要看你們10年之后成什么器。

2/1/2023版權所有1認識時間

世界幾乎天天在進步，但我們一天還是只有24小時。成功和不成功的人一樣，一天都只有24小時，但區別就在于他們如何利用這所擁有的24小時。學習、工作何嘗不是這樣？同樣的學生，同樣的老師，為什么有的學生學習好？有的學習差？我們的工作不也是這樣？有的人很快脫穎而出？有的人原地踏步？為什么？“一萬小時定律”這就是時間管理自我管理、成功管理反思2/1/2023版權所有1有人曾粗略地統計過一個活到72歲的美國人對時間是怎么花的：

睡覺：21年

工作：14年

個人衛生：7年

吃飯：6年

旅行：6年

排隊：6年

學習：4年

開會：3年

打電話：2年

找東西：1年

其它：3年認識時間2/1/2023版權所有時間的浪費——某項調查數據結果（１天）睡眠8.05小時用餐1.31小時瑣事0.55小時工作7.34小時交際0.39小時休息0.45小時娛樂0.31小時上下班交通0.73小時讀書報雜志0.42小時處理家務事0.26小時興趣的工作0.37小時音樂或電視2.51小時與朋友聊天1.11小時2/1/2023版權所有認識時間時間的四大特征2/1/2023版權所有認識時間常見的問題這個來電話，那個來請示、投訴比誰都忙，到處救火，工作越做越多計劃趕不上變化，或計劃從未兌現過對什么都不放心，每天忙于事務性工作工作抓不住重點，也沒空去想何為重點總無法說“不”，因此總要打亂時間計劃……2/1/2023版權所有認識時間有形的時間殺手無形的時間殺手接聽電話打電話會議打擾官僚作風溝通不足辦公室政治資源不足閱讀文件及郵件交通堵塞欠缺周詳計劃不懂輕重緩急過分注重細節猶豫不決不懂得說不拖延善忘欠缺組織欠缺健康2/1/2023版權所有什么是時間管理時間管理所探索的是如何減少時間浪費，以便有效地完成既定目標。正是由于時間具有以上四個特性,時間管理的對象不是時間，而是面對時間而進行的“自管理者的管理”。所謂“時間的浪費”，是指對目標毫無貢獻的時間消耗。所謂“自管理者的管理”——你必須拋棄陋習，引進新的工作方式和生活習慣，包括要訂立目標、妥善計劃、分配時間、權衡輕重和權力下放，加上自我約束、持之以恒才可提高效率，事半功倍。2/1/2023版權所有時間管理從未像今天這么重要尋求事業、家庭與社會生活的平衡信息爆炸

競爭的壓力

客戶對品質的要求

2/1/2023版權所有時間管理的誤區工作缺乏計劃1進取意識不強5時間控制不夠3整理整頓不足4組織工作不當22/1/2023版權所有1、工作計劃不當工作計劃不當的后果

1、目標不明確

2、沒有進行工作歸類的習慣

3、缺乏做事輕重緩急的順序

4、沒有時間分配的原則2/1/2023版權所有2、組織工作不當職責權限不清，工作內容重復

“事必躬親，親力而為”溝通不良

工作時斷時續

學會如何接受請托學會利用資源2/1/2023版權所有3、時間控制不夠拖延商數測驗

請據實選擇以下每一個陳述最切合你的答案：

1）為了避免對棘手的難題采取行動，我于是尋找理由和借口。

A非常同意

B略表同意

C略表不同意

D極不同意

2）為使困難的工作能被執行，對執行者下壓力是必要的。

A非常同意

B略表同意

C略表不同意

D極不同意

3）我經常采取折衷辦法以避免或延緩不愉快的事是困難的工作。

A非常同意

B略表同意

C略表不同意

D極不同意

4）我遭遇了太多足以妨礙完成重大任務的干擾與危機。

A非常同意

B略表同意

C略表不同意

D極不同意

5）當被迫從事一項不愉快的決策時，我避免直截了當的答復。

A非常同意

B略表同意

C略表不同意

D極不同意

小測試2/1/2023版權所有6）我對重要的行動計劃的追蹤工作一般不予理會。

A非常同意

B略表同意

C略表不同意

D極不同意

7）試圖令他人為管理者執行不愉快的工作。

A非常同意

B略表同意

C略表不同意

D極不同意

8）我經常將重要工作安排在下午處理，或者攜回家里，以便在夜晚或周末處理它。

A非常同意

B略表同意

C略表不同意

D極不同意

9）我在過分疲勞（或過分緊張、或過分泄氣、或太受抑制）時，以致無法處理所面對的困難任務。

A非常同意

B略表同意

C略表不同意

D極不同意

10）在著手處理一件艱難的任務之前，我喜歡清除桌上的每一個物件。

A非常同意

B略表同意

C略表不同意

D極不同意

2/1/2023版權所有習慣拖延時間。

不擅處理不速之客的打擾不擅處理無端電話的打擾泛濫的“會議病”困擾。

評分標準：每一個“非常同意”評4分，“略表同意”評3分，“略表不同意”評2分，“極不同意”評1分?？偡中∮?0分，表示你不是拖延者，你也許偶爾有拖延的習慣?？偡衷?1至30分之間，表示你有拖延的毛病，但不太嚴重。總分多于30分，表示你或許已患上嚴重的拖延毛病。

2/1/2023版權所有4、整理整頓不足雜亂無章的辦公室雜亂無章的辦公桌雜亂無章的文件夾雜亂無章的抽屜當你的上司向你索取一份技術資料，你是否能在第一時間從容不迫地遞給他？當你需要一份信息時，是否滿文件夾地翻個底朝天？下面是一份“文件處置測驗”，看看你的文件處置系統是否完善。

2/1/2023版權所有5、進去意識不強“人最大的敵人就是自己”。有些人之所以能夠讓時間白白流逝而毫無悔痛之意，最根本的原因就是他個人缺乏進取意識，缺乏對工作和生活的責任感和認真態度。主要表現在以下幾個方面：

*個人的消極態度

*做事拖拉，找借口不干工作

*唏噓不已，做白日夢

*工作中閑聊

如果我們一直處于遲鈍的時間感覺中，換句話說，當你覺得時間可有可無，不愿面對工作中的具體事務，沉溺于“天上隨時掉下大餡餅”的美夢，那就需要好好反省自己了，因為你隨時在喪失寶貴的機會，隨時可能被社會所淘汰！2/1/2023版權所有第二部分時間管理六項基本原則明確目標1與別人的時間取得合作5分清輕重緩急3合理分配時間4有計劃有組織進行工作2制定規則、遵守紀律62/1/2023版權所有1、設定目標具體的（specific）可衡量的（measurable）可達到的（attainable）相關的（relevant）基于時間的（time-based）SMART原則2/1/2023版權所有2、有計劃有組織進行工作所謂有計劃、有組織地進行工作，就是把目標合理地、正確地分解成工作計劃，通過采取適當的步驟和方法，最終達成有效的結果。有了計劃，就必須有行動。行動是一件了不起的事，我們請大家記住。成功與不成功就差別兩步：第一步，選擇；第二步，堅持。2/1/2023版權所有美國的成功學家格林演講時，時常對觀眾開玩笑地說，美國最大的快遞公司——聯邦快遞，其實是他發明的。他不說假話，他的確有過這個主意。但是我們相信世界是至少還有一萬個和他一樣的創業家，也想到同樣的主意。60年代格林剛剛起步，在全美為公司做撮合工作，每天都生活在趕截止日期、并在限時內將文件從美國的一端送一另外一端的時間縫隙中。當時格林曾經想到，如果有人能夠開辦一個能夠將重要文件在24小時之內送到任何目的地的服務，該有多好！這想法在他腦海中駐留了好幾年……一直到有一個名叫弗列德·史密斯的家伙真的把這主意轉換為實際行動。小故事2/1/2023版權所有時間管理日計劃AB表A表每天六項工作每項工作開始和結束時間每項工作完成情況B表未完成事項未完成原因是否需要移到明天繼續做？明天能否完成？每天只要五分鐘！2/1/2023版權所有3、分清工作的輕重緩急重要度緊迫性A

重要而且緊迫Ｃ

緊迫但不重要D

不重要不緊迫Ｂ重要但不緊迫2/1/2023版權所有3、分清工作的輕重緩急緊急不緊急重要A（碎石型的事務）危機急迫的問題有期限壓力的計劃B（石塊型的事務）發掘新機會規劃改進產能建立伙伴關系防患于未然不重要C（細沙型的事務）不速之客的接待某些信件、文件、電話的處理某些會議的出席某些必要而不重要的會議、活動D（水型的事務）一些可做可不做的雜事一些不必要的應酬有趣的活動具體做法時間培訓\時間管理的四象限辦法.doc2/1/2023版權所有4、合理分配時間帕累托定律20/80原則20/80原則，是20世紀初意大利統計學家、經濟學家維爾弗雷多·帕累托提出的，他指出：在任何特定群體中，重要的因子通常只占少數，而不重要的因子則占多數，因此只要能控制具有重要性的少數因子即能控制全局。這個原理經過多年的演化，已變成當今管理學界所熟知的二八法則——即80%的公司利潤來自20%的重要客戶，其余20%的利潤則來自80%的普通客戶。2/1/2023版權所有生活中的20/80原則

80%的銷售額是源自20%的顧客；

80%的電話是來自20%的朋友；

80%的總產量來自20%的產品；

80%的財富集中在20%的人手中；

……2/1/2023版權所有5.與別人的時間取得合作任何人類的組織，不論大小，都有其周而復始的節奏性、周期性；而我們作為社會或是團體組織中的一員，毫無疑問地要與周邊部門或人發生必然的聯系。在這種情況下，我們需要互相尊重對方的時間安排，也就是說要與別人的時間取得協作。

財務工作；人事工作；銷售工作；行政工作；等等不管與誰那個部門、人員合作，一定要注意態度，客氣和藹，并且盡量提前告知。2/1/2023版權所有6.制定規則、遵守紀律制定規則、遵守紀律的核心主要體現在以下三個方面：

1、在進行工作的時候，一定要念念不忘這個工作應于何時截止。

2、即使外部沒有規定截止的日期，自己也要樹立一個何時完成的目標。

3、由于不得已原因而不能按期完成時，一定要提前和相關部門取得聯系，將影響縮小在最小范圍內。2/1/2023版權所有個人時間管理小工具時間管理并沒有什么高超的技巧，關鍵就在于持之以恒。

有效管理時間四大法則：法則一：明確目標樹立時間觀念設計職業生涯切實的短期目標合理進行目標管理法則二：分清輕重緩急運籌時間，充分應用只做最重要的事情時間管理矩陣20/80原理的運用法則三：制訂計劃表六項工作法制訂有效計劃逐步實現遠期目標自我激勵法則四：立即行動克服拖延有頭有尾重視今日2/1/2023版權所有《高效能人士的七個習慣》的作者史蒂芬?柯維在《要事第一》一天，某著名教授在上課之前讓同學們搬了一些看起來莫名其妙的東西，其中，有一盤大石塊，一盤小石塊，一盤大沙子，一盤小沙子，一大盆水，一個大大的透明玻璃杯。當同學們把這些東西擺放好之后，教授說道，“同學們，今天我們一起來做一個有趣的實驗。實驗的要求是把我眼前的這所有的石頭、沙子和水都裝到這個玻璃杯里。那么，請同學們回答，應該按照什么順序來裝呢？”頓時，同學們的好奇心被調動起來，紛紛發言，有人認為東西那么多，杯子那么小，把所有的東西都裝到玻璃杯是不可能的，有人認為應該先裝水，有人認為應該先裝小沙子，……?？吹酵瑢W們這么踴躍，教授笑道：“首先必須明確的一點是，這些東西是可以全部裝到杯子里的，只是你要找準順序，下面我們就來看看到底按照什么順序才能