1、華為時間管理法 方芳 編寫目錄緒緒 論論第一章：自省法則第一章：自省法則分析時間的使用方式分析時間的使用方式第二章：目標法則第二章：目標法則用用SMART標準提高效率標準提高效率第三章：方圓法則第三章：方圓法則一切按規則做事一切按規則做事目錄第四章：四象限法則第四章：四象限法則在正確的時間做正確的事在正確的時間做正確的事第五章：精簡法則第五章：精簡法則優化工作流程和細節優化工作流程和細節第六章：韻律法則第六章：韻律法則讓每一分鐘都有價值讓每一分鐘都有價值第七章：第七章：80/20法則法則把時間用于少數重要的事把時間用于少數重要的事 緒緒 論論 課程簡介 本課程介紹了華為時間管理七大法則自省法則

2、、目標法則、方圓法則、四象限法則、精簡法則、韻律法則和80/20法則，并通過案例、經驗、技巧的介紹，對七大法則分別加以解釋，引導并幫助學員總結日常工作中在時間管理上常見的誤區，采取行之有效的處理方法。 學習目標：學習目標： 1. 學會正確的時間分配并充分有效地利用時間，在今后的工作中減少浪費時間現象。 2. 學會制定SMART的工作目標 。 3. 掌握制定有效工作計劃的方法和過程。 第一章：自省法則第一章：自省法則分析時間的使用方式分析時間的使用方式問問自己 你經常不吃早餐嗎？ 每周你不止一次把工作帶回家做嗎？ 會出現有時會很緊張，而有時又會覺閑的悶得慌嗎？ 你需要5分鐘甚至更多的時間在電腦里

3、找一份文件嗎？ 你的文具總是在你需要的時候不翼而飛嗎？ 你是否總覺得計劃趕不上變化？ 你是否覺得不受打擾，專心工作的時間越來越短了？ 你在某件工作上耗費的時間總是大于之前的預計？ “沒時間”是你的口頭禪嗎？ 你忘記了重要承諾和約會。 如果你有如果你有5 5個問題回答是肯定的！你就需要學個問題回答是肯定的！你就需要學習如何有效地進行時間管理！習如何有效地進行時間管理！案例分享：時間特性時間的獨特性供給毫無彈性：每一個人都應該去探索如何減少時間浪費，以便有效地完成既定目標，延長自己的有效生命。案例分享 時間特性假設：有一家銀行每天早上都在你的帳戶里存入￥86,400，可是每天的帳戶余額都不能結轉到

4、明天，一到結算時間銀行就會把你當日未用盡的款項全數刪除這種情況下你會怎么做？當然：每天不留分文地全數提領是最佳選擇！你可能不曉得其實我們每個人都有這樣的一個銀行，它的名字是時間(Time)每天時間銀行會為你在帳戶里自動存入86,400秒時間的獨特性無法儲蓄：時間不像其它資源那樣可以積蓄儲藏。我們都必須消費時間，所以無法節流。時間的獨特性無法取代：任何一項活動都有賴于時間的堆砌。因此，時間是無法取代的。無法失而復得：時間一旦喪失，則會永遠喪失。倘若揮霍了時間，無法象失物一樣失而復得。 令工作更輕松，更富有成效！ 增加成就感！ 更多的時間享受生活！啊！時間正啊！時間正在死亡在死亡時間供給沒有彈性時

5、間供給沒有彈性時間無法蓄積時間無法蓄積時間無法取代時間無法取代時間無法失而復得時間無法失而復得如果平均如果平均8080歲壽命歲壽命?1-20、60-80忽略不計，余40 1年為1寸 睡眠 小時 年 一日三餐 小時 年 交通 小時 年電話 小時 年看電視、上網 小時 年看報、聊天 小時 年刷牙、洗臉、洗澡 小時 年休假、白日夢 鬧情緒、身體不適小時 年 ?平均平均8080歲壽命歲壽命1-20、60-80忽略不計，余40 1年為1寸 睡眠 8小時 13.3年 26.7一日三餐 2.5小時 4.2年 22.5交通 1.5小時 2.5年 20電話 1小時 1.7年 18.3看電視、上網 3小時 5年

6、13.3看報、聊天 3小時 5年 8.3刷牙、洗臉、洗澡 1小時 1.7年 6.6休假、白日夢 鬧情緒、身體不適2小時 3.3年 3.33.3認識時間管理 時間管理時間管理 如何面對時間的流失而進行自我的管理，其如何面對時間的流失而進行自我的管理，其所持的態度是將過去做為現在改善的參考，把未所持的態度是將過去做為現在改善的參考，把未來做為現在努力的方向，立刻去運用正確的方法來做為現在努力的方向，立刻去運用正確的方法做正確的事。做正確的事。自自 律律自自 律律 Self Self DisciplinedDisciplined自自 我我 管管 理理自自 我我 管管 理理Self Self Mana

7、gedManaged自自 我我 激激 勵勵自自 我我 激激 勵勵 Self Self MotivatedMotivated 自自 我我 學學 習習自自 我我 學學 習習Self Self LearningLearning 自自 我我 完完 善善 自自 我我 完完 善善Self Self FulfilledFulfilled “ 時時 間間 管管 理理 ”時間管理的定位與價值 一起來做個小測試，看看你的時間觀念吧！個人時間觀念的測試 編號題 目是否一般1每天晚上做好第二天工作計劃每天晚上做好第二天工作計劃ABC2一覺醒來能及時起來一覺醒來能及時起來ABC3靈活利用上班途中時間靈活利用上班途中時間

8、ABC4到了單位立即投入工作到了單位立即投入工作ABC5從最重要的工作著手做起從最重要的工作著手做起ABC6必須記錄工作日程安排必須記錄工作日程安排ABC7盡量授權盡量授權ABC8希望一下子做完一項工作希望一下子做完一項工作ABC9能隨時處理的工作就隨時處理能隨時處理的工作就隨時處理ABC10同時處理幾項事務同時處理幾項事務ABC11為了盡早完成當日工作，凡事都竭盡全力為了盡早完成當日工作，凡事都竭盡全力ABC12當日的工作當日完成，籌備次日工作并做記錄當日的工作當日完成，籌備次日工作并做記錄ABC 續 表編號題 目是否一般13靈活運用節省時間的各類工具靈活運用節省時間的各類工具ABC14合理

9、安排休息時間合理安排休息時間ABC15有靈活運用時間的意識有靈活運用時間的意識ABC16不花費太多的時間讀報不花費太多的時間讀報ABC17充分利用零星時間充分利用零星時間ABC18盡量打短電話盡量打短電話ABC19希望盡快結束意義不大的會議希望盡快結束意義不大的會議ABC20盡量處理不必要的物品盡量處理不必要的物品ABC21盡早處理掉文件和信函盡早處理掉文件和信函ABC22盡早收復私人信件盡早收復私人信件ABC23所有文件的收存場所都有明確規定所有文件的收存場所都有明確規定ABC24希望盡量少寫信函文件希望盡量少寫信函文件ABC結果解釋vA偏多 您的時間觀念較強。vB偏多 您的時間觀念偏弱，有

10、待加強。vC偏多 您的中性作風過強，不隨意浪費時間，也不太在意時間。耗時因素分析1、電話11、沒有溝通或溝通不準確2、不速之客的干擾12、下屬的訓練和發展不充分3、會議（預約、沒預約）13、拖延、猶豫、做白日夢4、爭吵、發火14、不會說“不”5、缺乏目標、時間計劃、優先計劃15、做事不能善始善終6、雜亂的辦公室和辦公桌、個人的無序性16、很少交派下屬辦事7、無效率的代表、委托人17、員工不足或工作不力8、做無用的嘗試18、閑談私事過多9、同一時間，想法、嘗試過多19、缺乏自我約束10、不現實的時間期望20、缺乏協調和團隊精神 續 表 21、錯誤的傾聽31、怨天憂人22、缺少反饋32、壓力、緊張

11、23、爭議、個人問題33、不充分的工具與設備24、憂慮、恐懼、焦慮34、信息不完全或信息來的太遲25、不充分的計劃、錯誤的變更35、不充分的登記系統26、約會等待時間過長36、過多的文案工作、郵件、讀物27、記憶本身37、寵物、外界活動28、差的記憶38、不耐煩、辦事急燥、草率29、對結果行為的迷惑39、不懂該事先做的事30、疲勞、討厭40、對交派下去的工作很少檢查 使用說明 請在上述耗時因素清單中找出您在時間損失發最經常出現、最浪費時間的5個因素！1. 2.3.4.5. 浪費時間的根本原因還在于你自己！時間管理誤區 之 工作缺乏計劃1. 因過分強調“知難行易”而認為沒有必要在行動之前多做思考

12、；2. 不做計劃也能獲得實效；3. 不了解做計劃的好處；4. 計劃與事實之間極難趨于一致，故對計劃喪失信心；5. 不知如何做計劃；誤區一時間管理誤區 之 組織工作不當1. 職責權限不請，工作內容重復2. 事必躬親，親力親為3. 溝通不良4. 工作時斷時續誤區二案例分享：忙人的惡性循環案例分享 忙人的惡性循環時間管理誤區 之 時間控制不夠1. 習慣拖延時間2. 不擅處理不速之客的打擾3. 不擅處理無端電話的打擾4. 泛濫的“會議病”困擾誤區三案例分享：拖延商數測驗案例分享 拖延商數測驗請據實選擇以下每一個陳述最切合你的答案：A、非常同意 B、略表同意 C、略表不同意 D、極不同意為了避免對棘手的

13、難題采取行動，我于是尋找理由和借口。為使困難的工作能被執行，對執行者下壓力是必要的。我經常采取折衷辦法以避免或延緩不愉快的事是困難的工作。我遭遇了太多足以妨礙完成重大任務的干擾與危機。當被迫從事一項不愉快的決策時，我避免直截了當的答復。我對重要的行動計劃的追蹤工作一般不予理會。試圖令他人為管理者執行不愉快的工作。 我經常將重要工作安排在下午處理，或者攜回家里，以便在夜晚或周末處理它。案例分享 拖延商數測驗9. 我在過分疲勞（或過分緊張、或過分泄氣、或太受抑制）時，以致無法處理所面對的困難任務。 10.在著手處理一件艱難的任務之前，我喜歡清除桌上的每一個物件。 “非常同意”評4分 “略表同意”評

14、3分 “略表不同意”評2分 “極不同意”評1分 總分小于20分，表示你不是拖延者，你也許偶爾有拖延的習慣。 總分在21至30分之間，表示你有拖延的毛病，但不太嚴重。 總分多于30分，表示你或許已患上嚴重的拖延毛病。 第二章：目標法則第二章：目標法則用用SMART標準提高效率標準提高效率SMARTSMART原則原則S S-Specific -Specific 具體，不能籠統；M M-Measurable -Measurable 可度量，A A-Attainable -Attainable 可實現，指付出努力的情況下 可以實現，避免過高或過低的目標。R R-Realistic -Realistic

15、 現實性，指目標是實實在在的。T T-Time bound -Time bound 時限，完成目標的期限。制定目標目標是指你想或期望通過努力而取得的一個確切的、明確的結果。聰明的目標：具體 對以下所述具體目標進行評估。這些目標是否詳細地表明了期望達到的結果？請在適當的空格處填上記號。項目項目太籠統太籠統稍好，還不夠具體稍好，還不夠具體非常具體非常具體1a. 1a. 沖洗并清潔這輛汽車沖洗并清潔這輛汽車1b. 1b. 每周沖洗并清潔這輛汽車每周沖洗并清潔這輛汽車1c. 1c. 每周沖洗并清潔這輛汽車的里里外外每周沖洗并清潔這輛汽車的里里外外2a. 2a. 更經常地溫習學校的功課更經常地溫習學校的

16、功課2b. 2b. 每天溫習我布置的學校功課每天溫習我布置的學校功課2c. 2c. 每天至少花一小時溫習我布置的數學功課每天至少花一小時溫習我布置的數學功課3a. 3a. 減少這個部門的材料浪費減少這個部門的材料浪費3b. 3b. 減少由于變革而造成的包裝材料浪費減少由于變革而造成的包裝材料浪費4a. 4a. 減少客戶投訴的數量減少客戶投訴的數量4b. 4b. 提高客戶的滿意度提高客戶的滿意度聰明的目標：能夠衡量聰明的目標：能夠衡量 對以下所述的能夠衡量的目標進行評估，這些目標是否可計量？是否有一種比較的方法表示目標已經達到？請在適當的空格內填上記號。項目能夠衡量不能衡量1 1、對所有的客戶提

17、供更好的服務、對所有的客戶提供更好的服務2 2、在、在2424小時內回復每個電子郵件小時內回復每個電子郵件3 3、須大大減少投訴的數量、須大大減少投訴的數量4 4、只讓工作效率非常高的人員加入、只讓工作效率非常高的人員加入5 5、在目前的基礎上，將客戶投訴數量減少、在目前的基礎上，將客戶投訴數量減少50506 6、減少更換生產流水線的時間、減少更換生產流水線的時間7 7、對新產品的建議要比、對新產品的建議要比20012001年增加年增加 20208 8、成為一名更好的團隊成員、成為一名更好的團隊成員9 9、在、在20032003年年1 1月月1 1日前開始這個項目日前開始這個項目1010、使、

18、使101101生產線達到質量免檢測生產線達到質量免檢測聰明的目標：時間和資源約束聰明的目標：時間和資源約束 對以下有關時間和資源限制的句子進行評估，是否清楚地表示了目標完成的范圍？請在適當的空格處填上記號。項目有清楚的時間約束約束不清楚或無約束1 1、下星期、下星期2 2、下周四中午以前、下周四中午以前3 3、盡可能快、盡可能快4 4、星期一上午第、星期一上午第1 1件要作的事情件要作的事情5 5、今天下班以前、今天下班以前6 6、20032003年年1212月月3131日日7 7、不增加人員、不增加人員8 8、將預算的差異保留在、將預算的差異保留在 2 2以內以內9 9、在正常的操作流程之內

19、、在正常的操作流程之內1010、保留所有重要的顯示器、保留所有重要的顯示器聰明目標的要素聰明目標的要素 找出以下每個聰明目標中的主要的要素： 在2012年7月1日前開發5個新客戶、將稅前銷售額增加到20,000美元，費用預算控制在5,000美元之內。表示動作的詞語:可衡量的結果:時間的約束:資源的約束: 在2014年12月31日前將市場份額擴大到5，同時廣告費用不超過現在的標準。表示動作的詞語：可衡量的結果：時間的限制：資源的約束:聰明的目標聰明的目標 以下所述是否是聰明的目標，如果不是，請重新改寫，將它們變成聰明的目標。1、廚房用具的損耗率應被控制在最小限度。2、在10月1日之前消除現有電腦

20、維護編碼軟件錯誤，成本不超過40個工作小時。3、在1月1日之前降低正常的營運成本。4、迅速接聽電話，必要時記錄留言。5、在年底前明顯降低由于意外事故造成的時間損失。6、不增加費用的前提下，在6月1日前增加冰箱銷售額10。 將大目標子目標化寫下一個大目標寫下一個大目標寫出實現該目標所有的必要條件及充分條件，作寫出實現該目標所有的必要條件及充分條件，作為小目標，即第一層樹杈為小目標，即第一層樹杈寫出實現每個小目標所需的必要條件及充分條件，寫出實現每個小目標所需的必要條件及充分條件，變成第二層樹杈變成第二層樹杈如此類推，直到畫出所有的樹葉如此類推，直到畫出所有的樹葉-即時目標為止，即時目標為止，才算

21、完成該目標多杈樹的分解才算完成該目標多杈樹的分解 時間計劃舉例第第 39 周周工工作作計計劃劃姓姓名名：張張虹虹制制訂訂日日期期： 9月月25日日事事項項序序號號工工作作事事項項優優先先順順序序協協調調人人消消耗耗工工時時完完成成時時間間備備注注1辦理員工檔案、學生協議63本周2三季度考核方案的制定及實施1部門經理6本周3考核制度的修改3部門經理8本周初稿試行4中層經理考核的實施2全體6本周5考核前的培訓4部門經理66安排對員工的法律培訓74周三7在“大學生就業”上登廣告的相關工作82本周三8與交通醫院聯系復查及帳務結算92本周9與德勤聯系薪資調查一事5部門經理4本周其其他他1新員工的上崗培訓

22、2周一、周四2勞動合同的簽訂及發放2周五34 第三章：方圓法則第三章：方圓法則一切按規則做事一切按規則做事工作方法三段論工作方法三段論目標目標方法方法行動行動計劃計劃 計劃是計劃是從目標到從目標到方法的橋方法的橋梁梁 安排時間計劃制定自己的年度、半年、季度、月度、周工作計劃；同時從長期和短期的角度考慮，計劃每天應完成的任務，一次應制定出數周甚至數月的時間安排。 整體思路：目標任務總體工作計劃工作事項短期具體工作計劃。 帶上你的待辦事項清單，需要時對照查詢，以保證你至少完成了當天的首要任務。 在一天結束時對計劃進行復核。獎賞自己按計劃完成了某些任務，并在一周剩下的時間內對計劃進行必要的調整。 謹

23、記，像堅持計劃這樣的新習慣一開始是很難保持的。習慣成自然，實踐得越多，保持起來就會越容易。利用意料之外的空閑時間：下列多種因素會導致出現意料之外的空閑時間：旅行延遲、會議取消、約會延遲。這些時間經常會被浪費掉。要養成利用這些空余時間處理事務的習慣：5分鐘：安排一個約會，寫張便條，更新代辦單；10分鐘：打一個簡短的電話，為某次會議準備議題，閱讀并回復電子郵件，安排即將來臨的旅行 ；30分鐘：瀏覽刊物、雜志和安排每周計劃，撰寫一份報告提綱，填寫一份開支報告。 第四章：四象限法則第四章：四象限法則在正確的時間做正確的事在正確的時間做正確的事第三象限第三象限（輕）（輕）第一象限第一象限（急）（急）第四

24、象限第四象限（緩）（緩）第二象限第二象限(重重)急迫急迫重要重要不重要不重要不急迫不急迫干擾，一些電話干擾，一些電話一些會議一些會議一些緊急事件一些緊急事件湊熱鬧的活動湊熱鬧的活動危機危機急迫的問題急迫的問題有限期的任務，會議的有限期的任務，會議的 準備事項準備事項細瑣的工作細瑣的工作浪費時間的閑聊浪費時間的閑聊無關緊要的信件無關緊要的信件看太多的電視看太多的電視準備及預防工作準備及預防工作計劃計劃關系的建立關系的建立培訓，授權，創新培訓，授權，創新急迫急迫重要重要不重要不重要不急迫不急迫偏重于第一象限結果：偏重于第一象限結果： 壓力壓力 筋疲力竭筋疲力竭 危機處理危機處理 忙于收拾殘局忙于收

25、拾殘局偏重于第三象限結果：偏重于第三象限結果： 短視近利短視近利 缺乏自制力，怪罪他人缺乏自制力，怪罪他人 危機處理危機處理 輕視目標與計劃輕視目標與計劃偏重于要第四象限結果：偏重于要第四象限結果： 全無責任感全無責任感 依賴他人或社會機構維生依賴他人或社會機構維生 危機處理危機處理 忙于收拾殘局忙于收拾殘局結果：結果： 有遠見，有理想有遠見，有理想 平衡，紀律，自制平衡，紀律，自制 少有少有危機危機 第五章：精簡法則第五章：精簡法則優化工作流程和細節優化工作流程和細節改善工作環境 將所有可以吸引你視線的東西全挪開 將你每天必須用的文具放在上面 ( 電話, 時間表, 筆記本, 日歷, 筆座.)

26、 將你要用的器材放在容易找到的地方 把以下可以鼓勵自己的金石良言放在你抬頭可以看到的地方管理你的Email 處理 Email 的時間安排 主要還是根據個人特性處理 一般情況下 公務Email處理放在工作時間的兩端處理 私人Email放在晚上時間處理 做好Email資料夾的分類 一目了然 分類分項管理你的Email先問自己以下幾個問題1、你一天花多少時間在看 Email？2、你進Email會不會看小說？3、你看Email的時間是連續的，還是片斷的？4、你的Email有沒有做分類？5、你回信時是邊看邊回，還是分類集中回信？6、你進Email信箱，是先看信還是先發信？善善用用省省時時工工具具 電話

27、移動電話 E-mail 網址 傳真 交通系統 電腦 手提電腦 PDA 語音系統案例分享 混亂的辦公室 第六章：韻律法則第六章：韻律法則讓每一分鐘都有價值讓每一分鐘都有價值 韻律原則韻律原則 包括兩個方面的內容： 一是保持自己的韻律，具體方法如：對于無意義的打擾電話要學會禮貌地掛斷，要多用打擾性不強的溝通方式（如e-mail），要適當的與上司溝通減少來自上司地打擾等； 二是要與別人的韻律相協調，具體的方法如：不要唐突拜訪對方，了解對方的行為習慣等。 記錄自己日常工作習慣，連續記上一個星期，也許你就發現記錄自己日常工作習慣，連續記上一個星期，也許你就發現了自己的生物鐘規律！了自己的生物鐘規律！ 注

28、意觀察自己，尋找自己生物鐘的規律，再根據生物鐘安排自己的工作 掌握自己最有效率的時間 重要的、復雜的放在精力高峰期完成 精力低谷用于處理不重要的工作和休息 逐步形成有自己特性的高效能的工作規律 一般來說每天的情況早上中午 13:0015:00下午晚上活力充沛, 沖動與勇氣兼備(Do)思考遲頓,適合散心,放松(Check)冷靜, 溝通(Action, Plan) Relax, 人文, （Thinking）1.處理 EMail2. 敲定事情3.給 Leader 方向/畫架構4.執行進行中的專案1.面對面 Follow Up2.溝通與協調1.思考問題2.寫計劃/ Update Follow up進度

29、3.修正進行中專案1、寫作2、看書學習3、交際星期一二星期三四五星期六日活力充沛, 沖動與勇氣兼備(Do)思考遲頓,放松, 溝通(Check)冷靜, 思考(Action, Plan)1.大型專案布置2.組內專案布置3.給予組員做事方向/做事重點4.創造議題1.Follow Up 一二所做的布置2.調整, Update 計劃3.議題收尾4.傾聽溝通1.想想目的是什么? 意義何在？2.有沒有辦法提升自己的價值?3.計劃與規劃一般來說每周的情況一般來說每周的情況時間管理的技巧 符合生理周期了解你的了解你的“興奮興奮”和和“低潮低潮”時間段并以此為依據時間段并以此為依據制定你每天的工作計劃。制定你每天的工作計劃。把需要創造力和智慧的重要工作或活動安排在把需要創造力和智慧的重要工作或活動安排在你精力旺盛的時間來做。日常的或單調的事務則你精力旺盛的時間來做。日常的或單調的事務則應放在精力不太旺盛時處理。應放在精力不太旺盛時處理。保持時間的系統性 時間具有系統性時效能才會提高 時間效能的殺手之一就是不重要的瑣事 因此 收集日常瑣事 學會將日常瑣事集中處理的習慣和能力 第七章：第七章：80/20法則法則把時間用于少數重要的事把時間用于少數重要的事 80/20原則含義：80%的工作價值來自于20%的工作事項，而剩下的20%的價值來自于80%的工作事項。 80/20原則啟示啟