會議溝通

——課件123

照本宣科

有領導講話，照著稿子念，稿子沒有打印，該領導念完一頁，翻到下一頁念道：某市革命委員會稿紙。

開心一刻4

詞不達意

有領導講過話，其下屬也發言，想討好領導，說道：好，我說兩句，剛才領導講得很好，起到了拋磚引玉的作用。

開心一刻5為什么會議如此重要?為什么會議會失敗? 如何在會前作充分的準備?如何計劃會議?影響會議成效的因素有哪些？什么是有效會議溝通的策略？

經常困惑人們的會議溝通問題6

會議是管理工作得以貫徹實施的中介手段---格羅夫

7主要內容2課時第一節會議的目的和類型第二節會議的組織第三節會議中的角色（重點難點）2課時第四節會議議程第五節會議記錄第六節有效會議的策略（重點難點）8第一節會議的目的和類型

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群體或組織中相互交流意見的一種形式，它是一種常見的群體活動。會議的定義

101、交流信息通過會議，管理者可以將有關政策和指示傳達給下屬或員工。同時，管理者也可以從他們那里及時得到反饋及獲得其他方面的有關信息。會議的目的112、給與指導企業通過把員工組織起來進行培訓，以提高他們某個方面或某些方面的技能。使他們更好地適合工作環境。123、解決問題會議可以幫助澄清誤會，處理各種沖突并利用他人的知識和技巧來解決問題。134、作出決策會議可以幫助營造民主的氣氛，給管理者提供共同參與和共同討論的機會，最終作出良好的決策。1415談判目的是解決雙方在利益上的沖突，采用互動的方式討論，力求達成一致的意見。通知目的是為了傳播信息，采取單項的方式，一般沒有討論。解決問題目的是為了利用團體的力量解決問題。通常，要將待解決的問題擺在桌面上，與會者應提出解決的方法。在這類會議上，人們奪回未探求解決的方法而努力，不會停留在過去的狀態中。決策目的是為了在不同的方案中權衡利弊做出抉擇。與會者不僅會討論和決策，而且還要遵守會議的決議。交流目的是在于集思廣益，常采用“頭腦風爆法”討論，即安排5-7人，每一位與會者都可以將自己對問題的看法，并從相互間的發言中得到啟發，激發靈感，產生創意。這類會議鼓勵討論。會議的種類16

第二節會議的組織

17會前準備明確會議的必要性確定會議的目標準備會議文件確定會議主持人確定與會人員預定會議場所18會場布置禮堂型U型圓桌型長桌型19課堂式V型20思考

會場布置根據什么而確定？

會議的目的會議的性質會議的人數21情境模擬

某公司的年終市場銷售分析會議正在進行，公司總經理擔任會議的主席。在會議進行過程中，公司負責市場工作的副總經理提出，公司明年的市場營銷重點應從“以鞏固國內市場為主”轉向“以開拓國際市場為主”。他希望他的設想能在這次會議上得到大家的支持和通過。但在會議進行過程中，負責市場營銷的部門經理、副經理對這個設想提出了反對意見，他們認為國內的市場潛力還很大，而企業的資金實力不夠，如讓其全面開花，還不如采用“各個擊破”的方略，先在國內市場取得絕對優勢地位。結果雙方爭論得不可開交。

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如果你是會議主席，面臨與會代表這種相爭不下的局面，你準備如何解決?如果最終需要你就這次分析會議作總結，你又如何對“市場營銷的重點”問題作總結?

注：采用分組討論，小組報告的方式。23會議過程控制宣布會議的主題和目的根據會議議程順序提出議題給予每個人闡述觀點的機會控制討論進程遵守預定時間討論結束后概括觀點確定下次會議議題和時間。

24會后工作會議記錄應該準確無誤下發會議記錄或會議簡報決議要突出任務責任人姓名、時間及驗收標準表明下次會議的日期和時間對執行工作進行監督和檢查

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第三節會議中的角色

26主持人的主要職責做好會前的準備宣布會議準時開始提出會議的議題控制會議進程總結會議追蹤會議的結果27會議秘書的主要職責準確記錄會議要點發放會議紀要確認執行人、完成時間以及所需資源在主持人右手落座28其他與會者明確會議目的了解會議內容作好發言準備遵守會議制度.29

第四節會議議程30會議議程實例

開會啦！31M計算機公司

一號項目檢查會議

會議時間：2001年12月4日下午2：30——3：45會議地點：B大廈第二會議室會議目的：研究一號項目進展情況

會議議程：

1．公司第四季度銷售情況；

2．上次會議記錄；3．上次會議記錄中提出的問題；4．××關于CPU進展報告；5．××關于軟件進展報告；6．下次會議日期、時間、地點。

附件1．軟件進展報告，第7號；2．Case設計進展報告，第2號；

32知識點：會議議程的設計原則1、明確議題2、確定主次（提問？）3、注重實效4、適時調整5、提供背景資料33知識點：會議議程的設計步驟突出問題提出新議題選擇重要議題分清主次順序確定時間表明順序結束議程34

第五節會議記錄35會議記錄會議名稱

地點、日期起止時間主辦者出席人員缺席人員會議主席致開幕詞并宣布會議議程會議過程會議決議下次會議的時間及地點

36會議記錄必須注意1、充分了解會議主題、目的及議程2、可以采用多種記錄方式3、緊跟會議進程4、及時確認要點5、避免主觀意識6、會后及時打印并校對

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第六節有效會議的策略38會議實例圖片開會的問題：開會是一種自我表現欲的外在表現。開會的通病：就是影響會議溝通的障礙。39案例分析某個系統集成公司的項目經理。他身邊的員工始終在抱怨公司的工作氛圍不好，溝通不足。老張非常希望能夠通過自己的努力還改善這一狀況，因此他要求項目組成員無論如何每周必須按時參加例會并發言，但對例會具體應如何進行，他卻不知如何規定。很快項目組成員就開始抱怨例會目的不明，時間太長，效率太低，缺乏效果等等，而且由于在例會上意見相左，很多組員開始相互爭吵，甚至影響到了人際關系的融洽。為此，他非常苦惱。

請問產生問題的可能原因是什么？應該怎樣提高項目例會的效率？你認為除了項目例會之外，他還可以采取哪些措施來改善團隊氛圍，促進溝通？

請同學們積極發言！40溫馨提示！

不開會的原則如果已經有每周的例會如果會議的成本過高如果還有比開會更好的方法如果沒什么特別重要的事如果你是唯一能做決策且知道該怎樣正確處理的人41

開會的原則如果必須把信息同時傳達給很多人如果需要當眾表揚或批評一些人如果要讓多些人參與決策的問題如果需要聽取部門匯報工作如果要給小組委派任務

溫馨提示!42影響會議成效的因素會議時間不當會議目的不明確會議持續太久簡單問題復雜化發言者過于健談

43繁忙的周一OR周五下午會議時間沖突已經有約在先準備不充分或根本來不及準備

會議時間不當44有效會議的策略不搞形式主義明確會議的目的和目標選擇合適的與會者合理安排會議議程合理安排會務控制好會議分發會議簡報45會議溝通的技巧

建立正面態度消除抱怨與不滿學會傾聽培養良好情商盡量鼓勵掌握提問技巧強化個人溝通能力46會議的有效改善1、誰參加（參加的人分為必須參加；隨意參加）2、誰主持：導言人、主席共同主持隨意參加主席導言人必須參加47會議的有效改善3、誰控制4、誰先發言主席:控制秩序導言人：控制時間由內而外由下而上真正了解市場的一線人員48會議的有效改善5、誰負責及誰追蹤確定具體負責和追蹤的人6、誰在浪費時間7、誰結論：沒有解決的方法，門不準打開。沒有更好的解決方法，就用“主持人”的方法。

資料提前閱讀只講方案49課后作業1、一般來講，會議應包括哪幾個步驟？2、使會議有成效的策略是什么？50課后作業P100

1、試述會議中各角色的作用。2、使會議有成效的策略是什么？51

謝謝大家！52基本概念會議的類型特定主題的討論型會議善于引出意見，集思廣益善于整理意見，歸納集中始終把握會議主題和氣氛傳達信息的傳達型會議充分準備，把握傳達貫徹的主要精神狠抓落實，限定時點強調執行力達成共識的共識型會議把握精神，轉變觀念，求同存異，統一思想形成決議，共同執行，明確責任，檢查監督53處理重點工作和檢查計劃的例行會議準備充分，突出重點，檢查計劃的完成情況，強調計劃的嚴肅性；對遇到的問題，下級表達要簡單明了，上級要給予指導和必要的支持；主持人要控制好會議議程和節奏，議而不散；一個單元若有多人參加會議，一定要各有重點，合理分工，不要重復；善于總結經驗，推動全盤工作。應用批評和表揚引導會議氣氛大家的工作作風和工作方式；按時開會，一般不延長會議。54解決問題的專項會議兼聽則明，偏聽則暗，找出解決問題的關鍵；把握全局，善于協調，控制好會議氣氛和時間，盡量避免對立各方陷于僵局，最好別“熬會”；對明確的事情敢于拍板，明確責任和任務，限時解決；對一時難以解決的問題，不要焦急，條件允許時不妨“議而不決”，會后或請示上級或加強調查研究和溝通協調，另行解決；與會人員一定要做好記錄，注意會議議程，不要輕易節外生枝；善于面對不同意見；重要的會議一般應形成會議紀要或備忘錄。55雙邊會談或多邊會談會前各方已充分準備并確定議題；會談的特點是：各方往往都有需要彌和的重大分歧；圍繞目標充分表達觀點立場，隨時注意調節會談氣氛；充分運用談判技巧；各方應有明確的主談人，其他與會人員不要輕易插話；會前要設定己方的底線和目標，己方人員會前應十分清楚明了，既有原則，又有靈活性；遇到困難不輕言放棄，要善于找共同點，運用智慧，實現共贏；沉住氣，盡可能不要談崩，說話要留有回旋余地。56會議準備確定會議的主題；確定是否有必要開會；確定與會人員和大會發言人員；進行必要的資料準備；加強會前溝通或必要的通氣，營造良好的會議氣氛；確定會議時間、地點，需要時準備座位表，牌；準備會議用具，如投影儀、音響設備等。57會議議程會議議程和議題對成功舉行高效會議是極為重要的，務必引起充分的重視，做好做細，對重要會議必要時可先開預備會議。主要內容有：確定會議預定時間；會議議程進度表；確定會議期望達成的目標和主要議題；提出大會主席團推薦名單或其他候選名單；58會議通知會議通知是重要的會議前期工作，對會議是否成功高效影響重大，其目的是讓與會人員作好充分的思想準備和相關資料準備，提高會議的效率。主要內容：通知與會人員開會的時間、地點、議題、會議目標、會議類型和會議要求；通知大會主持人、發言人員和書面發言人員做好相應準備；會議通知可分為書面通知、口頭通知、張榜通知和網絡通知；例會除延期、改期外，不再另行通知59主持會議如何導入宣布會議開始，闡明議題；說明議題的重要性，宣布會議紀律和要求；說明會議期望達到的目標；宣布會議議程和會議要求；引出發言指名發言（可同時提醒下一位發言者作準備）；交替發問（如詢問甲對乙提出的問題有何看法）；以全員為對象發問；對發言者適當加以回應或鼓勵，避免冷場；要特別注意，千萬別主持人全場一言堂，其余人默默無聲；原則上一次只討論一個議題，循序漸進。60主持會議會議氣氛的類型：嚴肅，認真，莊重；激烈，緊張，冷靜；熱烈，昂揚；輕松，活躍；合作，友好。會議氣氛的調節：熟練運用溝通協調技巧，幽默是很好的潤滑劑，恰當的回應、鼓勵能調動與會者的積極性；主持人不但要會說，還要會問，更要善于聽。61主持會議整理意見：適時整理歸納大家提出的意見；刪除一些離題的意見；刪除目前沒有能力做到的意見；評估各個意見的優缺點，評估意見能否達到議題的目的。62主持會議形成決議：在歸納意見的基礎上，作出結論，形成決議；對每項決議，確定目標，下達任務，明確措施和責任，限定時點；必要時有簽發會議紀要或備忘錄。會議決議的實施和追蹤檢查確定負責會議決議的追蹤責任單位和人；明確目標和評估實施結果的標準和時點；63會議成功的要件成功會議的五大要素：議題要和與會的人有關；選擇適當的人出席會議；適當的人，指他對議題有決定權或話語權，在職務上有權力和義務執行會議的決定。會前要有充分的準備；與會人員要有正確的開會態度；準時出席會議；會前準確把握會議主題，準備好與會的資料和發言；遵從主持人的引導，做好筆記，注意傾聽別人的意見；向會議全體人員發言，而不是向主持人發言；發言簡單明了，注意控制好時間；吸取集體的智慧，以尊重和合作的態度與會。64會議成功的要件2有技巧的主持人；對會議的進行方式，會前已胸有成竹；充分了解會議的目的；能把握始終圍繞會議主題進行討論；熟悉促使與會人員發言的技巧，讓大家積極發言，讓大家都有公平的發言機會；能維持會場秩序，保持會議良好的氣氛；能有條理地歸納整理大家的意見，形成會議決議；準時開會，準時閉會。

65成功會議之會下溝通（功夫在功夫之外）會前溝通（中國人會議成敗的關鍵）關鍵部門和人員（特別是了解上級的意圖）重大事項和觀點(特別是可能有分歧的）資料內容準備和通氣；策略準備；說什么，誰說，何時說會后溝通會下往往比會上好溝通；調查研究，實事求是，堅持大局為重，找共同點求得共識；多做彌補工作，盡量別傷感情爭取支持66成功會議之會上的溝通會上溝通先說先死，不說也死，說到不死；一般情勢弱的會先說；主持人要后表意見，讓人先說；盡量不當裁判；對非特別緊急的事，若會議產生重大分歧，應議而不決，會后溝通，力爭下次解決；主持人會議最后歸納總結，形成決議或會議紀要。67會議溝通——發表意見會議的意見發表有不同意見不能總順著不說則以，要說就要合理堅持過分堅持是剛愎自用不堅持是信口開河幾分把握幾分堅持信用是堅持來的上級當好人，下級當惡人。68會議溝通——學會如何反應反應要適度對上級立即反應叫頂撞立即反應最愚蠢隔幾分鐘再說效果較好化解心結，不僅是講上級不支持，天大本事也沒用報告時主要講事實還是看法，要隨機應變不要輕易告狀69主持會議常見問題與應對作為管理人員，處在“上傳下達”的位置上，每天消耗在會議上的時間特別多，令人頭痛，如何改變部門內部的情況？建議：壓縮內部會議，確定會議有必要，有實際意義和效果；限制會議時間；做好每次會議準備，要盡可能避免“議而不決”的現象。上下級同時出席，限制了下級的意見發表建議：讓下級先發言；不要讓下級在會議上難堪；上級先不要作出結論性的意見，否則下級不是默不作聲就是隨聲附和。70主持會議常見問題與應對2面對習慣性的反對者建議尊重別人的自由表達權要求提出建設性的意見，反對意見留在討論時再說；發言者脫離主題建議打斷離題的發言，要求回到主題；；詢問離題的內容與主題有何關系；宣布休會5分鐘，再開會時強調主題。71主持會議常見問題與應對3有人私下交談不斷建議制造片刻的沉寂，眼睛看著他們，讓竊竊私語者有所察覺；請他們站起來大聲發言；宣布暫停會議，讓他們把話講完與會人員性格內向，不主動發表意見建議指名詢問他較專長的問題，請他發表意見；詢問他是否同意別人的意見，解釋一下為什么？72主持會議常見問題與應對4提出的意見過于抽象建議要求他按5W1H的方法將意見具體化與會人員發生爭執建議請爭執雙方分別發表意見，主持人將要點寫在白板上；比較兩者異同；征詢其他人的意見；然后說出自己的意見73討論問題問題1：會議溝通好，還是個別溝通好？問題2：口頭溝通好，還是書面溝通好？問題3：挨罵專業戶，怎樣才能改變處境？問題4：遇到“咬筋”的人怎么辦？問題5：上級罵錯了，一肚子委屈，怎么辦？問題6：給“惡人”支招。問題7：在會議上如何第一個發言？問題8：直接溝通好？還是迂回溝通好？問題9：管理邊界經常會遇到模糊地帶，如何應對？應有什么樣的態度和處理技巧？74如何開好班前會？利用班前3－5分鐘的時間，班組全體員工集合在一起，互相問候，交流信息和安排工作的管理形式就是班前會也叫晨會、早會。班前會受到越來越多的企業的重視，可是班前會很難堅持，為什么呢？搞不清為什么要開班前會——班前會的作用不知道如何開好班前會——班前會的組織、主持方法這是一項班組長必須掌握的基本功，讓我們來好好探討一下。75有些人的看法有誰沒來一看就知道，要開什么班前會？時間這么短，講不清什么事，怎么開？形式主義，裝模作樣，真是好笑，多干點活還好得多。場合咯大，作古正經，我真怕得講不出話。工作安排，個別講講，不也一樣。真是費神。上級精神，書記、老總、經理多的是人講，何必要我炒現飯。76開班前會的好處有利于團隊的建設，培育團隊文化，形成團隊力量能產生良好的精神面貌明確工作目標和具體要求提高全員的計劃意識、質量意識和安全意識總結經驗，交流信息，不斷改進工作