1、甘肅省物產集團財務管理軟件系統(FMS)管理辦法（試行）財務管理子系統（FMS）是集團信息化工程的重要組成部分，是提高集團系統整體財務管理水平的重要手段。為加強對集團財務系統的管理，保障財務信息安全準確，為集團決策提供依據，結合集團財務管理實際，特制定本辦法。一、軟件使用用戶職責1系統管理員配置系統管理員必須能熟練操作計算機，熟悉會計業務流程，要有較強的業務知識接受能力和責任心。（1）集團本部配備一名系統管理員，負責集團軟件運行，解答運行過程中各單位提出的問題、對集團財務系統進行安全維護、設置所有賬套、對集團財務人員的軟件操作培訓。 （2）集團各單位也配備一名系統管理員，負責設置本單位的所有賬

2、套、本單位財務數據的維護、本單位的財務人員的培訓。2各單位財務負責人職責（1）規范本單位的業務，制止不規范業務的發生。（2）負責本單位反結賬的處理，此操作只能由財務負責人或本單位系統管理員進行。（3）根據本單位的需求，編制除集團下發的報表格式之外的管理報表，滿足本單位需求。3各單位普通財務人員職責（1）嚴格按照有關規定進行操作、不越權操作、不做違規業務。要保證自己的密碼不泄密（所有財務人員都應遵守），定期更換密碼。（2）依照會計的權責發生制原則和及時性原則，當天發生的經濟事項當天錄入憑證，憑證錄入后必須自審，規范摘要填寫內容，清楚反映經濟事項內容。（3）及時核對自己所做會計業務的賬簿、報表、憑

3、證，確保數據準確。現金銀行類科目不允許出現負數。（4）每天下班前將打印的憑證、賬簿、報表打印件交由專人保管，實行集中存放，不能在個人手中存放。（5）如果由于各種原因，財務人員不能按時上班的時間超過一天，需要事先將自己未處理的原始單據移交給財務負責人指定的其他人員。（6）在集團規定的時間內將正確的報表上報到集團資產管理部。二、用戶權限分配與變更1用戶權限分配操作權限角色類別集團財務總監集團財務主管分公司財務總監分公司財務經理總賬會計普通會計出納總賬模塊-憑證制單總賬模塊-憑證審核總賬模塊-憑證記賬總賬模塊-憑證查詢總賬模塊-期末處理總賬模塊-現金、銀行相關的憑證簽字總賬模塊-現金管理總賬模塊-余

4、額調節表編制固定資產模塊全部操作報表系統-報表數據讀取上報報表系統-報表數據匯總報表系統-報表查詢報表系統-報表編制說明： 查看權限 操作權限 審批權限2用戶的變更用戶因工作變動和崗位調整須進行變更時，必須進行上報審批。本單位財務部門提出新增用戶、注銷用戶、用戶角色變更等事項申請，各單位財務總監審批，報集團財務部門主管審批，交由集團NC系統操作員做財務系統用戶的新增、注銷及變更調整。三、會計業務操作（一）憑證操作規范憑證操作規范包括錄入、審核及修改規范。1憑證錄入（1）任何需要記賬的經濟業務都必須填制記賬憑證，格式、數據、摘要必須填寫規范。憑證錄入必須以原始憑證為依據，做到入賬有據。（2）禁止

5、將不同性質的業務事項合并反映在一張憑證中錄入；（3）當天發生的業務應當天入賬，做到日清月結。2憑證審核（1）記賬憑證必須經過復核人員簽字后，才能登記入賬，復核人員必須在系統中直接對已錄入的記賬憑證進行復核簽字，同一張記賬憑證，制單和復核不能是同一個人。（2）憑證審核必須逐張逐項審核，不允許使用“批量審核”，取消審核必須由該憑證的審核人員本人進行操作。（3）當天錄入的憑證，應當天審核完畢。（4）記賬憑證在記賬以前必須打印輸出（記賬憑證清單），沒有打印輸出的記賬憑證不得登記入賬。3憑證修改（1）發現錄入的憑證有誤時，在審核前可直接修改；在審核后應先由審核人員取消審核，之后方可進行修改；已結賬的憑證

6、，不能修改，只能用紅字沖銷，同時補做正確的憑證。（2）填制的記賬憑證編號應當連續，編號出現間斷時，應在斷號后的每一張憑證上注明間斷的編號，并在打印輸出的該張憑證上注明斷號的原因并簽字蓋章。（二）記賬、結賬管理1月末，結轉損益必須使用系統自動結轉損益，禁止手工結轉損益。結轉后，損益類科目余額為零。2月末，應按規定及時結賬，結賬順序應先將各子系統結賬，最后總賬結賬。3結賬時，應保證當月所有憑證已全部錄入并已全部過賬，各子系統數據必須要和總賬數據一致。4打印出的記賬憑證應與原始憑證一起裝訂成冊，有關賬頁亦裝訂成冊，并加蓋記賬人員和審核人員的簽章。（三）固定資產的管理1固定資產卡片必須按照公司的固定資

7、產管理制度錄入數據。2錄入固定資產卡片后應立即在總賬增加一張該筆業務的憑證。 3期末應采用自動計提折舊并生成憑證。4期末必須進行自動對賬后，才能結賬。（四）現金日記賬的管理：1此處現金是指現金、銀行存款等貨幣資金。2現金業務必須及時地逐筆錄入，當天數據必須當天錄入完畢，每天現金日記賬余額必須和總賬現金余額一致。（五）報表的管理1每月結賬后，應立即編制集團規定的會計報表及本單位所需要的管理分析報表。2報表的格式和公式由集團統一設置，未經授權不得更改報表格式及公式。3在有公式的情況下，報表的生成必須采用電腦自動計算的方式；無公式和特殊情況可以手工輸入，但必須保證數據的準確性。4上報的報表包括：資產

8、負債表、利潤表、現金流量表、應上交應彌補款項表。5每月25號之前通過集團財務系統報表管理工具上報至集團資產管理部。 6集團報表匯總人員接收到分公司上報的報表后，統一保存在指定的目錄，并進行必要的審核，對發現有違規操作和錯誤報表的單位要做好記錄，作為每月對各單位考核的依據。7正式報表上報前已經結賬，原則上不允許修改，如果確實需要修改，遵照以下更改流程進行。NNYN各單位報表編制人員申請說明更改原因集團財務負責人意見知會集團報表匯總人員報表更改開始各單位財務負責人意見各單位財務負責人意見 YY YY是否需要取消結賬通知集團系統管理員取消該核算單位結賬本單位管理員取消該核算單位記賬各單位修改賬務處理

9、后重新記賬和結賬修改報表后重新上報報表更改結束N 四、財務人員培訓1各單位財務系統操作員由集團定期負責統一培訓，具體培訓內容由集團資產管理部根據軟件系統運行過程中各單位遇到的問題情況確定。2各單位財務人員由各單位財務系統操作員負責培訓，并將培訓方案及培訓總結報集團資產管理部備案。五、數據維護使用1客商資料維護。為方便各單位對客商信息的管理及使用，各單位所有客商信息只能由各單位的財務總監負責進行添加和維護，編碼要符合集團統一的編碼規則。2基礎資料維護。涉及財務方面的基礎資料和需要輸入到NC財務系統中的基礎資料，由財務部門的人員進行輸入，輸入要經過本部門的領導批準授權后進行。3財務數據備份。集團財

10、務數據實行定期備份制度，資產管理部、信息化辦公室同步備份數據。4賬套信息使用。在財務管理工作中，各單位需要向外界提供本單位財務賬套數據時，必須由本單位的財務分管領導審批后報集團，由集團財務部門負責人和集團財務分管領導同意后，提供賬套數據，否則一律不得向外提供。集團本部向外提供賬套數據，也要按規定辦理相關手續。六、客戶端配置要求各單位的財務部門使用的計算機，必須安裝殺毒能力強的殺毒軟件，不允許安裝與工作無關的軟件，不允許下載、上傳不熟悉的文件資料，防止病毒破毀財務管理子系統軟件。七、獎懲考核為更好地使用集團財務軟件系統，集團資產管理部將根據以下各項對各單位的財務系統的使用情況進行考核：1集團資產

11、管理部將不定期抽查各單位對財務數據的錄入情況，一旦發現錄入不及時、錄入數據錯誤等現象，將扣減該單位財務綜合考評分數。 2各單位財務軟件系統的使用情況，將直接作為各單位財務總監的年終工作考評的一項硬性指標。 3集團資產管理部根據各單位財務數據錄入、財務報表上報的及時性和準確性，進行打分排名，對于排名前三的單位給予一定的獎勵。八、應急措施應急措施是當財務系統運行出現異常現象時的處理辦法，是軟件使用安全的保證。1當財務系統出現故障時，系統管理員要及時查找問題，排除故障，確保系統正常運行。 2由于斷電財務系統不能使用時，各單位應采取其他措施進行記賬，等電源恢復時，將憑證補錄入財務軟件系統。3當財務系統無法登錄時，應及時與集團系統管理員聯系，幫助解決問題。九、附則1本辦法所涉及業務和使用問題由集團資產管理部解釋，技術問題由集團信息化辦公室解釋。2本辦法自下發之日起執行。附件：1。甘肅省物產集團財務數據使用審批單2甘肅省物產集團財務數據使用審批單申 請 人所在單位所在部門申請時間使用事由單位財務部門主管審批 簽字： 年 月 日單位財務分管領導審批 簽字： 年 月 日集團資產管理部主管審