1、企業文書檔案整理 一、企業文書檔案 二、企業文書檔案的收集 三、企業文書檔案的整理一、企業文書檔案 （一）定義。企業在各項管理活動中形成的，對國家、社會和企業發展具有查考和利用價值的，歸檔保存的各種文件材料。 從三個方面進行理解定義1、企業檔案是企業活動整體的反映和記錄。2、企業檔案是直接記錄企業活動的一種信息材料、第一手資料、原始資料。3、企業檔案是企業文件材料有條件的轉化而來。（具有長遠考查利用價值的；文件處理完畢或告一段落，指文件在處理程序上，已經運轉完畢，而不是指文件所涉及的內容辦理完畢。）一、企業文書檔案（二）構成。主要指企業在黨群管理、行政管理、生產管理和經營管理中形成的各種文件材

2、料。二、企業文書檔案的收集（一）收集范圍。（二）收集中的注意事項。（一）收集范圍。1、經營管理類。2、生產管理類。3、行政管理類。4、黨群管理類。二、企業文書檔案的收集二、企業文書檔案的收集（一）收集范圍。 1、 經營管理類（10小項）。經營決策：企業經營決策、發展規劃、改革轉制文件，董事會、監事會、股東會構成、變更及有關會議文件，經理責任制、任期目標文件；生產經營計劃：企業生產經營計劃、總結報告、計劃任務書，生產技術、經濟指標完成情況分析； 統計工作：統計制度、規定等，生產、技術、經濟統計報表，綜合性報表及分析材料，工業普查報表；二、企業文書檔案的收集（一）收集范圍。 1、 經營管理類（10

3、小項）。財務管理：財務管理制度、規定等，計劃總結，固定資產管理文件，生產財務、成本核算、稅務方面材料，資金、價格、會計管理材料；資產管理：房地產權屬證明、租賃協議等，對外投資規劃、決策、財務報告、股權管理文件，國有資產管理、登記、統計、核算文件，企業產權變動、清產核資、資產處置文件，多種經營管理文件，境外項目管理文件； 二、企業文書檔案的收集（一）收集范圍。 1、 經營管理類（10小項）。物資管理：物資分配計劃，重要物資、辦公設備采購計劃、審批手續、招投標、物資保管文件，機動車調撥、保險及事故處理文件，倉庫管理制度、臺帳、統計報表，有關企業住房承租、購置、分配、出售文件； 產品銷售：營銷組織、

4、網絡建設文件，銷售計劃、宣傳、總結文件，銷售合同、協議，市場分析、用戶調查、售后服務材料，銷售報表；二、企業文書檔案的收集（一）收集范圍。 1、 經營管理類（10小項）。合同管理：商務合同正本及補充件，客房資信調查材料； 信用管理：企業認證、達標文件，企業形象宣傳、展會文件，有關企業資質、信譽方面材料；知識產權管理：企業標識、商標，專利、商標及其他知識產權方面的申報、證明材料。二、企業文書檔案的收集（一）收集范圍。 2、 生產管理類（9小項）。生產調度：生產調度計劃、總結報告、會議記錄，作業計劃編制、執行及調度情況，生產調度職責、制度、規程；質量管理：質量管理措施、總結、制度、辦法等，產品質量

5、檢測、化驗、試驗材料，質量事故分析、處理文件，質量認證、檢查、評比材料，質量體系運行及管理文件，產品創優獲獎材料；二、企業文書檔案的收集（一）收集范圍。 2、 生產管理類（9小項）。能源管理：能源管理規定、計劃、總結、統計報表等，能源消耗定額管理文件，節能方案、措施等；安全生產：安全技術管理規定、通報、總結、會議紀要、統計報表等，事故報告、調查及處理材料，安全教育、安全生產、消防方面材料； 二、企業文書檔案的收集（一）收集范圍。 2、 生產管理類（9小項）?？萍脊芾恚嚎萍及l展規劃、總結等，技術革新、合理化建議，新產品開發、科技成果管理、技術引進文件，學術論文、考察報告等；環境保護：環境保護規劃

6、、計劃、總結，制度、辦法，環保監測、分析材料，環評報告、防污措施，統計報表；計量工作：計量工作計劃、總結、管理規定、統計報表，計量設備、儀器資料及檢查記錄等；二、企業文書檔案的收集（一）收集范圍。 2、 生產管理類（9小項）。標準化工作：標準化管理規劃、制度辦法、計劃總結，生產技術規范、標準，企業工作標準、管理標準；檔案和信息工作：檔案工作、信息工作計劃、總結、規劃、規定、統計報表，檔案移交、銷毀清冊，檔案開發利用成果材料，信息管理文件，圖書、資料工作文件。 二、企業文書檔案的收集（一）收集范圍。 3、 行政管理類（7小項）。行政事務：上級下發應執行的文件，上級領導視察的題詞、指示、講話等，行

7、政工作計劃、總結、辦公會議記錄、紀要，行政決定、通報等，企業設立、關、停、并、轉、更名、啟用印信文件，企業文秘、機要、保密、信訪、綜治等方面文件，企業大事記、組織沿革、信息動態等； 二、企業文書檔案的收集（一）收集范圍。 3、 行政管理類（7小項）。安全保衛工作：上級有關安保工作文件，企業安保計劃、總結、報告、報表等，安保、民兵機構設置、干部任免文件，災害防范、交通管理文件，重大事故調查、處理文件；法律事務：法律事務管理、協調文件，法院訴訟、仲裁文件，案件、糾紛及公證事務文件；二、企業文書檔案的收集（一）收集范圍。 3、 行政管理類（7小項）。審計稽查工作：上級有關審計工作文件，審計意見、報告

8、，審計工作記錄、紀要、報告、總結、調查材料，專項審計材料；勞動人事與人力資源管理：上級有關人事勞資文件，企業人事勞資制度、規定、計劃、總結、報表等，企業內設機構、人員編制文件，職工名冊，干部職工任免、招聘、升降、獎懲、考核、評聘、調動等文件，職工勞保衛生、計劃生育、社保、醫療、工傷保險、住房公積金文件，勞動合同管理、勞資糾紛、仲裁方面的文件；二、企業文書檔案的收集（一）收集范圍。 3、 行政管理類（7小項）。教育培訓工作：上級有關教育培訓文件，企業教育培訓計劃、總結、報告、報表、制度等；外事工作：外事協議、備忘錄等，出訪審批、考察報告等文件。 二、企業文書檔案的收集（一）收集范圍。 4、 黨群

9、管理類（7小項）。黨務工作：黨代會、支部會文件，黨務工作制度、辦法計劃、總結、報告、調研材料、大事記、工作簡報等，上級有關黨務工作文件；組織工作：組織工作制度，黨員考察、考核、任免、政審、入黨、轉正、轉入轉出等方面材料，黨群機構設置、調整、人員編制文件，黨費收支、組織關系介紹信存根；二、企業文書檔案的收集（一）收集范圍。 4、 黨群管理類（7小項）。宣傳統戰工作：宣傳統戰工作計劃、總結、報告、調研材料、會議紀要、活動記錄、統計登記材料等，企業出版物、媒體報道材料，有關企業文化建設文件；紀檢與監察工作：紀檢監察工作規定、決定、通報、會議紀要、記錄、總結、報告、統計報表等，違紀案件調查處理材料；

10、二、企業文書檔案的收集（一）收集范圍。 4、 黨群管理類（7小項）。工會工作：工會工作規章制度、總結報告、會議記錄、統計報表等，職代會文件，會員名冊，民主管理、勞動競賽、表彰先進、勞保福利、職工維權文件，女工、文體方面文件，會費財務管理文件；共青團工作：共青團工作規章制度、總結報告、統計報表等，團代會文件，團員、團組織管理文件，團費收據、組織關系介紹信存根；民間團體工作：企業專業學會、協會群團活動文件。 二、企業文書檔案的收集（二）收集中的注意事項。1、本單位形成的文件材料是收集的重點。2、既要注意收集紙質文件材料，還要注意收集其它載體的文件材料。 3、要保證文件材料的齊全完整。4、確保零散文

11、件和帳外文件的收集。5、避免文件的重復收集。三、企業文書檔案的整理（一）如何確定“件”。（二）歸檔文件的裝訂。（三）歸檔文件的分類。（四）歸檔文件的排列。（五）歸檔文件的編號。（六）編制歸檔文件目錄。（七）歸檔文件的裝盒。三、企業文書檔案的整理（一）如何確定“件”。 1、文件的正本與不同稿本。 2、正文與附件。 3、正文與文件處理單等。 4、原件與復制件。 5、轉發文與被轉發文。 6、報表、名冊、圖冊等。 7、來文與復文。 三、企業文書檔案的整理（二）歸檔文件的裝訂。 1、文件的修整。（1）對破損的文件進行修裱。（2）對字跡模糊或易退變的文件進行復制。 （3）超大紙張的折疊。 （4）去除易銹易

12、腐蝕的金屬物 。三、企業文書檔案的整理（二）歸檔文件的裝訂。 2、文件的裝訂。 （1）對文件進行排列。（2）裝訂方法。三、企業文書檔案的整理（三）歸檔文件的分類。 1、年度分類法。 如何判定文件日期？（1）涉及多個日期的文件。（2）跨年度形成的文件。 （3）幾份文件作為一件時的日期。 （4）沒有標注日期的文件。 三、企業文書檔案的整理2、機構（問題）分類法。 （1）機構分類法就是根據文書處理階段,形成和處理文件的承辦單位對歸檔文件進行分類。 （2）問題分類法就是按照文件內容所說明和反映的問題對歸檔文件分類。 3、保管期限分類法，就是根據劃定的不同保管期限對歸檔文件進行分類。企業檔案工作規范對企

13、業各類歸檔文件的保管期限做了明確規定，除會計業務類外一般定為永久、30年和10年。具體劃分可參照企業文件歸檔基本范圍與保管期限表表A.1表A.4。三、企業文書檔案的整理三、企業文書檔案的整理 4、復式分類法。 （1）保管期限年度分類法。2019年2019年2019年永久2019年2019年2019年定期30年2019年2019年2019年定期10年三、企業文書檔案的整理（2）年度保管期限機構（問題）分類法。 永久辦公室、宣傳科、教育科 2019年 定期30年辦公室、宣傳科、教育科 定期10年辦公室、宣傳科、教育科三、企業文書檔案的整理（四）歸檔文件的排列。1、排列原則。 一般堅持事由原則，即同

14、一事由的相關文件應當排列在一起。2、排列方法。（1）按文件形成時間的先后順序。 （2）按文件事由的重要程序。（3）按事由所具有的共同屬性。（4）按成套性文件的特點。 三、企業文書檔案的整理（五）歸檔文件的編號。1、加蓋歸檔章。 全宗號保管期限室編件號館編件號年度機構（問題）頁數盒號三、企業文書檔案的整理2、歸檔章的填寫。（1）全宗號：按企業設定的代碼填寫。（2）年度：以4位阿拉伯數字表示。（3）件號：檔案室填寫室編件號，即文件的流水號。一般為保管期限下年度內小流水。2019年 1、2、3、4、5、6、7永久2019年 1、2、3、4、5、6、72019年 1、2、3、4、5、6、7三、企業文書

15、檔案的整理（4）機構（問題）：選擇項，可填可不填。（5）保管期限：填寫永久、30年、10年。（6）頁數：填寫每份文件的總頁數。文件中有圖文的頁面為一頁，空白頁不計。前面所提到的兩件或多件作為一件裝訂的文件，其頁數為各件頁數之和。三、企業文書檔案的整理（7）盒號：按照檔案排架順序填寫，一般為保管期限下大流水。 永久 1、2、3、4、5、6、7 定期30年 1、2、3、4、5、6、7 定期10年 1、2、3、4、5、6、788永久162019935三、企業文書檔案的整理（六）編制歸檔文件目錄。 全宗號歸檔年度保管期限盒號件號責任者文號文件題名文件形成時間頁數密級備注歸檔文件目錄 三、企業文書檔案的

16、整理1、全宗號、歸檔年度、保管期限、盒號、件號、頁數，按照歸檔章填寫。 2、責任者：文件的發文機關或署名者。3、文號：文件的發文字號，照實抄寫。4、題名：文件標題，沒有題名或題名含義不清的，要重新擬寫，并用“ ”括住。5、文件形成時間：文件落款日期，以8位阿拉伯數字表示。三、企業文書檔案的整理6、密級：按文件秘密等級填寫。7、備注：填寫文件需要補充說明的情況。全宗號歸檔年度保管期限盒號件號責任者文號文件題名文件形成時間頁數密級備注882019永久3516中共秦皇島市委辦公室；秦皇島市人民政府辦公室秦辦字201918號關于認真貫徹落實 中共河北省委辦公廳、河北省人民政府辦公廳關于加強檔案工作的意見 精神的通知201903059三、企業文書檔案的整理 （七）歸檔文件的裝盒。 1、裝盒要求。 歸檔文件應嚴格按照件號的先后順序裝入檔案盒。 不同大類的歸檔文件不應放入同一盒內。 不同形成年度的歸檔文件不應放入同一盒內。 不同保管期限的歸檔文件不能放入同一盒內。 三、企業文書檔案的整理2、填寫備考表。備考表內容包括盒內文件情況說明、整理人、檢查人和日期。盒內文件情況說明，應注明文件收集的齊全完整程度、文件本身的狀況（