1、電氣工程系學(xué)生工作檔案管理制度電氣工程系團(tuán)總支2012年*月*日電氣工程系學(xué)生工作檔案管理制度（2012年12月1日試行）第一章 總 則第一條 檔案工作是學(xué)生會工作連續(xù)性、有序性的有力保障，為實現(xiàn)工作的正規(guī)化，特制定此項制度，以提高工作效率和工作質(zhì)量。第二章 歸檔辦法第二條 檔案是學(xué)生會的組織干部管理、教育、活動等工作開展所積累的文字與圖像聲像資料，是學(xué)生會至關(guān)重要的公共財產(chǎn)。檔案內(nèi)容不得隨意公示、復(fù)制。第三條 檔案由學(xué)生工作評價中心分類統(tǒng)一管理；各部門檔案由各部門部長整理，辦公室監(jiān)督管理，每一學(xué)期各部門將進(jìn)行一次檔案清理，將有關(guān)活動資料歸檔備案。第四條 本制度所稱檔案，包括學(xué)生會人事檔案、工

2、作檔案、財務(wù)檔案及活動檔案。第五條 檔案形式要求：對于各部門檔案，應(yīng)有紙質(zhì)和電子兩種版本。第六條 檔案上繳日期：自該項工作、活動結(jié)束后一周內(nèi)。第七條 檔案上交時由辦公室簽收，辦公室設(shè)置專人專管。第八條 本制度所稱管理，是指檔案的收集、移交、保管和使用。第三章 檔案內(nèi)容第九條 人事檔案包括個人履歷簡介、年度工作鑒定、以及其它有關(guān)材料，由辦公室協(xié)同評價中心負(fù)責(zé)考察記錄。（一）個人履歷是學(xué)生會成員的基礎(chǔ)檔案，由個人及相關(guān)部門負(fù)責(zé)填寫。每學(xué)期納新工作結(jié)束后5天內(nèi)，各部門需將新加入成員的報名表及部門內(nèi)部通聯(lián)信息表提交辦公室存檔管理。（二）年度工作鑒定是對學(xué)生會成員每年工作的評定，一式三份，由學(xué)生會送一份

3、到被鑒定人所在班級，作為德育分加分的依據(jù)之一。（三）工作鑒定是學(xué)生會成員免職或畢業(yè)離校時對其總體工作的鑒定并存入該學(xué)生檔案。第十條 工作檔案包括團(tuán)學(xué)工作正式文件、學(xué)生會工作目錄，部門工作檔案，各班學(xué)生工作檔案，上級及外單位來文以及其它檔案，由辦公室整理保管。（一）學(xué)生會工作目錄是學(xué)生會的大事記，按日期順序記錄，并標(biāo)上詳細(xì)內(nèi)容所在有關(guān)檔案的頁碼。（二）學(xué)生會各部門建立工作日志。工作日志作為部門工作檔案保存，各部門將其各項工作指示、規(guī)章制度、活動通知、表彰文件、決定、建議意見、經(jīng)驗總結(jié)等認(rèn)真詳實地加以記載，分管主席定期檢查，并將重大事項告知辦公室以便列入工作目錄。第十一條 財務(wù)檔案包括賬目，現(xiàn)金收

4、支表，各種有關(guān)票據(jù)，表格等，由辦公室負(fù)責(zé)定期檢查，依據(jù)財務(wù)管理制度。第十二條 活動檔案（一）活動檔案內(nèi)容包括活動策劃書、活動籌備情況、活動及進(jìn)程結(jié)果、活動新聞稿、照片等各種文字與圖像資料。（二）活動結(jié)束后5天內(nèi)由主辦部門及時寫出工作總結(jié)，并與以上材料一起交辦公室歸檔。第四章 格式要求第十三條 行文格式要求1.文檔用紙采用gb/t 148中規(guī)定的a4型紙。2.文檔應(yīng)左側(cè)裝訂，頁碼之間誤差不超過4 mm，分別在頁面1/3、2/3處裝訂，且書訂與左側(cè)邊緣距1cm。頁邊距上下為2.54，左右為3.17。3.所有文檔應(yīng)該設(shè)置封皮，字體為一號加粗宋體，所有空行回車符同樣為一號宋體，行距為單倍行距，注明落款

5、（電氣工程系團(tuán)總支）和文件制訂時間（使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)全年月日，不設(shè)虛位數(shù)字，即1不編為01），字體字號為3號宋體，落款下方應(yīng)插入一行空行，其他排版要求與主標(biāo)題一致。4.主標(biāo)題一般用2號宋體字，分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當(dāng)，標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形，行距一般為固定值25。若有副標(biāo)題，則字號應(yīng)于正文一致3號仿宋體字，右對齊，試行時間副標(biāo)題應(yīng)居中對齊。主標(biāo)題與正文應(yīng)插入一行空行，空行回車符為3號仿宋體。5.正文一般用3號仿宋體字，行間距為固定值25，所有另起一行的內(nèi)容（附件部分略有不同，請注意）均要縮進(jìn)兩個漢字的空格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“一、”

6、“（一）”“1.”“（1）”標(biāo)注；一級標(biāo)題用3號黑體字。6.前言和目錄是與正文分開編排頁碼，一般采用.羅馬數(shù)字，目錄兩字用小2號黑體，居中對齊。 7.文檔若有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號（如“附件：1. xxxxx”）；附件名稱后不加標(biāo)點符號。附件名稱較長需回行時，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對齊。8.頁眉頁腳、表格內(nèi)文字采用5號宋體，表格內(nèi)大段文字應(yīng)采用左對齊方式，頁眉頁腳一般采用居中方式。9.文檔中應(yīng)注意插入頁碼（單面打印對齊方式為居中，正反面打印對齊方式為靠外側(cè)，格式為1）；標(biāo)明落款單位（電氣工程系團(tuán)總支）

7、，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。落款單位最后一個字要求距離右邊距為4個漢字字符。蓋章要做到“騎年壓月”。10.排版過程中禁止使用自動生成的編號和手動居中。11.關(guān)于排版要求，若有不明之處，可參照本文件排版格式。12.各種文稿發(fā)稿過程中要認(rèn)真填寫文稿承辦單。13. excel 中的字號是以磅為單位的,這個字號在 word、excel 中,均遵循下面的規(guī)定: 初號=42磅、小初=36 磅、一號=26 磅、小一=24 磅、二號=22 磅，以此類推。第十四條 圖片要求照片大小必須達(dá)到2m以上，圖像清晰度高。照片文件要注明出處，以班級或部門為單位上交的要建

8、立文件夾。圖片應(yīng)包括三項信息，一是主題或條幅，二是主講人，三是觀眾。第五章 檔案保管第十五條 每學(xué)期結(jié)束后到新學(xué)期3月15號前，學(xué)生工作評價中心、辦公室聯(lián)合對所有紙質(zhì)版檔案進(jìn)行整理、編碼，備份電子版并刻錄成光盤予以保存，以防檔案丟失。第六章 相關(guān)責(zé)任第十六條 學(xué)生會全體成員不得違反本制度規(guī)定內(nèi)容，有下列行為之一的，由辦公室直接向?qū)W生會主席通報相關(guān)情況，在核實清楚后，由學(xué)生工作評價中心督促并監(jiān)督違反規(guī)定部門限期改正，由學(xué)生會主席在辦公例會上對有關(guān)部門和該部門負(fù)責(zé)人給予通報批評：(一)對本部門檔案不實行統(tǒng)一管理，檔案管理混亂的；(二)不按時歸檔、不按期移交檔案；(三)檔案保管條件不符合規(guī)定，危及檔案安全的；(四)借閱檔案不按時歸還的。第十七條 全體成員有下列違規(guī)行為之一的，由辦公室直接向?qū)W生會主席通報情況，在核實后，由學(xué)生工作評價中心責(zé)令違反規(guī)定者限期改正，由辦公室根據(jù)學(xué)生工作評價中心的意見對有關(guān)部門及負(fù)責(zé)人給予相應(yīng)處分：(一)限期提交相關(guān)檔案資料而仍不提交的；(二