1、大型招商會議組織接待流程實施辦法大型招商會議（簡稱“會議）是一種重要的商務活動，作為重要的交流形式，會議能夠通過面對面交流、身體語言的溝通，使所有參會人員對交流的信息能夠做出更全面的理解，會議提供雙向的交流機會，可以提問、回答、討論等等，要開好會議，會議的組織、會議與活動的組織流程及實施是一個非常嚴謹的工作。第一章 會前籌備 會前籌備：是會議和活動舉辦前的準備工作，準備工作是會議成敗的關鍵因素，會前籌備包括：一、大型招商 HYPERLINK %20/od/fanwen/a/huiyishijian.htm%20 t _blank 會議時間的確定 確定大型招商會議時間要考慮單位的工作任務周期，選

2、在周末的時候，大家相對不太忙，爭取應參加會的人員都能夠參加。為使大型招商會議有充分的準備，一般至少給出2-5周的時間提前讓參與活動的人了解活動的安排。因此，大型招商會議時間的確定是一個非常重要的決策，要盡早進行。二、大型招商 HYPERLINK %20/od/fanwen/a/huiyiyicheng.htm%20 t _blank 會議議程的安排 大型招商會議議程是會議要討論的項目列表，大型招商會議的目的就是在對這些項目進行溝通，因此議程是整個會議方案的靈魂，是大型招商會議是否能夠成功的關鍵。因此，議程是整個大型招商會議籌備前需要最早確定的事情之一。 大型招商會議通常的內容包括：企業概況、企

3、業文化、企業發展戰略、行業趨勢、市場分析、技術介紹、成功案例、推廣方案（營銷策略或模式）、合作前景、合作優勢、公司支持、合作方式及費用、合作流程、盈利分析、權益分配、代理商感言、商戶感言等。 在制訂議程的時候，要根據工作需要、預算等因素來考慮選擇哪些內容是一定需要的，哪些內容是備選的，哪些項目是全體人員參與，哪些項目是部分人員參與。三、大型招商 HYPERLINK %20/od/fanwen/a/huiyirenyuan.htm%20 t _blank 會議的三類相關人員 大型招商會議通常有三類相關人員：1、領導小組、2、籌備與接待人員3、參會人員（嘉賓和員工）。 1、領導小組 領導小組是所有

4、重要事項的決策人，包括會議時間、議程、邀請人員、地點等等，為整個會議定下基調； 2、籌備與接待籌備與接待人員的職責是：按照領導的安排，為領導小組提供大型招商會議籌備的具體細節，提供備選方案，供領導決策，在大型招商會會議過程中進行接待，并處理突發事件，因而也是承擔會議成敗重要責任的人員，一個會大型招商會議通常是千頭萬緒的，籌備與接待人員是否有好的方案，考慮是否周全，會很重要。精心策劃要做好每一項接待工作，首先必須進行方案的策劃與制定。只有精心策劃、充分準備，接待活動才有可能成為成功的公關活動。這就要求我們接待人員必須具備較高素質，樹立強烈的責任意識，作為一項政治任務來完成；要樹立“每一個人都代表

5、企業形象，每一個人的一言一行都是企業文化的折射”的思想意識，保證高質量地完成每一次接待任務。有些客人可能一生只到我單位造訪一次，如果這一次的接待工作熱情周到、精心細膩，企業良好的精神風貌、濃厚的文化氛圍和高水平的服務將會給客人留下終生的印象。在接到接待任務時，我們首先了解來賓的基本情況及要求，如：來賓人數、姓名、性別、職務、職稱、年齡、民族、宗教信仰、帶隊人、來訪目的、方式、來訪起訖日期、來訪路線、交通工具、生活習慣、飲食愛好、禁忌及其它要求等，這是我們做好接待工作的基礎。根據這些基本資料，提出接待規格和接待方式并制定接待方案，制訂出符合來賓身份的完善的接待工作方案和實施細則，詳細安排日程、接

6、站、用車、就餐、住宿、會議（會見）、參觀等各項活動，充分考慮到各方面的細節，并體現一定的創意與創新，制作接待工作清單，對接待工作中的各要素進行全面清點，以確保工作進程的有序性、穩定性和連續性。然后報請領導批準后實施。規范運作每個企業都有自己的企業文化，作為展示企業形象的“窗口”，接接工作同樣需要有自己的特色和風格。因此，要通過公關接待活動的每一個環節著力體現企業的特色。不論是宏觀的整體方案的策劃還是微觀的接站牌的設計、匯報材料的寫作甚至接待車輛的停放、接待人員的著裝和精神面貌等等，都要努力凸顯企業與眾不同之處，讓來賓從接待工作的點點滴滴中感受到企業的個性，感受到企業文化的特色。 在接待過程中，

7、要嚴格按照方案進行程序化運作，使接待工作中的各個環節有序銜接、首尾相連。細節決定成敗，接待工作來不得半點馬虎，必須處處留心，周密考慮，謹慎行事。在重大的接待工作中，接待工作負責人在對全局進行總體把握的前提下要隨時根據接待工作的需要對接待方案予以調整；具體接待人員則要主動進行全程模擬思考，從準備會議室到用車，從參觀到進餐，對每一個細節都要細致地思索一遍，以便及時彌補可能存在的疏漏。接待工作人員要“眼觀六路、耳聽八方”，對來賓的一個眼神、一個動作、不經意的一句話，都要留意和體會，以便及時采取應變措施。這就要求接待人員加強靈活應變能力、臨場發揮能力的訓練，提高處理突發事件、意外情況能力的訓練，提高處

8、理突發事件、意外情況的水平，以便將各類有損企業形象的問題解決在萌芽狀態，確保接待工作實現“零失誤”。 籌備與接待人員要有明確的職責分工，要設定一個負責人；要有人專門負責日程安排及與各部門協調；要有人專門負責聯系場地、布置會場；有人專門負責餐飲及外地趕來參會人員的住宿、參觀安排；要有人專門負責設計招商與其他活動；要有專人負責會議現場的接待事宜，等等。參加人員會義要邀請哪些人參加同樣需要考慮周全，員工是全體參加嗎？不是的話，該哪些人參加？其他分公司領導人員邀請嗎？外地分公司的員工參加嗎？合作伙伴參加嗎？客戶邀請嗎？主管部門的領導、專家、學者是否邀請？等等，都要想周全了。 在制訂參會人員名單的時候，

9、有這樣一個原則：“寧拉一群，不拉一人”，意思是某一類人都不參加是可以的，但如果某類人中有人參加，這類人都應該邀請，不然會傷害未被邀請的人的感情。3、制定接待程序，落實各項細節： 在確定了參加人員名單后，要明確參加人員中，誰坐主席臺；誰是會議的主持人；誰要在會議過程中發言或演講；誰是嘉賓；誰是參與討論的人；誰要代理等等，要針對不同參會人員的需求，給予不同的事先準備和制定接待計劃。(1)、根據來賓的基本情況制定合理、舒適、安全的接待計劃，做到讓客人高興而來，滿意而歸。 (2)、根據來賓級別確定接待規格和接待方式。(3)、詳細了解酒店及酒店設施，包括酒店位置、菜單、餐飲、娛樂設施、安全保衛及價格等告

10、知領導，提供分析及使用建議，以便領導選擇酒店。(4)、客人抵達前，必須在醒目處懸掛好歡迎詞。(5)、做好接待前的準備工作，根據來賓身份預定房間，會客室（會議室），確定接待人員，相關資料、接待車輛、水果、鮮花、煙酒、茶水、禮品等。(6)、提前召開有關部門協調會，明確任務分工，落實到人（會議記錄、照相、攝像）(7)、領導審批接待計劃，申請接待費用。5、安排食宿（1）、提前辦理好住房手續（房間號應盡量避免帶4或其他不吉利的數字），將房卡拿到，以便使客人抵達賓館后，能快速領取鑰匙進入房間。（2）、熟知房間數量及類型（標準間、商務房、工作人員房間）及同行卡。客人用房： 各種類型房間數、及方向位置（分布的

11、樓層房間號），工作人員用房數量及位置（后勤工作人員用房需要同客人在同一樓層，并盡可能靠近嘉賓的房間，以便為嘉賓提供快速、周到的服務）。同行卡可隨乘車號一同發放，也可以在前往下榻賓館的途中發放。同行卡可以使來賓清楚自己所住的房間，也便于來賓入住客房后相互之間聯系。（3）、房間布置：客人抵達前必須保證房間清潔衛生，同時檢查房間內設施是否能正常使用，按照要求為房間配水果 ( 需每天更換 )。（4）、根據來賓職務、性別、習慣、年齡安排房間。貴賓客人有專人引領至房間。安排房間的原則：根據不同層次安排不同規格的房間。（5）、根據來賓的生活習慣、飲食愛好、民族特點，結合本地飲食特色定餐。要求餐廳整潔、環境舒

12、適、干凈衛生、食品價廉物美。（6）、根據接待的不同檔次菜品、酒水可請客人點或預先點好。所用餐具必須要求做好消毒工作，并且堅決杜絕使用有裂紋的餐具。（7）、宴請時根據需要安排打印席卡。（8）、逐一落實各項細節。6、接待車輛（1）、接待用車：保證車輛必須是干凈、整潔車。駕駛員必須有極強的責任心，駕駛經驗豐富、服務態度好，有一定的接待經驗和禮儀知識。（2）、用車接客時，應主動打開（右側）車門，以手示意請客人上車（小車后排右側為主，后排左側為次，司機右側由隨從人員乘坐）下車時，接待人應先下車由車后繞過為客人開門，有隨同人員時，由隨同人員開門并站在車門后側以手遮在車門上框處，提示客人勿碰撞。（3）、根據

13、來賓和迎送人員的人數，以及行李數量安排車輛。乘車座位安排應適當寬松，正常情況下，附加座一般不安排坐人。如果來賓行李數量較多，應該安排專門的行李車。如果是車隊行進，出發前應明確行車順序，并通知有關人員，事先講明路線與大致日程安排，注意集合時間及地點，以免行進中發生錯位。每臺車都將有明顯的標志 號碼；每臺車安排一名陪同人員，負責提醒客人保持乘坐同一輛車，并在每次上車前統計人數；（4）、現場實施過程中，嚴格按照事先制定的接待計劃，實施并執行； 如有任何特殊情況改變行程，應及時通知相關人員和司機。（5）、根據來賓的其他需要安排相應車輛進行服務。（6）、如果來賓 人數較多，為了在接站時避免混亂，應事先排

14、定乘車號和住房號，并打印成表格。在來賓抵達時，將乘車表格發至每一位來賓手中，使之明確自己所乘的車號。同時，也便于接待人員清點每輛車上的人數。四、大型招商 HYPERLINK %20/od/fanwen/a/huiyiricheng.htm%20 t _blank 會議日程范文 大型招商會議日程，是大型招商會議開始前要發放的關于大型招商會議安排的重要文檔，讓所有參會人員了解會議的地址、詳細內容及時間安排，因此，大型招商會議日程是非常關鍵的應用文，在這里提供一個集團使用的日程模板供大家參考。 大型招商會議日程與 HYPERLINK %20/od/fanwen/a/huiyiyicheng.htm%

15、20 t _blank 會議議程的主要區別是：是否有具體的時間安排。 HYPERLINK %20/od/fanwen/a/huiyiyicheng.htm%20 t _blank 會議議程是在會議前期準備過程中，讓會議及活動的參加人員了解會議項目的文件，在會前發放，讓相關的參會人員進行相應的準備。大型招商會議日程與議程的內容相似，但有更加詳細的會議地址、會議內容的具體時間安排。五、 HYPERLINK %20/od/fanwen/a/huiyiyusuan1.htm%20 t _blank 會議管理_會議預算的5項內容 會議預算是會議管理與策劃的重要內容之一，會議籌備期間的各個環節都會影響會議

16、經費預算，因此，籌備時，會議預算要進行精心核算，籌備人員應及時將會議預算范本或會議預算報告上報 HYPERLINK %20/od/fanwen/a/huiyirenyuan.htm%20 t _blank 會議領導小組，并根據領導的決策用好會議預算。會議預算包括以下6項內容： 1、交通費用交通費用可以細分為：出發地至會務地的交通費用：包括航班、鐵路、公路、客輪，以及目的地車站、機場、碼頭至住宿地的交通會議期間交通費用：主要是會務地交通費用，包括住宿地至會所的交通、會所到餐飲地點的交通、會所到商務交際場地的交通、商務考察交通以及其他與會人員可能使用的預定交通。歡送交通及返程交通：包括航班、鐵路、

17、公路、客輪及住宿地至機場、車站、港口交通費用。 2、場地費用具體可細分為： HYPERLINK /od/fanwen/a/huiyididian.htm t _blank 會議場地租金：通常而言，場地的租賃已經包含某些常用音像設施，譬如激光指示筆、音響系統、桌椅、主席臺、白板或者黑板、油性筆、粉筆等，但一些非常規設施并不涵蓋在內比如投影設備、臨時性的裝飾物、鮮花、水果、展架等，需要加裝非主席臺發言線路時也可能需要另外的預算。會議設施租賃費用：此部分費用主要是租賃一些特殊設備，如投影儀、筆記本電腦、移動式同聲翻譯系統、會場展示系統、多媒體系統、攝錄設備（一般都自帶）等，租賃時通常需要支付一定的使

18、用保證金，租賃費用中包括設備的技術支持與維護費用。值得注意的是，在租賃時應對設備的各類功效參數作出具體要求（通常可向專業的會議服務公司咨詢，以便獲得最適宜的性價比），否則可能影響會議的進行。另外，這些會議設施由于品牌、產地及新舊不同，租賃的價格可能相差很大。 HYPERLINK /od/fanwen/a/huichangbuzhi.htm t _blank 會場布置費用：如果不是特殊要求，通常而言此部分費用包含在會場租賃費用中。其他場地費用：這些費用通常包括：廣告及印刷、禮儀、秘書服務、運輸與倉儲、娛樂、媒介服務等，可視會議需要進行采購。對于這些單項服務支持，籌辦者應盡可能細化各項要求，并單獨

19、簽訂服務協議3、住宿費用 正常的住宿費除與酒店星級標準、房型等因素有關外，還與客房內開放的服務項目有關譬如客房內的長途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯網、客房水果、鮮花提供等服務是否開放有關。會議籌辦者應明確酒店應當關閉或者開放的服務項目及范圍。 4、餐飲費用會議的餐飲費用可以很簡單，也可以很復雜，這取決于會議議程需要及會議目的在 HYPERLINK %20/od/fanwen/a/huiyishipin.htm%20 t _blank 會議的食品飲料安排中，已有詳細介紹。茶點基本上是按人數預算的，預算時可提出不同時段茶歇的食物、飲料組合。 正餐通常是自助餐，當然也可以采取圍桌式就

20、餐，費用按人數計算即可（但考慮到會議就餐的特殊性及原材料的預備，所以預計就餐人數不得與實際就餐人數相差到15，否則餐館有理由拒絕按實際就餐人數結算，而改為按預定人數收取費用） 5、其他娛樂、演出、參觀、旅游項目費用 會議室、住宿費用中可能含一部分娛樂項目的費用，會議期間可以利用，但有些項目需要根據活動安排另行準備預算。 6、雜費雜費是指會議與活動過程中，產生的一些臨時性費用，包括打印、臨時運輸及裝卸、紀念品、模特與禮儀服務、臨時道具、傳真及其他通訊、快遞服務、臨時翻譯與向導、臨時商務用車、匯兌等等。雜費的預算很難計劃，通常可以在會務費用預算中增列不可預見費用作為機動處理。六、 HYPERLIN

21、K %20/od/fanwen/a/huiyicaigou.htm%20 t _blank 會議物品采購清單與采購人員安排 在 HYPERLINK %20/od/fanwen/a/huiyirenyuan.htm%20 t _blank 會議的三類相關人員中，會議籌備人員往往還要負責所有會議相關物品的采購、訂制與租賃，在采購前列一個采購清單，并安排好會議采購人員，會使采購進行得有條不紊，且不會產生遺漏。 會議物品采購、訂制及租賃主要包含的11項內容：1、會議場地租用，可參考： HYPERLINK %20/od/fanwen/a/huiyididian.htm%20 t _blank 會議地點的

22、選擇 會議地點的選擇與會議議程、參會人員、預算密切相關。會議場所的費用，通常在整個預算中占比較大，同時，場地對參會人員的感受影響也較大，因此，對于籌辦人員來講，場地選擇是個重要的事情。 如果公司內部有合適的地點選擇，會議地點可以安排在公司內部。由于減少了租用場地與設備，選擇內部地點開會可以節省費用，適合于中、小型招商會議與活動。 由外部的服務商提供的會議場地，通常有三類地點：賓館、酒店、會議中心、飯店這幾類場所。賓館、酒店 許多賓館有專門接待商務會議的業務，由于賓館同時能夠提供住宿和餐飲，因此，對于有食宿需求的會議，是很合適的選擇。會議中心 會議中心屬于專業從事會議服務的場所，通常有適合各種規

23、模的會議室；有專業的會議相關設施；精通會務服務的服務人員；大部分的會議中心也提供餐飲與住宿服務。飯店 飯店有適合大型活動的房間，同時也提供餐飲服務。會議場地如果由外部提供，會議籌備人員有可能對場地不是非常了解，有些會議場地甚至會選在與公司不同城市、不同國家的地方，因此，事先踩點就很重要了，不然，等大隊人馬過去開會時，才發現地點與想象的不一樣就來不及了。如果由于各種原因無法親自去踩點，也就由熟悉會議需求的人，幫助觀察，或了解熟悉場地的其他用戶對場地的評價，了解場地的設施等級。可以通過 HYPERLINK %20/od/fanwen/a/didian20.htm%20 t _blank 16個項目

24、評估會議地點。1、住宿預訂2、車輛使用及租賃安排3、票務預訂提供機構選擇4、 HYPERLINK %20/od/fanwen/a/yinxiang.htm%20 t _blank 音像輔助設備租賃5、會場布置所需物品訂制，如指示牌、會標、背景板、展架、易拉寶、鮮花、條幅等等。會場布置雖然是個細節，但卻是整個會議的一個面子問題，給參會者留下對會議的第一印象，是非常重要的。會場布置通常由會議場所提供方和會議籌備人員配合完成，在會場布置之前，通常會出個會場布置方案，甚至畫出會場布置的效果圖，報告給會議領導小組來審批。會場布置總體要求： 會場布置要與會議的內容相匹配，根據會議內容可把會場布置為：喜慶熱

25、鬧的、動感活躍的、嚴謹商務的等等。會議場所的室外布置會議場所的室外及入口布置可根據需要選擇：1、主會標2、歡迎拱門、條幅3、彩球、鮮花、氦氣球4、地毯5、展架、易拉寶、廣告板6、引導牌7、燈箱8、簽到臺9、休息座椅等會議場所的室內布置會議場所的室內布置可根據需要選擇：1、會標、背景板2、主席臺、聽眾席、演講臺的布置 3、鮮花、彩球、彩帶等裝飾4、 HYPERLINK %20/od/fanwen/a/yinxiang.htm%20 t _blank 音像輔助設備5、燈光、電源設備6、茶點7、禮品、獎品、紀念品、演出道具采購清單8、 HYPERLINK %20/od/fanwen/a/huiyis

26、hipin.htm%20 t _blank 餐飲、水果、飲用瓶裝水等9、接待物品采購，包括：吊帶、胸牌、姓名卡、桌卡、簽到簿、簽到筆、指示牌、紙筆等辦公用品10、會議相關印刷品需要提前確實內容，提供印刷服務供應商，以確保在會議召開前印刷完成。會議相關的印刷品，包括：請柬、會議宣傳單、代表名錄、會議日程表、參會人員信息登記表、會議評估反饋表、住宿安排表、居住區域地圖、城市地圖、廣告材料等11、與會議相關的其他物品各類物品的采購、訂制、租賃，都要選擇可靠的供應商，以免出現產品質量達不到要求、送貨不及時、售后服務跟不上等問題七、 HYPERLINK %20/od/fanwen/a/huiyiyaoq

27、ing.htm%20 t _blank 請柬、邀請函的7項信息 有些會議或活動需要邀請某些特定的人來參加，因此，要給他們發送請柬或邀請函，請柬與邀請函的內容為被邀請者提供了會議的相關信息，為了讓被邀請者了解會議信息，請柬與邀請函的內容應體現7類信息，在此提供請柬與邀請函范文供參考。請柬與邀請函具備的7項信息：1、活動類型2、活動日期、時間 與會期3、會議邀請者與被邀請者4、會議地點5、是否需要回復6、提供的餐飲7、其他信息，如著裝要求、地圖、旅行安排等 請柬與邀請函要提前發出，以便參考者提前安排時間；請柬與邀請函的樣式、紙張取決于會議與活動的類型，可以是卡片，也可以是信函的形式，越是重要的會議

28、，請柬與邀請函的 HYPERLINK /od/fanwen/a/huiyiyusuan1.htm t _blank 預算越高；對有回復要求的請柬與邀請函要做好跟蹤，對回復要及時登記，以便統計精確的人數，人數在預定 HYPERLINK %20/od/fanwen/a/huiyishipin.htm%20 t _blank 餐飲、住宿等項時，非常重要，也與會議的 HYPERLINK %20/od/fanwen/a/huiyiyusuan.htm%20 t _blank 預算密切相關。第二章 會議地點的選擇 HYPERLINK %20/od/fanwen/a/huiyididian.htm%20 t

29、 _blank 會議地點的選擇是屬于會前籌備的一部分，但單獨作為一節來講，是因為會議地點選擇的非常重要，甚至是影響會議成敗的關鍵因素，參會人員對會議感受、會議預算都與會議地點的選擇關系密切。一、 HYPERLINK %20/od/fanwen/a/didian20.htm%20 t _blank 會議地點評估的幾個項目在 HYPERLINK %20/od/fanwen/a/huiyididian.htm%20 t _blank 選擇會議地點后，要對會議場地進行評估，可參考如下幾個項目：1、會議場地交通便利程度、是否能夠提供班車、班車是否免費2、停車場3、安全情況、保安服務質量4、電信聯絡便利性

30、5、裝修與外觀6、清潔程度7、大堂、衛生間裝修、設施、清潔8、食品、茶點（可參考： HYPERLINK %20/od/fanwen/a/huiyishipin.htm%20 t _blank 會議的食品飲料安排）9、餐飲服務水平10、工作人員表現11、服務水平12、供暖、空調、照明設施13、住宿設施14、 HYPERLINK %20/od/fanwen/a/yinxiang.htm%20 t _blank 音像輔助設備15、休閑設施16、其他設施與服務 以上項目最好能列個表，逐項按好、中、差打分。在會議籌備階段，先選擇2-3個備選地點，逐一列出其優劣，提交會議的領導小組決定最終的會議地址，以將

31、保障會議地點與會議要求相符合。會議座位安排，如何安排會議座位是會議籌備人員不能忽略的一個細節，會議室座位安排既要保證所有的參會人員能夠看到和聽到發言人的發言，還要考慮就座的禮儀，會議座位安排禮儀。 二、 HYPERLINK %20/od/fanwen/a/huiyishipin.htm%20 t _blank 會議的食品飲料安排 會議籌備過程中，一定要事先確定各類用餐的次數，把每次用餐都考慮周全，并確定所有用餐的時間、提供者、菜單與費用。安排食品飲料時，需要了解是否有特別飲食要求的參會人員，如素食或清真食品。會議的食品飲料有兩類：1、茶點 茶點包括會中茶點、咖啡、茶，在會議期間提供。茶點的種類

32、可分為西式與中式2種：西式基本上以咖啡、紅茶、西式點心、水果等為主，中式則以開水、綠茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及點心為主。 可以放在會議室內的桌上供參會人員享用，也可以放在會議室外部，由參會人員外出休息時享用，具體提供時間、種類、數量、服務要求，需事前則會議籌辦人員與會議場所提供商協商。2、正餐 正餐分為午餐、晚餐、早餐。午餐因會議通常在上下午均有安排，因此有一定工作餐性質，以安排自助餐為主；晚餐系主要用餐，通常是會議程序的一部分，擁有較正式的規格，期間可能會安排領導講話、用餐人員相互敬酒等環節；早餐除非是安排好的早餐會，通常是非正式的，僅為住宿人員提供，費用包含在住宿費用中，在預定住

33、宿時，要與住宿提供者協商早餐的安排。食品飲料的提供者也就是食品的提供渠道，通常有：1、內部食堂；2、外部餐飲提供商，包括小型餐飲公司、飯店；3、會議或住宿場所提供；4、自行采購，有些茶點、飲料可自行采購。三、 HYPERLINK %20/od/fanwen/a/yinxiang.htm%20 t _blank 音像輔助設備 安排任何會議與活動，都應該事先確定是否需要在會議室使用音像輔助設備，由于音像輔助設備能夠表現事先準備的內容，會議室設備是否準備妥當會影響會議的效果，所以，使用音像輔助設備有以下幾個優點：可事先準備圖片與圖表，便于觀眾理解演講的內容；運用音像輔助設備能夠顯示專業的演講與報告水

34、平；音像輔助設備可顯示現場書寫的內容，方便與觀眾溝通；幫助觀眾集中精力聽講與討論，而不需要做筆記。會議常用的音像輔助設備有以下7類： 1、白板 白板通常能在上面進行書寫的鐵制大塊白板，可反復擦除上面的筆跡，也可以用磁吸將紙張粘在上面展示內容，因此，在準備白板的同時，要準備白板筆、板擦、磁吸（也叫磁釘、磁扣、磁粒、磁貼）、大張的白板紙、打印紙等。 2、計算機 有些演講人不方便攜帶筆記本電腦，可將其演講、展示的內容事先拷貝到會議室的計算機中，用計算機演示的文件可以是PPT文件、WORD文件，也可以是EXCEL表格、圖表，甚至是動畫、視頻內容，使演講內容更形象，便于理解。所以，計算機也是會議室常備的

35、音像輔助設備之一。3、投影儀 投影儀可以把計算機屏幕上的內容放大顯示到幕布上，使更多的觀眾看到，屬于會議室的重要設備。 在準備計算機及投影儀的時候，一定要準備好相應的電源設備，并為突然停電的意外事故做好準備。4、畫架、活動掛圖 畫架上面可掛多層白板紙，方便在會計過程中，由主持人、演講人、報告人記下與會人員的討論過程、重要觀點，畫架也可以用白板代替。5、展板 展板是便攜式的圖板，展示會議相關的內容或宣傳信息，由會議組織者事前準備好，擺放在會議室相關位置。6、音響設備視會議室的大小及演講者的需要，提供麥克風、音箱等，必要的音響設備。7、其他設置 會議時，要使用何種音像輔助設備需事先與演講人、報告人

36、進行溝通，并按他們的要求準備。如果會議場地沒有足夠的音像輔助設備，就需要會議籌備人員通過其他方式，如租賃、借用，事先事先在會議場地布置好。第三章 會議過程控制一、 HYPERLINK %20/od/fanwen/a/huichangjiedai.htm%20 t _blank 會議接待的2點注意事項 會議接待是 HYPERLINK /od/fanwen/a/huiyirenyuan.htm t _blank 參會人員對會議評估的重要要點之一，會議接待是整個會議過程中重要的一個環節，會議接待方案準備、會議接待禮儀、會議接待注意事項，也是學習組織、籌備一個會議的重要內容，對于大型招商會議，應該準備

37、專門的會議接待方案。 會議接待中要注意的事項為：1、妥當安排接待人員 會議的接待人員一定要安排好，保證在會議開始、中間休息、就餐、結束的時候，都有接待人員為參會者提供服務。為保證安排好接待人員的工作，會議籌備的時候要準備一個接待人員排班表，把各個時段的接待人員都妥當地安排好。 對會議接待人員要進行培訓，使他們熟悉會議的 HYPERLINK %20/od/fanwen/a/huiyiricheng.htm%20 t _blank 日程安排、會議場地情況、 HYPERLINK %20/od/fanwen/a/huiyiyiwai.htm%20 t _blank 意外情況處理辦法案等。2、充足準備接

38、待資料 在接待處應該準備充足的接待資料，一方面保證每個參會人員都能領到資料；另一方面保證每個人領到的資料都是全面的。接待處應該準備的資料和材料如下：1、胸卡或吊牌2、參會人員名單3、參會人員登記表、簽到表4、辦公用品，如鉛筆、紙張、記錄本5、 HYPERLINK %20/od/fanwen/a/huiyiricheng.htm%20 t _blank 會議日程6、關于 HYPERLINK %20/od/fanwen/a/huiyididian.htm%20 t _blank 會議地點、衛生間設施、停車、用餐地址等信息7、會議相關印刷品8、會議評估反饋表9、其他會議信息 為每個參會人員準備的資料

39、要集中放入一個資料袋中，方便參會人員領取。會議接待前注意了這2個問題后，會議的接待就能圓滿地進行。二、 HYPERLINK %20/od/fanwen/a/huiyiyiwai.htm%20 t _blank 會議意外事件處理、意外事件處理預案 會議過程千頭萬緒，方方面面的事情很多，參會的人員較多，組織者要對會議過程進行控制，需要制定意外事件處理預案以應對會議過程中的突發事件、緊急事件。意外事件易發生在哪些地方呢？怎么有針對性地制定意外事件處理預案呢？ 會議前詳細的籌備，可使意外事件的出現降低到最小程度，緊急事件、意外事件還是有可能會發生，以下幾個方面最有可能出現問題：1、人員 會議的重要嘉賓

40、、主持人、演講人、發言人缺席，他們可能會因為生病、其他重要事項而無法出席會議，或者因為交通問題，而無法準時到達會議現場。 處理預案：1、為每個重要角色準備后備人選；2、會議前與他們聯系，以確保無缺席情況出現，安排 HYPERLINK %20/od/fanwen/a/huichangjiedai.htm%20 t _blank 會議接待人員及時反饋交通、天氣變化；3、及時調整會議日程，例如增加提問時間，以應對某個發言人的缺席。 2、場地 HYPERLINK %20/od/fanwen/a/huiyididian.htm%20 t _blank 會議場地可能會出現的意外情況有：因其他緊急安排，使預

41、定的會議室無法按時提供；為參會人員預訂的客房不足；會議場地的設備突然出現故障，如空調系統故障、網絡系統故障等；停車場不足，等等。 處理預案：大型會議的場地出現意外，最難處理，因為會議通知已經發出，大量參會人員已經匯集過來了，很難準備一個備選地點，因此，會議場地在選擇時，一定要選擇有信譽的地方，以降低出現意外事件的可能性，一旦出現意外，要能為大家及時提供備選場地，或者是備選日程安排。 3、音像輔助設備 HYPERLINK %20/od/fanwen/a/yinxiang.htm%20 t _blank 音像輔助設備也較易出現問題，如投影儀的燈泡突然不亮；電源不足；音響系統故障，等等。 處理預案：在會議籌備時，一定要了解會議的音像輔助設備的狀況，保障設備能夠運轉，確保能及時找