企業(yè)基于合同管理的合規(guī)管理機制探究魏敏臨沂市人力資源和社會保障局

一、企業(yè)合同管理中存在的問題

合同書作為具有契約性質(zhì)的協(xié)議書，它能夠為簽訂者（普通合伙者、公司法人或其他組織）在行使、變更或終止民事權(quán)利責(zé)任時給予平等的權(quán)衡。合同書的本質(zhì)為社會經(jīng)濟行為，公司存在的法律風(fēng)險中最重要與常見的就是合同書導(dǎo)致的，將合規(guī)管理與合同管理合并是為了更好地降低法律風(fēng)險從而在保證買賣安全的前提下獲取買賣的利益。管理方法是一種具有詳細流程并通過有針對性的行為來達到目標(biāo)的方式，它具有強烈的主觀性，合同管理則是具有系統(tǒng)性整體規(guī)劃且動態(tài)變化的管理辦法。

全過程管理由商務(wù)溝通、合同書擬定、簽訂、起效直到合同書無效，合同書的合規(guī)管理不但要重視合同簽訂前的管理，更要重視簽訂后的歸檔。系統(tǒng)管理是凡涉及合同文本內(nèi)容的各部門之間依照職責(zé)權(quán)限協(xié)作管理。動態(tài)管理是重視履行合同全過程的狀況轉(zhuǎn)變，尤其是要把握對我方不好的轉(zhuǎn)變，及時對合同進行修改、變更、補充、中止或終止。

合同管理是對規(guī)則、過程以及文字的管理，具體表現(xiàn)為：

1.客戶自主進行選擇或交易的管理方法，避免由于錯誤選擇而導(dǎo)致簽約過失責(zé)任，或者出現(xiàn)了風(fēng)險與收益不匹配的客戶與交易；

2.簽訂合同與生效的管理方法，企業(yè)內(nèi)要保證合同審批的各項規(guī)定以及簽訂與執(zhí)行時的各個過程的標(biāo)準(zhǔn)，防止因合同簽訂或執(zhí)行時的漏洞而產(chǎn)生的危害；

3.建立合理的合同文本管理方式以及檔案存儲制度，不僅保證公司能夠長久發(fā)展也能為維護自身合法權(quán)益保留證據(jù)；

4.各部門之間協(xié)同管理，在進行生產(chǎn)計劃以及執(zhí)行合同時各部門之間要明確自身職責(zé)并根據(jù)合同互相合作；

5.危機事務(wù)處理管理方法，如果在合同生效時間內(nèi)出現(xiàn)突發(fā)事件或違約，要采取迅速且有效的辦法防止產(chǎn)生損失或降低損失的增大；

6.文字管理體系的管理，主要是對表單和舉報理賠管理體系的管理，用于避免因管理疏漏而造成的危害。

（一）企業(yè)合同管理人員的法律知識不全面

現(xiàn)階段企業(yè)合同管理中存在問題的主要原因就是合同管理人員法律意識薄弱，對于合法合規(guī)的合同管理沒有應(yīng)有的觀念。雖然很多大企業(yè)都發(fā)起了管理人員學(xué)習(xí)法律的浪潮，合同管理人員在進行管理工作時的法律意識有所提升，但是較真的話，還是有相當(dāng)部分的人員法律知識不全面，法制教育沒有跟上。造成的結(jié)果就是在合同管理的工作中，他們抱有僥幸心理，為了規(guī)避繁復(fù)的規(guī)章流程，忽視基本的事務(wù)規(guī)律和辦事流程，沒有嚴(yán)格依照法律規(guī)定辦事。更有甚者，企業(yè)自身就忽視了對合同管理人員的法律知識建設(shè)和繼續(xù)教育，使得合同管理并不能發(fā)揮其應(yīng)有的作用。此種狀況下，合同管理人員僅僅將自身的關(guān)注點放在經(jīng)營發(fā)展方面，針對存在重大隱患的合同管理問題卻沒有認(rèn)識到，這不僅不利于與其他企業(yè)進行協(xié)作，同時在合作出現(xiàn)問題時也容易出現(xiàn)主體責(zé)任不清、自身權(quán)益受損等狀況，對于企業(yè)的持續(xù)化管理、發(fā)展是十分不利的。

（二）企業(yè)規(guī)章制度制定、公示、告知程序不健全

無論出于哪種出發(fā)或者角度，企業(yè)都應(yīng)該有其詳盡的、貼合企業(yè)實際的規(guī)章管理制度。而對于制度本身來說，其誕生便是一個過程，由制定再到公示、告知，這樣的程序缺一不可[1]。有的企業(yè)制度制定之后未經(jīng)公示和告知就投入使用，使得很多職員還未熟悉，與實際工作中也還有許多需要磨合之處就被搬出來直接使用，目前企業(yè)合同管理辦法依舊存在許多程序上的不合理之處：首先，沒有豐富的合同管理經(jīng)驗，沒有專門的合同管理部門或工作組來專門負責(zé)合同管理制度的制定全程；其次，對于整個制度的制定過程，缺乏中高層領(lǐng)導(dǎo)的參與，也沒有相關(guān)審計人員的監(jiān)督，這些都很容易導(dǎo)致企業(yè)規(guī)章制度的制定程序不健全；最后，企業(yè)管理人員對規(guī)章制度制定的不重視也會造成流程的不規(guī)范，程序的不健全。

（三）企業(yè)管理人員對合同的合規(guī)管理意識不強

之所以企業(yè)管理對合同的合規(guī)意識不強，大部分是由于管理人員不專業(yè)造成的。專業(yè)性強的管理人員對于合同的規(guī)定有系統(tǒng)性的認(rèn)識，他們掌握有關(guān)法律、財務(wù)、保險等多方面有關(guān)知識，對于公司業(yè)務(wù)了如指掌，對于合同的合規(guī)管理意識自然也是專業(yè)的。而沒有嚴(yán)格落實合同管理的合規(guī)管理，對自己的經(jīng)驗盲目自信，不重視合同管理，對于應(yīng)有的合規(guī)管理當(dāng)成走形式、走過場，沒有合規(guī)管理意識就是沒有責(zé)任意識，沒有職業(yè)擔(dān)當(dāng)?shù)男袨椤]有對合同的合規(guī)意識的管理人員勢必會給企業(yè)帶來不好的影響，甚至引來不必要的官司、糾紛，如果長此以往，企業(yè)的合同制度也會受到很大影響。此種狀況下，便需進一步加大企業(yè)管理人員在合同合規(guī)管理意識方面的關(guān)注程度，只有這樣，才能夠逐步在公司范圍內(nèi)營造出一種重視合同、關(guān)注合同合規(guī)問題的氛圍，從而提升基層人員對于合同的關(guān)注度，讓合同管理的水平得到真正的強化。

（四）企業(yè)合同管理的基礎(chǔ)工作存在不足

上文講到的企業(yè)中尚未成立專門負責(zé)合同管理規(guī)定工作的部門，以及負責(zé)企業(yè)合同管理工作的員工并非科班出身，所以專業(yè)性不強，這些都是合同管理的基礎(chǔ)工作不足的表現(xiàn)，從此點來看必須加強企業(yè)當(dāng)中關(guān)于合同管理的人才隊伍建設(shè)，確保從事合同管理崗位的人員不僅具有相關(guān)的專業(yè)知識，同時能夠具有較強的工作能力，這樣一來便能夠確保合同管理的相關(guān)工作能夠得到優(yōu)化，與合同管理相關(guān)的各類工作風(fēng)險也會對應(yīng)的降低。除了這兩點之外，企業(yè)中的員工和其他管理人員對于合同管理的觀念不足也會導(dǎo)致基礎(chǔ)工作的薄弱。合同管理更像是一種觀念，當(dāng)企業(yè)中的每一個人都秉持著合同管理的觀念，遵守合同的規(guī)章制度，重視合同的制定程序，嚴(yán)格按照合同規(guī)定行事，那么整個企業(yè)內(nèi)合同管理的合規(guī)管理將蔚然成風(fēng)。反之，如果每個人都沒有合規(guī)管理合同的觀念，那么說明合同管理的基礎(chǔ)工作依然任重道遠。此種狀況下，企業(yè)當(dāng)中便需針對合同管理工作制定出專項的規(guī)章制度，其中不僅囊括關(guān)于合同制定的流程，同時也需包含關(guān)于合同文本、基本信息、企業(yè)責(zé)任、期限等各方面的內(nèi)容設(shè)置，以此來幫助合同管理人員更規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)化地開展相關(guān)工作。

（五）合同的內(nèi)容針對性不強

公司的合同文本不夠完善，內(nèi)容不夠詳盡，針對性不強。合同文本的使用在一定程度上可以幫助企業(yè)規(guī)避風(fēng)險，但是在合同制定時，沒有充分和各部門進行溝通以取得合同內(nèi)容上的一致，在制定時重格式輕內(nèi)容，導(dǎo)致的內(nèi)容規(guī)定覆蓋的方面不夠廣，對于具體問題泛泛而談，沒有明確的規(guī)定。在合同的審批過程中不夠嚴(yán)謹(jǐn)，經(jīng)常存在格式上的不規(guī)范，內(nèi)容上的不適用。一些企業(yè)在簽訂合同時沒有按照合同范本制定合同，導(dǎo)致合同內(nèi)容不全，這些都是企業(yè)經(jīng)營的隱患[2]。此種狀況下，當(dāng)合同自身內(nèi)容、文本出現(xiàn)問題，且相關(guān)審批人員未發(fā)現(xiàn)合同漏洞的時候，便可能為后續(xù)工作的開展埋下隱患，尤其是在與其他合作方開展合作時，合同的不完善會直接侵害自身的利益，而這不僅無益于公司合同的管理水平，同時對于公司經(jīng)營效益來講同樣是一種損害。

二、國有企業(yè)基于合同管理的合規(guī)管理的運行建議

（一）加強人資專員的法律知識、業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，提高人資專員的專業(yè)度

以《合同法》及相關(guān)法規(guī)為依據(jù)，并結(jié)合企業(yè)實際，制定切實可行的合同管理制度，包括人資專員培訓(xùn)等，使合同管理工作有業(yè)務(wù)知識基礎(chǔ)的開展。這其中，相關(guān)系統(tǒng)的設(shè)計必須科學(xué)合理，避免系統(tǒng)內(nèi)容與實際情況脫節(jié)。此外，還要加強法律知識教育。例如，以內(nèi)部組織培訓(xùn)，為員工安排相關(guān)法律學(xué)習(xí)網(wǎng)課等方式，將合同管理專業(yè)化的教育落實給每一位員工。中層領(lǐng)導(dǎo)要帶頭發(fā)起合同管理的相關(guān)學(xué)習(xí)。各職能部門要積極學(xué)習(xí)法律知識，加強專業(yè)素養(yǎng)。合同管理人要全面開展法律知識學(xué)習(xí)活動，通過各部門的共同參與，達到提升全員專業(yè)度的目的。除此之外，在培訓(xùn)完之后還需要針對性地對參培人員進行關(guān)于法律知識方面的考核，確保培訓(xùn)的相關(guān)知識能夠最終應(yīng)用到工作中去。而為了增強參培人員對于培訓(xùn)、考核的關(guān)注度，可一定程度上將其考核成績與績效獎勵關(guān)聯(lián)起來，以此來提高產(chǎn)品人員的培訓(xùn)參與度。

（二）增強合法公正管理認(rèn)識，完善企業(yè)合同管理的相關(guān)規(guī)定

為保證合規(guī)管理辦法的正常運轉(zhuǎn)，企業(yè)應(yīng)提高合規(guī)管理意識，健全企業(yè)規(guī)章制度。首先，企業(yè)要提高全員合規(guī)管理意識，并不斷完善合同管理制度和合同自身內(nèi)容。企業(yè)的合同管理工作的有法必依，要以《合同法》的相關(guān)規(guī)定為依據(jù)，根據(jù)公司自身現(xiàn)實，保證合同管理辦法有法可依。《合同法》屬于國家層面的法律規(guī)定，所囊括的都是關(guān)于社會當(dāng)中關(guān)于合同方面的一些通用性質(zhì)的內(nèi)容，至于企業(yè)自身的特色，必須從實際出發(fā)，在具體問題具體分析的基礎(chǔ)上確定出特色化、標(biāo)準(zhǔn)化的企業(yè)合同法，從而來指導(dǎo)企業(yè)合同工作的開展[3]。企業(yè)合同管理制度的設(shè)計應(yīng)涵蓋方方面面。在實際操作中，還需要加強合同文本審批和復(fù)審，真正做到合同管理程序化，因為文本內(nèi)容直接關(guān)系著企業(yè)的利益，所以文化的審核效果十分重要，這便需要借助合同管理的程序化方式，通過多主體、多部門的共同審核，提升合同文本的科學(xué)化水平。再者是企業(yè)自身要加強合同管理合規(guī)化的推進。公司可以通過專題講座等方式進行宣傳，使公司員工能夠認(rèn)識和理解合同合規(guī)管理的內(nèi)涵，這些培訓(xùn)屬于關(guān)于合同方面的一般性知識內(nèi)容培訓(xùn)，除此之外，企業(yè)還可以外聘相關(guān)人員，針對自身企業(yè)實際進行調(diào)研，為后續(xù)特色化的合同管理制度奠定基礎(chǔ)，以此來真正的提升企業(yè)合同管理的科學(xué)化、特色化、標(biāo)準(zhǔn)化水平。這樣一來，在多種方式的共同作用下，企業(yè)人員對于合同的合規(guī)問題認(rèn)識程度會得到大幅提升，由此在開展相關(guān)合同管理工作時，也能夠有更好的水平。

（三）構(gòu)建依法合規(guī)管理體系，落實合規(guī)管理具體措施

首先，鞋子合不合腳只有腳知道，企業(yè)制定的合規(guī)管理制度也應(yīng)根據(jù)自身情況來定，從企業(yè)自身實際出發(fā)，讓每一位員工實際工作中都能落實合規(guī)管理的精神。要讓全體員工都認(rèn)識到合同管理合規(guī)的重要性，逐漸自發(fā)建成團隊氛圍。次之，國有企業(yè)要增加合規(guī)管理與合同管理的深度融合，使合同管理的各個層面都符合合規(guī)管理的中心思想。在合同書擬定與執(zhí)行的整個周期內(nèi)，都必須認(rèn)真履行合規(guī)管理的中心思想。要在逐步完善企業(yè)的合規(guī)管理中，使企業(yè)形成全覆蓋、人人有責(zé)的合規(guī)管理執(zhí)行體系。

（四）注重合同管理基礎(chǔ)工作，確保合規(guī)管理實踐性

合同書管理辦法的效果如何需要通過實際生產(chǎn)生活中的實踐成果來展現(xiàn)。國有企業(yè)要重視合同管理專業(yè)人才的培養(yǎng)，建設(shè)一支具有職業(yè)素養(yǎng)的管理隊伍，這樣才能為合同管理工作打下堅實的基礎(chǔ)。同時，在培養(yǎng)人才方面，企業(yè)要注重開展合同管理相關(guān)的培訓(xùn)課程。除了合同管理人才隊伍的建設(shè)之外，國有企業(yè)要把重心從合同文本格式的標(biāo)準(zhǔn)化轉(zhuǎn)移到對內(nèi)容的雕琢上來。對于具體的合同模板，企業(yè)要充分考慮自身發(fā)展，對合同進行相應(yīng)的修改和持續(xù)的補充，制定與企業(yè)相適應(yīng)的合同文本，提高合同文本的內(nèi)容質(zhì)量。使合同文本的覆蓋面越來越廣，將合同文本固定下來可以防范合同法律風(fēng)險。此外，要大力推廣使用已經(jīng)制定并公示、告知的示范合同，對不符合示范合同的現(xiàn)象進行批判，督促其改正。在合同管理步驟層面還需提升，盡可能簡化合同管理涉及的各項工作，提高合同管理的流暢性，提高審核速率，保證合同簽訂的時效性。

（五）運用信息技術(shù)優(yōu)化指標(biāo)體系，加大合規(guī)管理的考核力度

當(dāng)今社會信息技術(shù)極其發(fā)達，所以國有企業(yè)應(yīng)該把握住信息化的優(yōu)勢，優(yōu)化合同管理指標(biāo)體系，加大合規(guī)管理的考核力度。國有企業(yè)具有一定的先天發(fā)展優(yōu)勢，有條件推行合同管理信息化，充分利用網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)，為合同管理帶來高效率和公開。企業(yè)可以結(jié)合當(dāng)前技術(shù)提倡智能管理實行信息化管理體系，實現(xiàn)合同管理和采購管理評價標(biāo)準(zhǔn)的深度融合，將合同管理流程和考核規(guī)定公開透明，提升考核的有效性和規(guī)范化水平。此外，企業(yè)增加考核幅度，依照考核指標(biāo)展開，堅持評審專業(yè)化、合理化，也是合規(guī)理念的貫徹落實。公司有關(guān)部門的管理人員在合同審查過程要用心，在合同簽訂時間和過程、合同書實行過程的監(jiān)管、合同的效力