項目四

人事檔案管理學習目標知識目標了解我國人事檔案管理的現狀；熟悉我國人事檔案管理機構；明確人事檔案管理的要求。1能力目標能夠理解人事檔案的定義、作用；能夠對人事檔案進行科學鑒定；能夠對人事檔案進行整理與編目；能夠辦理人事檔案轉遞手續。2任務一認識人事檔案一、人事檔案概述（一）人事檔案的定義人事檔案是專門檔案的一種，是干部檔案、工人檔案、學生檔案等的總稱。人事檔案來源于人事管理活動，沒有人事管理就沒有人事檔案。人事檔案是人事管理活動的記錄，也是進行人事管理的條件和依據。人事檔案是國家機構、社會組織在人事管理活動中形成的，記述和反映個人經歷、思想品德、學識能力、工作業績的，以個人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄材料。3（二）人事檔案的特點1.現實性人事檔案記述和反映的是當事人現實的生活、學習及工作活動情況；組織、人事、勞動部門在現實生活中，為了考察和正確使用員工，要經常查閱人事檔案。反映現實并為現實工作服務，是人事檔案的一個重要特點。2.真實性人事檔案材料，其來源、內容和形式必須真實可靠，即真實地反映當事人各方面的歷史與現實的面貌。43.動態性歷史在發展，社會在前進，每個人的情況也在不斷地發生變化——年齡的增長、學歷與學識的提高、職務與職稱的晉升、工作崗位與單位的變更、獎勵與處分的狀況、在崗下崗及離退休等。4.機密性人事檔案一般都涉及當事人家庭及個人的隱私。5.權威性因為人事檔案具有真實性等屬性，因此人事檔案內容具有較大的權威性，反映一個人面貌的材料，只有從人事檔案上查閱才是最可靠最權威的。5（三）人事檔案的作用1.人事檔案是考察、了解員工的重要手段組織、人事工作的根本任務是知人善任、選賢舉能。而要知人，就要全方位的了解人。了解的方法，除了直接考核該人員的現狀外，還必須通過人事檔案掌握其全面情況。可以說，人事檔案為開發人力資源、量才錄用、選賢任能，提供了信息與數據。62.人事檔案是解決當事人個人問題的憑證由于種種原因，在現實生活中有關部門和人員有時會對員工形成錯誤的認識和做法，甚至制造冤假錯案或歷史遺留問題。作為當事人歷史與現實的原始記錄，可以為查考、了解和處理這些問題提供可靠的線索或憑證。73.人事檔案是編寫人物傳記和專業史的寶貴史料人事檔案是在組織、人事部門形成的，其中還有當事人自述或填寫的有關材料，因此內容真實，情節另體，時間準確，在研究黨和國家人事工作、黨史、軍事史、地方史、思想史、專業史以及撰寫名人傳記等方面，具有很高的史料價值。8二、我國人事檔案工作的管理機構（一）人事檔案工作的管理體制我國現行人事檔案的管理體制是：工人檔案由所在單位的勞動（勞資）部門管理；學生檔案由所在學校的教務或學生工作部門管理；軍人檔案由各級軍事政治部門管理；干部檔案則按干部管理權限集中統一管理。各級組織、人事部門，都有明確的管理權限，分管哪一級干部，就管哪一級干部的人事檔案。9（二）人事檔案工作機構和人員按照規定，我國中央各部委、省（自治區、直轄市）、地（自治州、盟、市）、縣（自治縣、旗）均應建立人事檔案管理機構，按照管理1000人檔案配備一名專職干部的要求，配備人事檔案管理人員。不需要建立專門的人事檔案工作機構的單位，必須配備專職或以人事檔案工作為主的兼職檔案工作人員。10（三）人事檔案工作的基本任務和人事檔案管理部門的職責人事檔案工作是用科學的原則和方法管理人事檔案，提供檔案信息為組織、人事工作服務。其基本任務是：在我國改革開放的社會主義現代化建設的新時期，根據組織、人事工作的需要，加強人事檔案材料的收集歸檔工作，完善管理體制，搞好隊伍建設，做好基礎工作，不斷改善保管條件，努力提高科學管理水平，保障提供利用，有效地為組織和人事工作服務，為社會主義現代化建設事業服務。11（1）保管人事檔案，為國家積累檔案史料；（2）收集、鑒定和整理人事檔案材料；（3）辦理人事檔案的查閱、借用和轉送；（4）登記員工的職務、工資和工作變動情況；（5）為組織、人事工作提供人才信息，為有關部門提供員工情況；12（6）做好人事檔案的安全、保密及保護工作；（7）調查人事檔案工作情況，制定規章制度，搞好人事檔案的業務建設和業務指導；（8）推廣、應用人事檔案現代化管理技術；（9）定期向檔案館（室）移交死亡人員的檔案；（10）辦理其他有關手續。13任務二人事檔案歸檔與鑒定為使人事檔案能夠適應人事工作需要，人事檔案管理人員要經常通過組織、人事及其他有關部門收集干部任免、調動、考察考核、培訓、獎懲等工作中新形成的反映干部、職工德、能、勤、績的材料，充實檔案內容。要經常了解和掌握形成人事檔案材料源的信息，溝通渠道，建立聯系制度，不失時機地向形成材料的職工收集應歸檔的材料。14一、人事檔案的歸檔1.人事檔案的歸檔包括歸檔范圍和歸檔要求兩個方面。關于歸檔范圍，詳見人事檔案的整理，凡人事檔案正本的10類材料均屬歸檔范圍。2.人事檔案材料的歸檔渠道3.建立和健全人事檔案歸檔制度15二、人事檔案的鑒定（一）人事檔案鑒定的內容、1.判別材料是否屬于所屬員工的材料及應歸入人事檔案的內容2.審查材料是否齊全、完整3.審查材料是否手續完備4.不能有該清而未清的材料5.材料不全應補充16（二）人事檔案鑒定中的原則與內容1.鑒定工作的原則人事檔案的鑒定工作是一項政策性很強的工作，必須遵循“取之有據，舍之有理”的原則。2.鑒定的內容和方法3.剔除材料的處理17任務三人事檔案整理與編目一、人事檔案的整理根據我國《干部檔案工作條例》和《企業職工檔案管理工作規定》，人事檔案有正本和副本兩種稿本。歸檔的正本分為10類內容，副本分為7類內容。18二、檔案材料的排列1.按檔案材料形成時間順序排列2.按材料內容（問題）的主次關系（重要程度）進行排列3.按內容結合時間順序排列19三、人事檔案的編目（1）按照類別排列順序及檔案材料目錄格式，逐份逐項地進行填寫。（2）根據材料題目填寫“材料名稱”。（3）材料形成時間。材料形成時間要填清年、月、日，沒有時間的要盡量查明。（4）填寫材料的份數。（5）填寫材料的頁數。（6）書寫工整、規范。20任務四人事檔案保管、利用及轉遞一、人事檔案的保管1.在職人員人事檔案2.離休、退休人員人事檔案3.死亡人員人事檔案4.辭職、退職、開除公職及受刑事處分人員人事檔案21二、人事檔案的利用工作1.人事檔案的利用有多種方式（1）設立閱覽室以供查閱。（2）借出使用。（3）出具證明材料。2.人事檔案利用的手續（1）查閱手續。（2）外借手續223.人事檔案查閱的原則和范圍查閱人事檔案總的原則是：寬嚴適度，內外有別，靈活掌握，便于利用。4.人事檔案查閱要求（1）查閱黨委組織部門的人事檔案必須是中共黨員。（2）組織、人事、勞動部門查閱人事檔案須有手續完備的信件；其他部門應持有本單位領導簽字的正式查檔介紹信或《查閱人事檔案審批表》。23（3）查檔人員不得查閱本人及其親屬的檔案。（4）未經領導批準，不得查閱同級人員檔案，下級不得查閱上級人員檔案。（5）本單位組織、人事部門一般不得查閱本單位領導人的檔案。（6）不準查閱介紹信或審批表中未提到的有關內容。24三、人事檔案的轉遞工作1.轉遞工作的要求（1）及時。（2）準確。（3）安全。2.轉遞人事檔案的方式3.轉遞人事檔案的程序和手續（1）轉出的工作程序和手續。（2）接收單位的工作程序。25訓練一案例分析一、訓練內容根據案例討論人事檔案管理的意義。二、訓練目標主要通過討論，幫助學生進一步了解和掌握人事檔案的作用和管理制度，提高學生對檔案工作的認識。三、訓練要求閱讀下列案例：26訓練二實踐認識參觀檔案館，了解人事檔案與文書檔案立卷工作的區別。二、實訓目標通過實地參觀檔案館，增強學生對人事檔案的直觀感性的認識。三、實訓準備教師提前聯系參觀事宜，說明參觀的內容，請檔案館人員做關于人事檔案立卷