1、分發編號：后勤采購管理辦法單位：財務管理委員會目錄編號：QB/集團后勤采購管理辦法公司/中心：財務管理委員會起草:日期:版本號：第A版第0次修改審核:日期:批準:日期:第1章總則目的為了加強對集團所屬公司后勤物資及服務采購業務的監督與管理，規范采購行為，保證采購質量，提高采購效率，制定本辦法。適用范圍本辦法適用于集團所屬分子公司及工廠的后勤物資及服務的采購。后勤物資及服務采購分類辦公類:辦公文具、辦公設備、辦公家具、寬帶、固話等。宣傳印制類:橫幅、公司定制品（印有公司標識的名片、單據、信封、紙杯、信紙、筆記本、辦公文具等）、廣告、海報、宣傳手冊、DV宣傳片、掛歷、營銷促銷品等。勞保清潔及宿舍用

2、品:手套、口罩、垃圾桶、垃圾袋、抹布、掃把、拖把、膠桶、床上用品、床、窗簾、柜子、工作服等公共設施類:水龍頭、水管、照明燈、電線、門、窗、玻璃、設施維護等招待類：水果、零食、煙、酒、礦泉水、果盤、茶杯、茶、禮品等技術檢測類：容器、工具、儀器儀表、試劑、藥品等生產維護類：生產機器零配件、五金工具等食堂物資：鍋、碗、瓢、盆、油、調味劑、米、面、粉、菜、煤球、煤氣等保險類：社會保險、意外傷害險、財險。不相容職務請購與審批。請購人員不能同時負責審批。供應商的選擇與審批。選擇供應商的人員不能同時負責審批。采購合同的擬訂、審核與審批。合同擬定、審核、審批等工作應由不同的人員負責。采購、驗收與記錄。采購、驗

3、收與會計記錄等工作應由不同的人員擔任，以保證采購數量的真實性和采購價格、質量的合規性、采購記錄和會計核算的正確性。付款的申請、審批與執行。付款的申請人、審批人與執行人職務應當分離，避免因付款方式不恰當、執行有偏差，導致企業資金損失或信用受損。第2章后勤采購組織后勤采購工作小組后勤采購工作小組機構公司設立后勤采購工作小組，由各部門各派一人組成，組長由總經理任命。后勤采購工作小組不設專職，所有組員均為兼職。后勤采購工作小組職責各部門職責行政內勤（兼任計劃管理員）、采購員及倉庫保管員等崗位。各公司行政部下設食堂組，食堂采購員實施物資采購，食堂組長負責食堂物資的驗收和管理。需求部門負責填制采購申請，并

4、參與供應商甄選過程。財務部門負責采購的監督、預算控制、報賬審核及付款。倉庫保管員負責采購物資的驗收、存儲與發放。公司分設后勤物資倉庫、生產機器零配件倉庫、技術檢測物資倉庫，分別由行政部門、生產部門、技術質量部門安排相應倉庫和保管員進行物資管理。食堂物資放廚房存儲，不單獨設立倉庫，由食堂組長兼任保管員，負責食堂物資管理。各部門各司其職，相互銜接的同時形成相互制衡機制。第3章采購備用金管理備用金公司采購采取備用金制，行政部門采購員備用金額度為3000元，食堂采購員備用金額度為5000元。備用金采取借款方式，由采購員填寫借款單，經部門主管、財務主管及總經理審批后，交會計開具現金付款憑證，由出納支付現

5、金，賬面掛采購員個人往來。采購員可在現金交易范圍內動用備用金進行采購。備用金如不足以支付采購款，可按借款審批程序臨時借支現金。報賬后再沖抵借支，并按額度補足備用金。備用金一年一清，每年12月份還清備用金借款，次年1月再重新借支備用金。現金交易范圍千元以下的零星采購；供應商要求現金交易；緊急采購且不能及時辦理銀行支付手續；除以上情況外，一律不得進行現金交易，均通過財務轉賬付款。第4章采購實施辦公、宣傳印制、勞保清潔及宿舍用品、公共設施類物資的采購采購申請信息。如難以描述物資特征的，應提供樣品；宣傳印制品應提供設計樣稿。采購計劃對于無法于需用日期內辦妥的采購申請，行政部門應及時通知請購部門。采購計

6、劃應同時報送財務部門，以便于公司資金的安排。未列入采購計劃內的物資不得采購。如確屬臨時性急需物資，應填寫緊急采購申請表，經部門主管審批及公司行政主管核準后才能列入采購范圍，單件500元以上的物資要經總經理審批。供應商及采購方式選擇可采用招標方式采購；可采用定點采購方式；填制供應商詢價表，經行政主管及總經理審批后擇優選購，如公共設施維護等物資。合同的簽訂與撤銷購買驗收入庫物資應有需求部門協助驗收，查驗樣式是否符合定制要求。驗收過程中，如發現異常，應向采購員提出質疑或向上級主管匯報。報賬付款供應商詢價表、費用分攤表，已現金支付的應提供收據，簽訂了合同的應提供合同。各類單據要齊全且相互吻合，并有符合

7、程序的審批記錄。物資管理招待類物資采購采購申請購買報賬付款生產維護類、技術檢測類物資采購采購申請信息。4無法于需用日期內辦妥的采購申請，行政部門應及時通知需求部門。5需求部門未申請的物資不得采購。如確屬臨時性急需物資，應填寫緊急采購申請表，經部門主管審批及公司行政主管核準后才能列入采購范圍，采購金額500元以上的物資要經總經理審批。供應商及采購方式選擇填制供應商詢價表，經行政主管及總經理審批后擇優選購。合同的簽訂與撤銷參見購買驗收入庫報賬付款物資管理食堂物資采購采購計劃購買供應商，通過定點獲得長期供應低價優惠和免費配送待遇，同時也要勤跑、勤問以了解市場行情，精打細算，及時購進質優價廉的新鮮疏菜

8、和肉類食品。驗收報賬付款能源采購水、電財務部門進行會計處理，未托收的則交出納進行銀行轉賬付款。天然氣煤生產部門在每月25日前提出下月燃煤采購申請，經部門主管和總經理批準后交行政部門。采購申請量應根據月定額耗用量、上月庫存、安全庫存量等數據來確定，采購數量能保證正常耗用即可。遇燃煤價格波動較大時，可適當形成較高庫存。行政部門對生產部門提交的采購申請進行審核，檢查申購數量是否合理、審批流程是否完成，審核無誤后交采購員進行采購。填制供應商詢價表，經行政主管及總經理審批后擇優選購。詢價應由后勤物資采購小組安排人員與采購員共同參與。采購員應跟蹤燃煤供應過程。供方貨物到達時，司機將供貨清單交給采購員，采購

9、員開具信息通知單，分別通知磅房和生產部門。信息通知單上需注明物資名稱及重量。磅房收到信息通知單，對燃煤毛重(含車皮和燃煤)進行稱量，登記稱重記錄臺賬。待汽車卸貨后，再稱車皮重，計算出燃煤凈重(毛重減車皮重)，并開具汽車衡稱重記錄單。凈重如與運貨司機提供的數據有較大差異，應及時通知采購員與供應商溝通。汽車衡稱重記錄單上應列明物資名稱、毛重、皮重、凈重、車號等信息，并經司磅員和司機簽字確認。稱量完畢，司磅員將汽車衡稱重記錄單交給倉庫保管員。在卸貨之前，技術質量部安排人員檢驗燃煤質量，通過技術檢測或燃燒時間檢查燃煤發熱量，具體檢驗方法由技術質量部門確定，檢驗不合格的不得接收。檢驗合格后，生產部門安排

10、燃煤存放地點，并由生產機器零配件倉庫保管員開具入庫單，注明入庫數量及檢驗結果，檢驗人員和保管員在入庫單上簽字確認。燃煤入庫后，保管員將單據整理成財務記賬組和采購付款組兩組，并將兩組單據交給行政部門。財務記賬組單據包括：供方供貨清單、信息通知單、汽車衡稱重記錄單(財務聯)、入庫單(財務聯)。采購付款組單據包括：信息通知單、汽車衡稱重記錄單(采購付款聯)、入庫單(采購付款聯)。行政部門按合同約定的結算方式確定價格、數量及結算金額，在入庫單上注明并簽字確認，然后將采購申請單、財務記賬組單據與合同復印件交至財務部門。財務部門審核相關單據及合同，復核結算金額，確認無誤后進行會計入庫及供應商掛賬處理。行政

11、部門按照合同約定的時間及方式申請付款，填寫付款申請單，注明合同號、收款單位、開戶銀行、賬號、申付金額、申付事項等要素，并附上信息通知單、汽車衡稱重記錄單(采購付款聯)、入庫單(采購付款聯)、發票等票據。依次提請行政主管、財務主管及總經理審批。其中，財務部門應重點核查申付事項與供應商往來賬是否相符，附件是否齊全，相關審批程序是否履行，收款方是否與合同方、開票方保持一致，如發現疑問有權拒付。履行付款申請審批程序后，財務部門進行轉賬支付，并進行相應會計處理。生產機器零配件倉庫保管員負責燃煤的保管，建立燃煤入庫、出庫及庫存臺賬。燃煤存儲時應注意防水防火，保證燃煤干燥及安全。生產領用燃煤需登記領用記錄，

12、領用人簽字確認，保管員每月進行匯總。生產部門確定燃煤月定額消耗量，保管員按月定額消耗量填制出庫單，并匯總當月燃煤領用記錄成表作為出庫單附件。經保管員及領用人簽字，部門主管審批后交財務部門進行出庫賬務處理。財務部門每月末對燃煤庫存量進行盤點，估測庫存量以檢查燃煤耗用量是否正常。每批燃煤耗用完后，可根據月定額耗用量預計燃煤耗用天數，并與實際耗用天數比較，如兩者相差較大，應查明原因，落實責任。生產用油(1)生產部門于每月25日前提出下月采購申請，經部門主管和總經理批準后交行政部門。采購申請需注明油的品種、規格、數量等數據。采購申請量應根據月定額耗用量、上月庫存、安全庫存量等數據來確定，采購數量能保證

13、正常耗用即可。遇油供應緊張時，可適當形成較高庫存。(2)行政部門對采購申請進行審核，行政部門對生產部門提交的采購申請進行審核，檢查申購數量是否合理、審批流程是否完成，審核無誤后交采購員進行采購。(1)采購員到中石油或中石化供應點按時價采購，后勤物資采購工作小組安排人陪同采購。(2)采購員應向供方索要發票，發票上采購員及陪同采購人員應簽字確認采購事實及采購金額。(1)采購完畢后，采購員將油交給生產機器零配件倉庫保管員驗收，倉庫保管員將油過磅稱重，并按1千克=1/p油升進行換算，與發票數量進行核對，驗收無誤后開具入庫單，采購員及保管員簽字確認。(2)倉庫保管員將油存入倉庫，并登記入庫臺賬。采購員將

14、發票、采購申請單、入庫單交至行政內勤，行政內勤在一周內填好費用報銷審批單，經行政主管審批后交財務部門。財務部門對報賬事項及相關單據進行審核，審核無誤后審核人在費用報銷審批單上簽字。財務審核通過后，行政內勤提請總經理審批，審批完成即可交財務部門制證付款。生產機器零配件倉庫保管員負責備用油的保管，建立生產用油的入庫、領用及庫存臺賬。油存儲時應注意防火，保證安全。生產領用油需登記領用記錄，領用人簽字確認，保管員每月進行匯總，月底將油入庫、領用及庫存臺賬發給財務部門備查。財務部門定期或不定期盤點。生產部門應確定油的月定額消耗量，將定額落實到具體機器及軋車，并報財務部門備每月底，保管員統計每月實際消耗量

15、，與月定額消耗量對比，如兩者差異較大，應查明原因，落實責任。保險采購財產保險意外傷害險社會保險社會保險由人力資源部按照國家及公司相關政策辦理。第5章財務控制流程監控財務部門通過適當參與采購業務，對采購過程進行監控。財務部門通過對報賬事項及附件的匹配程度來判斷經濟事項發生的真實性，并通過相關單據的簽字審批記錄，檢查采購、付款、報賬等審批流程執行的完整性。實物盤點實物盤點分為全面盤點和抽樣盤點。財務部門至少每月進行一次抽樣盤點，每半年進行一次全面盤點。固定資產及低值易耗品盤點以會計賬面記錄為準，其他物資盤點以倉庫庫存臺賬為準，必要時通過物資入庫及領用記錄進行核對。盤點發現差異，應立即查找原因，無法查明原因的盤虧，在用的由使用責任人負責賠償，倉庫存儲的由保管員負責賠償。財務部門根據盤點結果相應調整會計賬目記錄。供應商往來核對對賬以財務部門為主導，至少每季度核對一次。財務部門先做好對賬單，再與行政部門進行核對（簽字），然后采用函證等方式與供應商進行核對，對供應商有異議的款項應及時查明原因，并做出相應調整。預算管控財務部門每年年初與相關部門溝通，制定全年費用預算，預算一經確定，不得隨意改動。財務部門通過預算對各部門物資耗用進行費用額度控制，各部門在預算額度內申購和領用物資，超預算的報賬需履行相應審批程序。第6章附則本辦法由集團公司財務管理委員會負責解釋及修訂，自公布之日