1、會計總賬子系統講師： 易飛ERP作業1自動分錄子系統這個系統和會計總賬的關聯非常重要。只要是和存貨異動相關的單據，包括進貨單、銷貨單、領料單、生產入庫單等等；以及和賬款有關的收款、付款等，都可以通過“自動分錄子系統”自動生成分錄底稿并拋轉成會計憑證。2票據資金子系統在“票據資金子系統”里，可以將票據系統里的應收票據、兌現狀況，自動產生到“會計總賬子系統”中。同時，應付票據的開票、兌現等狀況也可以自動產生憑證。3設備資產子系統在“設備資產子系統”里，可以將設備資產折舊，或變動數據，包括：設備資產的新購、改良、重估、報廢、出售、調整等交易狀況，產生會計憑證到“會計總賬子系統”。系統作用 記載企業在

2、營運過程中的所有交易活動，同時也正確反應企業的財務狀況和經營成果，并且可以提供正確的會計記錄及財務報表。可以將過去人工處理的會計作業用計算機來取代，借著計算機大量儲存、快速運算以及整批打印的優點，可以節省人力。日常繁瑣的作業導入計算機后，可以通過系統來產生財務報表，進而提高工作效率，同時又能借此來重新檢查企業的流程，讓企業內的會計制度更健全。1.提供符合國家標準會計核算軟件數據接口，并支持多賬套管理。2.支持表結法和賬結法，兩種會計期末本年利潤結轉的方式。3.可以進行多級核算項目管理，可以實現核算項目的多層級管理。5.提供了預算管理的功能。6.系統能提供月份、部門、年度對比等各式利潤表。7.可

3、以做部門管理。如果企業劃分了利潤中心或者成本中心，只要在憑證上區分部門，后續就可以按照部門來個別分析損益狀況。8.提供報表格式的設定作業及打印作業，對于系統沒有提供的報表您可以按照工作需要，自己來設定報表的格式內容。9.提供了現金流量表，可以幫助您更好的分析及預測企業的經營狀況。系統特色成功集團準備在2009年1月“會計總賬子系統”正式上線使用，在正式啟用之前財務人員需要進行基礎設置于期初開賬。基礎設置和期初開賬過程中，需要執行的程序及其對應的操作目的，如圖1234設置財務參數期初開賬會計總賬子系統設置會計參數設置會計期間錄入會計科目搜集資料決定上線日期搜集會計科目期末余額基礎數據設定輸入期初

4、開賬余額作業重點：“會計總賬子系統”要在2009年1月上線，要將2008年12月月底的會計科目期末余額導入系統。系統提供了“期初開賬”作業，所以會計現行年月可直接設定為2009-01。1.設定參數、決定上線日期2.搜集2008年12月31的會計科目期末余額可用如下格式收集余額數據會計會計會計科目科目名稱方向余額幣種3.基本數據的規劃與輸入設置會計參數設置會計期間錄入會計科目（1）設置會計參數作業重點：最先要確認財務結轉方式，一經設定，不建議更改。本期損益科目，當月結時將計算出的本期損益金額（收入減費用）結轉至本科目；上期損益科目，則是為了年結時將本年度本期損益金額結轉至本科目。（2）設置會計期

5、間作業重點：開賬前或新年度開始前必須先完成會計期間的設定。總賬里面設計到的日期都必須存在于會計期間哦（3）錄入會計科目作業重點：開賬前需先完成會計科目的規劃及輸入。請參照國家頒布的會計準則和標準。（4）錄入科目/部門限制作業重點：會計科目做了部門管理的，可在此限定會計科目使用時所能輸入的部門。截止限定部門編號輸入“zzzzzz”表示此會計科目不做部門輸入的限制。4.輸入期初開賬數據作業重點：作業一開啟，自動帶出所有會計科目信息，并進入編輯狀態。開賬年期，輸入2008-12。幣種，顯示“錄入幣種匯率”中設置的所有幣種。匯率，顯示“錄入幣種匯率”中幣種對應的匯率。將收集好的數據輸入在“期初余額原幣

6、”字段中。注：只有末級科目可以輸入，統馭科目自動由其下末級科目金額加總顯示。輸入完畢后，單擊“保存”按鈕保存。根據已經收集好的各科目余額數據，逐項輸入到“期初開賬”作業中。保存完畢后，單擊“試算平衡”按鈕，檢查輸入結果。試算結果平衡，數據輸入正確，然后單擊“結束開賬”按鈕，開賬數據正式寫入賬檔。開賬完畢。注：結束開賬后如需修改，可使用“取消結束”按鈕。系統作用 通常，企業每年都要確定經營策略及目標。然后經過部門溝通、協調，最后落實到每個科目的預算。進行預算管理，可以體現未來一年或數年的經營目標，并加以合理的目標分配管理，還可以比較預算與實際的差異，以預測企業未來的現金流量與利潤。 易飛系統中的

7、預算管理，是從會計科目的角度出發，進行管控的。以會計憑證上會計科目發生的金額多少，與會計科目制定的預算金額比較，來認定實際執行的結果。預算管理預算流程圖預算建立錄入預算名稱錄入科目/部門預算匯總部門預算預算控制錄入會計憑證預算分析實際與預算對比財務報表部門實際與預算對比損益表預算變更預算挪用預算追加成功集團要制定2009年辦公費用（會計科目550103）的預算。需要控制預算的部門有總經理室、業務部、采購部和財務部。預算建立（1）設置會計參數作業重點：在設置會計參數中啟用預算管理，之后可選擇預算超限管理，可根據管控的嚴格程度選擇。1.基礎資料設置（2）錄入會計科目作業重點：1.“550103辦公

8、費”需設置為預算管理。2.若只做公司預算，則不需要作部門管理。若預算需要管理到部門，則會計科目需要做部門核算管理。（3）錄入科目/部門限制作業重點：哪些部門需要做辦公費用的預算管理，在“錄入科目/部門限制”中設置。換個角度說，做預算的部門，需要在部門限定范圍內。（4）錄入預算名稱作業重點：哪些部門需要做辦公費用的預算管理，在“錄入科目/部門限制”中設置。換個角度說，做預算的部門，需要在部門限定范圍內。（1）設置會計參數2.輸入各部門預算金額123456作業重點1.新增，選擇預算編號，在“會計年度”中輸入預算年份，輸入或開窗選擇預算會計科目，科目余額類型會根據所選科目顯示。2.預算種類，根據所作

9、預算的范圍選擇，本業務情景中，需要選擇“部門”。3.當“預算種類”選擇“部門”時，才可輸入要做預算的“部門編號”。4.年度預算，輸入部門整年的預算額度。追加金額、挪用金額會根據單身的“追加金額”和“挪用金額”加總顯示。可用預算，也是由單身“可用預算”加總顯示。5.可用預算依據，選擇“年”，以單頭“年度可用預算”作為是否超預算的判斷依據；選擇“期”，則以單身 “每期可用預算”作為是否超預算的判斷依據。預算超限管理，分為三種：不控制、提示警告、和禁止業務發生。6.當單頭輸入完畢，鼠標移到單身，單擊，程序會自動根據年度預算金額，平均分配各期預算金額，并產生十二期的數據。 當各部門的預算都分別輸入完畢

10、后，可通過“匯總各部門預算”作業來匯總，直接可以得到公司級的預算，無需再手工輸入。 從作業菜單執行“會計總賬子系統”|“預算管理”|“匯總各部門預算”作業，進入該作業界面。3.匯總各部門預算作業重點：根據需要匯總的預算輸入條件。單擊“直接處理”。處理完畢后，自動生成“全公司”類別的預算記錄。可回到“錄入科目/部門預算”中查看結果。成功集團業務部4月預算不足，經批準后，再增加預算500元。預算變更 從系統主界面執行“會計總賬子系統”|“預算追加”作業，進入該作業界面。作業重點：會計年度、期間，輸入預算追加的準確月份。單據審核后，預算追加即生效。輸入追加預算查看科目/部門預算，確認挪用成功 系統中

11、，對于預算超限的管理，分為三種：“N.不控制”，“W.提示警告”，和“Y.禁止業務發生”。如果選擇“提示警告”的管理方式，那么在審核會計憑證時，如果遇到預算超限的情況，系統會有警告信息提示。預算控制與分析 如果選擇“禁止業務發生”，那么在審核會計憑證時，遇到預算超限的情況，系統會有錯誤提示，且這張憑證不能審核。 對預算進行報表分析，可以做預算的事后控制。對公司預算或部門預算的分析可以分別通過“實際與預算對比財務報表”和“部門實際與預算對比損益表”來實現。1.實際與預算對比財務報表2.部門實際與預算對比損益表成功集團會計現行年月為2009-01。1月10日賒購商品5000元。會計憑證建立1.錄入

12、會計憑證 從主系統界面執行“會計總賬子系統”|“錄入會計憑證”作業，進入該作業界面，單擊“新增”按鈕，輸入憑證信息。123作業重點1.可開窗選取或手動輸入憑證單別及日期。2.序號，程序自動產生，按照0010、0020、0030依次類推。摘要，第一筆需手工輸入，或通過F2鍵開窗選擇常用語。第二、第三筆的摘要可通過F3鍵（選擇復制）或F4鍵（復制上一筆）來輸入。會計科目，可直接手工輸入，也可開窗選擇。如果會計科目做了核算項目，程序還會自動彈出窗口讓錄入者輸入核算項目。借方金額、貸方金額，根據實際情況在借方或貸方輸入金額數量。3.輸入完畢后，保存，審核后會計憑證正式生效。2.常用憑證（1）錄入常用憑

13、證可將常用的憑證做成樣板，后續可直接復制成新的憑證，減少輸入數據的時間。常用憑證輸入有兩種方式：A錄入常用憑證從作業菜單執行“會計總賬子系統”|“憑證處理”|“錄入常用憑證”作業，進入該作業界面。B復制現有會計憑證A.錄入常用憑證12345作業重點1.憑證種類，有轉賬憑證、現收憑證和現支憑證。 憑證編號，可以輸入6位數字，用于常用憑證的編號。2.生效日期和失效日期，設定了常用憑證的生效時間區間。3.復制單別，這里設置的是將來復制時，產生的正式憑證單別。4.分類碼，可以將常用憑證進行分類，后續執行復制作業時可用這個 字段做篩選條件。 例如：固定資產類、發薪憑證、領退料等。空白，表示不分類。5.在

14、單身，我們可以像錄入會計憑證一樣，輸入借貸方會計科目和金 額等信息。B.復制現有會計憑證12作業重點：1.在“錄入會計憑證”作業中，查詢到要復制的憑證，單擊工具欄上的按鈕，然后從中選擇“生成常用憑證”。2.在此窗口可以輸入“憑證編號”，常用憑證的“生效日期”和“失效日期”等等信息。最后單擊“確定”，就可以自動生成常用憑證了。（2）復制常用憑證將已有的常用憑證復制成正式的會計憑證。常用憑證的復制有兩種方式：整批復制和單筆復制。A整批復制從作業菜單執行“會計總賬子系統”|“憑證處理”|“復制常用憑證”作業，進入該作業界面。B單筆復制A.整批復制作業重點：在“復制常用憑證”作業界面上進行條件的設置，

15、直接處理完畢后，會將所有符合條件的常用憑證自動生成對應的會計憑證。B.單筆復制1作業重點：1.進入“新增”狀態，單擊工具欄上的按鈕，然后從中選擇“調用常用憑證”。2.在新窗口中輸入要調用的常用憑證信息。單擊“確定”，會計憑證信息自動帶入，確認無誤后，保存即可。23.打印會計憑證從作業菜單執行“會計總賬子系統”|“憑證處理”|“打印會計憑證”作業，進入該作業界面進行條件設置，然后單擊“預覽”。打印預覽結果憑證過賬 將已審核的會計憑證數據寫入賬檔中，以便后續會計報表、會計月結時使用。 憑證過賬方式有二種：單筆過賬和整批過賬。1.憑證過賬1.單筆過賬：就當前操作的憑證執行過賬。作業重點：單張會計憑證

16、審核后，就可以用“憑證單筆過賬/還原”按鈕將憑證過賬或還原。場景：會計人員錄入了一張會計憑證，并需要做過賬處理。2.整批過賬：將多張會計憑證一次完成過賬處理。123場景：成功集團現要將1月份所有的會計憑證過賬。作業重點1.整批過賬前確認1月的會計憑證已經全部審核。可使用“會計總賬子系統”|“憑證處理”|“會計憑證明細表”作業，查看01-01至01-31，是否存在未審核的憑證。2.選擇憑證日期，輸入起2009-01-01止2009-01-31。3.單擊 ，憑證日期符合設置區間，并且已經審核的會計憑證就會自動顯示出來。4.單擊“直接處理”，選擇憑證自動過賬。2.憑證過賬還原作業重點：操作方法和“整

17、批過賬”作業相同。注：已過賬憑證無法撤銷審核和修改。如需修改，可將憑證先過賬還原。憑證修改后保存、審核，再執行“整批過賬”，重新寫入賬檔。將已過賬的會計憑證還原到未過賬狀態。月結流程憑證過賬會計月結匯兌損益結轉自動轉賬期間損益結轉賬結法月結當所有的憑證過賬之后，在執行“會計月結”作業之前，可以通過“自動轉賬”作業來完成一些費用的結轉或分攤；如果系統除了本位幣還有外幣交易的話，還需再執行“匯兌損益結轉”。表結法，在匯兌損益結轉之后，即可進行會計月結。如果采用的是賬結法，在匯兌損益結轉之后，還需進行期間損益的結轉。最后，再做會計月結。每月底需將制造費用全部轉入生產成本科目。自動轉賬可以完成“費用分

18、配”，如工資分配；“費用分攤”，如制造費用；“稅金計算”，如增值稅；“提取各項費用”，如提取福利費等的結轉。1.自動轉賬自動轉賬設置123445作業重點1.手工輸入轉賬編號，轉賬名稱。2.轉賬類型選擇“1.一般”，然后選擇好憑證單別。3.單身選擇要參與自動轉賬的會計科目。4.根據實際轉入轉出的情況設置借貸方向和轉賬方式及比率。 轉賬方式：轉入、按比例轉出余額、按比例轉出借方發生 額、按比例轉出貸方發生額、按公式轉出。前4種，直接抓取對應的賬冊金額計算。按公式轉出，則需在“公式”字段中自定義公式，然后根據公式計算抓取金額。5.各種核算項目，如客戶、供應商、部門、人員等也可以設置，這樣也能完成核算

19、項目間的轉賬。自動轉賬作業重點：輸入轉賬年期、憑證日期，選擇此次轉賬的方式列表后，單擊直接處理，自動轉賬完成。可以根據結轉設置自動生成期間損益憑證和匯兌損益結轉憑證。2.損益結轉（1）匯兌損益結轉基礎設置設置會計參數作業重點：會計總賬子系統中要進行調匯，此處必須設置。成功集團1月31日，將要對外幣業務的匯兌損益做調整和結轉。錄入幣種匯率作業重點：將要調整的匯率填寫在當月的“調整匯率”字段中，后續調匯時使用的匯率就會根據生效日期從中抓取相應的調整匯率。匯兌損益結轉設置作業重點：自動顯示所有“外幣核算”的會計科目。不可新增、刪除，只能修改。在修改狀態下，可以選擇哪些科目需要參與調匯。匯兌損益結轉1

20、234526作業重點1.轉賬類型選擇“匯兌損益結轉”。2.轉賬年期，默認會計現行年月。憑證日期，默認現行會計年月的最后一天。3.憑證單別，默認“設置會計參數”中設置的調匯單別。4.選擇幣種，可以選擇需要調匯的外幣幣種。空白表示全部外幣都需調整。5.摘要，根據“匯兌損益結轉”的選擇自動顯示“期末匯兌損益結轉”。6.單擊“下一步”時，程序會檢查以下內容： A.“匯兌損益結轉設置”中有需要損益結轉的科目。 B.現行會計年月是否有未過賬憑證。789作業重點：7.匯兌損益入賬科目，默認顯示“設置會計參數”中設置的科目。8.顯示的科目信息是“匯兌損益結轉設置”中設置需要做調匯的科目。9.單擊“直接處理”，

21、自動產生調匯會計憑證。（2）期間損益結轉基礎設置設置會計參數作業重點：賬結法，每月月末，均需編制結轉憑證，將賬上結算出的各損益類科目余額，轉入“本年利潤”科目。各月均可通過“本年利潤”科目，提供當月及本年累計的利潤或虧損額。使用賬結法，必須設置“結轉單別”。成功集團1月31日，要對期間損益進行結轉。期間損益結轉設置作業重點：自動顯示“資產損益類”為損益的會計科目。不可新增、刪除，只能修改。在修改狀態下，可以指定哪些會計科目要參與結轉。并可以統一指定本年利潤科目。所有損益類科目，都結轉到指定本年利潤科目。期間損益結轉12435作業重點1.轉賬類型選擇“期間損益結轉”。2.憑證單別，只能使用結轉類憑證,且此單別不同于“設置會計參數”中的“結轉單別”。3.按科目余額方向反向結轉，損益會計科目生成結轉憑證時借貸余額的借、貸反向。4.摘要，選擇“期間損益結轉”時默認顯示期間損益結轉。5.單擊“下一步”，自動顯示需參加期間損益結轉并且本期有異動的會計科目和金額。6作業重點：6.“直接處理”，自動生成期