公共基礎知識公文寫作與處理公文糾錯題的高頻考點一、發文字號 發文字號是一個機關在同一年度制發的公文的順序號，它由發文機關代字、年份和序號三個部分組成，如山東省人民政府辦公廳2012年發的第10號文件，發文字號應寫為：魯政辦發201210號。考生在復習備考的過程中一定要注意發文字號的書寫格式，一是三個部分的順序是不是正確，如順序顛倒則錯誤；二是年份和序號是不是阿拉伯數字，如不是則錯誤；三是括號是不是六角括號，如不是則錯誤；四是序號前是不是加了“第”字，如有“第”字則錯誤；五是序號前是不是有“0”，如有則錯誤。總之，發文字號必須符合“魯政辦發201210號”格式，和示例有差別則錯誤。二、主送機關 指發文機關要求對所發公文內容進行答復或處理的對方機關，也稱“受文機關”。在考試中，題目中出現了主送機關，考生應予以注意，對于主送機關的書寫可以參照范例：“各省、自治區、直轄市人民政府，國務院各部委、各直屬機構：”做題時需要特別注意所使用的標點符號，兩個機關之間所用的標點符號必須符合的原則是：相同性質的機關之間用“、”，不同性質的機關之間用“，”。三、成文日期成文日期是公文生效和查考的依據。在公文糾錯題中也是考查頻率較高的一個知識點，對成文日期的考查，主要體現在它的書寫是否規范上，公文成文日期的規范書寫是用公元全稱，用漢字標明年、月、日，“零”寫為“O”，如“二O一二年八月三十一日”。做題時注意觀察成文日期的寫法是否規范，年月日是否齊全，是不是用的漢字，如果不齊全或者未用漢字則錯誤。 四、附件附件是正文的補充材料或參考材料是，公文的重要組成部分。在做公文糾錯題時要注意公文正文中是否涉及附件，如果有附件，是不是在規定的位置書寫出來，數量是不是符合正文中所出現的附件個數。公文中附件的格式是在正文下方空一行左邊空兩字注明“附件：”，然后再寫上附件的名稱即可，如有一份以上的附件，則用阿拉伯數字標明序號，縱列排開，公文的附件名稱不加任何標點符號。如：附件：2012年度先進工作者名單 五、其他 在公文糾錯題中，還有可能在公文的標題上設置題目，比如事由不明確，標題中所涉及的事由和正文的內容不符合，或者文種錯誤等等。 復習備考指導從考題內容上看，主要考察三大塊內容：公文的基礎知識、常用法定公文的寫作和常用事務性文書的寫作。其中公文的基礎知識又包括公文的概念和特點、公文的分類、公文的文種及適用范圍、公文的組成要素和格式、公文的行文規范、公文的表達方式及語言特點、公文的稿本、公文的處理等。在以上內容中重點是公文的分類、文種及適用范圍、組成要素及格式、行文規范。常用法定公文的寫作，重點考察通知、通報、通告、請示、報告、函的寫作。常用事務性文書的寫作，重點考察計劃、方案、倡議書、慰問信、證明信、請柬、講話稿等的寫作。公文的特點、種類正確使用公文文種一、文種的涵義在公文寫作和處理中，把性質和用途相同的公文歸并為同一種，對每一種公文規定了固定的名稱，這就是文種的名稱，即公文種類，簡稱文種。文種是公文必不可少的組成部分，所有公文都必須在標題中標明文種。二、正確標明文種的作用1.在公文中正確標明文種，有利于維護公文的嚴肅性、規范性。2.為公文的撰寫提供方便。條例和辦法都對每一類公文文種的適用范圍作出了明確規定;有關法規、規章也對有些公文例如法規、規章、經濟合同、法律文書、外交文書等等文種的用途作了明確規定;還有一些文種例如總結、調查報告、啟事等等，它們的用途則是人們在長期實踐過程中不斷總結、約定俗成的。而每一種公文的寫法，也經過長期實踐形成共識逐步規范，有些文種的寫法例如事故調查報告等等，還由主管部門作出了明確的規定。寫作公文時，正確選擇、標示文種，就能了解該文種寫作的基本要求和基本規范，有利于提高寫作效率和質量。3.為公文處理提供方便。根據有關規定和慣例，不同的文種有不同的處理方式。收發文機關處理公文的有關部門和有關人員，根據文種名稱就可作出相應的處理。例如請示屬辦件，要及時交有關領導和有關部門審批、辦理。而報告屬閱件，一般就無須答復，只需交有關人員傳閱。撰寫公文時，務必正確選用文種。不用、錯用或生造文種，都會損害公文的效用。三、選擇文種的依據1.選擇文種要依據國家的有關法律、法規以及黨和國家有關領導機關關于公文處理的有關規定，選擇恰當的、規范的文種。絕不能違反有關法規、規定和標準，隨意另選文種。2.要看作者與主要受文者(即主送機關單位)的工作關系。只有當作者是主要受文者的所屬上級機關單位時，才能選用具有規定性、領導指導性、公布性的下行文種。當作者是主要受文者的所屬下級機關單位時，才能選取呈報性的上行文種。當作者與主要受文者是同級或不相隸屬關系時則只能選用商洽性的平行文種。3.要看作者權限。有一些文種對使用者的權限有明確規定，如作者不具備規定的法定權限，則不能使用這些文種。如命令、決議、議案、公告等等文種的使用。4.要看行文目的、行文要求的需要。每一種文種都有特定的適用范圍，只在實現某一行文目的和要求方面有效。因此，應選取最有利于表達和實現具體行文目的、行文要求的文種。四、正確區分一些易混淆的文種公文中有的文種之間既有相似之處，又有不同之處，既有聯系又有區別，使用時容易混淆。能否正確選用文種，直接關系到公文質量的高低、表達效果的好壞和公文處理的方便與否。強調公文文種規范，尤其要注意正確區分一些容易混淆的文種。(一)決定與決議他們都是帶有制約，規范、指揮或指導作用的指揮性公文，在性質、寫法上都有許多相似之處。從寫法上看，他們一般都不在正文前寫主送機關，而可在文尾抄送欄標明“主送”或者“分送”單位。正文都由行文依據、行文事項和結語三部分構成;都可視內容多少寫為篇段合一式、多段式、總分條文式和分部式結構。但是他們又有以下顯著區別。1.成文過程不同。決定可經會議議論通過，也可由領導機關或機關單位領導審定簽發。而決議成文程序嚴格，須經全體會議或代表大會例如黨代會、人代會、職代會、會員代表大會討論通過方才生效。2.發文機關(組織)不同。各級領導機關及機關、單位領導機構都可以制發決定;而決議只能由圣手關會議發布，不能以機關、單位的名義制發決議。正因為如此，決議己不再列為國家行政機關常用公文。3.涉及內容不同。決定內容多為對某一領域、某一方面的重要事項、重大行動做出安排。因此它可分為部署指揮重要工作的決定(簡稱部署性決定)、處理具體事項的決定(事項決定)和表彰處分決定。決議內容多是某系統、某單位、某組織帶全局性、原則性的重要決策事項。它可分為部署指揮性決議、批準性決議和專門問題決議。4.作用不同。決定都帶指令性。起領導、指導作用。決議則有多種作用：有的帶指令性，如 四川省人民代表大會常務委員會關于依靠科技振興農業的決議;有的帶說理性，對有關人和事做出評價，如中國共產黨中央委員會關于建國以來黨的若千歷史問題的決議;有的帶號召性，如中共中央關于社會主義精神文明建設指導方針的決議：有的帶批準性，如黨代會、人代會對各種工作報告所作的決議。5.寫作格式上簽注和落款不同。決議都在標題下加括號簽注通過決議的會議名稱和通過日期，正文后就不另標落款了。凡會議通過的決定，也同決議一樣簽注;由領導人簽發的決定，則在正文后寫明發文機關和成文日期。(二)公告與通告公告和通告都是周知性公文，內容都不涉密，都要公開發布，登報、張貼、通過電視播出或廣播，其寫法也相似。但他們也有明顯區別。1.內容適用范圍不同這是兩個文種最主要的區別。公告用于向國內外宣布重要事項，公布某些法定專門事項，通告用于向一定范圍公布應當遵守或周知的事項。2.制發單位不同公告由較高級別的國家機關、人大機關和有關法律、法規指定機關制發。規定勝通告多由政府機關或者機關單位領導機構發布，周知性通告任何行政機關、團體、單位均可發布。但黨的機關正式常用公文一般不用這兩個文種。3.發送對象不同公告向國內外有關方面、法定有關方面發布。通告向一定范圍內的機關單位和有關人員發布。4.作用不同公告強調法定權威性，其周知事項常有較強的法律效力或行政效力。除法定機關或者較高級別行政機關外，基層行政機關和企事業單位不用公告行文。規定性通告有一定的規定性，涉及的事項往往要求一定范圍的機關、單位、群眾遵守或辦理，對其有一定的約束力。而周知性通告只具有告知性、知曉性作用。特別要注意不濫用公告。(三)請示與報告它們都是上行文，常常被混淆使用，但實際上是有明顯區別的兩類文種。1.行文目的、作用不同。請示旨在請求上級批準、指示，需要上級批復，重在呈請。報告重在向上級匯報工作、反映情況，一般不需上級答復，重在呈報。2.呈報時間不同。請示要事前行文，報告一般在事后或者工作進行過程中行文。3.主送機關不同。請示一般只寫一個主送機關，而且一般必須逐級上報。報告有時可有多個主送機關，如情況緊急需要上幾級領導機關盡快知道的災情、疫情等等。4.受文機關處理方式不同。請示均屬辦件，收文機關必須及時處理，明確作答，限期批復。報告均屬閱件，收文機關對其不作答復。5.涉及內容不同。請示用于向上級機關請求批準、指示，凡是下級機關、單位無權解決、無力解決以及按規定應經上級機關批準認定的問題，均可寫為請示。而報告用于向上級機關匯報工作、反映情況、答復詢問。6.寫作側重點不同。它們雖然都要陳述、匯報情況，但報告的重點就在匯報工作情況，報告中不能夾帶請示事項。而請示中陳述情況只是作為請示原因，即使反映情況所占篇幅再大，其重點仍在請示事項。正因為有上述區別，絕不能把向上級請求批準、指示的請示寫成報告，也不能寫為請示報告。(四)請示與函(請求批準函)這里的函專指用于向有關主管部門請求批準的函。請示和請求批準函都可用于請求批準，但使用時有嚴格的區別。1.類型不同。請示是上行文，函是平行文。2.主送機關不同。請示是向有領導、指導關系的上級機關行文;而函是向同一系統平行的和不相隸屬的業務主管機關行文。3.內容范圍不同。請示既可用于請求批準，又可用于請求指示。函主要用于請求批準涉及業務主管部門職權范圍內的事項。4.受文機關復文方式不同。請示的受文機關以批復表明是否批準或作出指示。函的受文機關只能用函(審批函)表明是否批準或作出答復。(五)批復與函(審批函)這里的函專指用于有關主管部門發出的審批函。批復和審批函都可用于審批有關事項，但使用時有嚴格的區別。1.類型不同。批復是下行文，函是平行文。2.主送機關不同。批復是向有領導、指導關系的下級機關、單位行文;而函是向同一系統平行的和不相隸屬的機關、單位行文。3.內容范圍不同。批復既可用于作出批準，又可用于作出指示。函主要用于審批涉及業務主管部門職權范圍內的事項。(六)規劃與計劃規劃、計劃都屬計劃類文種，但在使用上有區別。規劃是時間較長、范圍較廣、內容比較概括的長遠計劃，常常是對工作方向、目標提出提綱式、原則性的計劃。計劃則可用于各種情況、各種場合。但從時間角度來區分，年度內常用計劃;從機關單位的層級來區分，基層單位常用計劃。其內容更為具體，通常包括目標任務(做什么)、工作措施(怎么做)、步驟時間(什么時候誰做)、督促檢查(檢查計劃執行情況)。(七)法規、規章與管理規章(規章制度)的區別盡管法規、規章與管理規章(規章制度)在寫作上有一些共同特點，但它們畢竟是外部結構相似而性質極不相同的兩類公文。它們的主要區別如下。1.效用不同。法規是法律文書，具有法律效力，違反法規就是違法行為;規章也具有法律效力。而管理規章是行政文書，具有行政效力、組織效力或紀律效力，違反管理規章(規章制度)就是違政違紀行為。2.作者的限定范圍不同。法規不是任何機關、團體、單位都可制發的，它的作者有嚴格的限定。按照有關規定，行政法規中的部門法規由國務院制定;地方性法規由省、自治區、直轄市人民代表大會及其常務委員會、較大的市(專指省、自治區政府所在市、經濟特區所在地的市和經國務院批準的較大的市一般為計劃單列市)的人民代表大會及其常務委員會制定;民族自治地方的人民代表大會可制定自治條例和單行條例。行政規章的作者也有限定性，國務院各部、委員會、中國人民銀行、審計署和具有行政管理職能的直屬機構可以制定部門規章;省、自治區、直轄市和較大的市的人民政府，可以制定地方政府規章。而管理規章的作者范圍十分寬泛。所有的機關、單位、團體都可以制定。常用公文形式公文格式規范之常用公文寫作一、通告(一)通告的分類1.周知性通告突出周知性，政府機關、團體、企事業單位均可使用。2.規定性通告突出規定性，只限行政領導機關或者機關單位領導部門使用。(二)通告的寫作1.規定性通告的標題通常要寫明事由、文種，重要的通告還要寫明發文機關。2.通告的正文通常由通告緣由、通告事項、通告結語組成。通告緣由通常用“為了，根據，特通告如下”的句式寫明發布通告的目的、依據和原因;也有些針對存在問題作出相應規定的通告，開頭簡要說明存在問題的情況、嚴重性和緊迫感，再引出下文。通告事項是正文的主體，寫明需要大家知道或者遵守的事項，要寫得具體明確，簡潔明白。周知性通告的事項通常比較單一，篇幅很簡短;規定性通告一般都分條寫明應當遵守的有關事項。通告常用“特此通告”作結語。有的通告事項寫完即結束全文，也可不再寫結語。有的也以提出希望或執行要求作結。3.無論是張貼的或者登報的通告，落款處都應寫明發文單位和成文日期。4.內容簡單的通告常采用篇段合一式結構，內容稍多的通告則常用總分條文式結構。5.注意通告與公告的區別。二、通知(一)通知的特點和用途1.應用廣泛，使用頻率高。一切機關、單位、團體都可以用通知來告知、傳達某種意向或事項。2.有一定的權威性。大多數通知對受文對象總是有所要求，總是提出了需要執行或辦理的事項，有一定的指揮、指導作用。3.有明顯的時效性。通知可用來處理以下事項：批轉下級機關、單位的公文;轉發上級機關的公文：轉發同級機關的公文;轉發不相隸屬機關、單位的公文;發布行政規章和管理規章：傳達要求下級辦理或執行的事項;傳達需要有關單位周知的事項。任免和聘用有關人員。(二)通知的分類1.布置工作的通知即工作通知。2.召開會議的通知即會議通知。3.批轉、轉發有關文件和發布規章、管理規章的通知上級機關轉發下級的文件，可用批轉性通知;下級機關照轉上級文件、同級或不相隸屬的機關之間照轉文件，均可用轉發性通知。4.任免通知用于任免、聘用有關人員。5.公布某些專門事項的通知即事項通知。這類通知主要起知照性作用，設置機構、啟用印章、更正文件、遷址辦公等等專門事項，均用這類通知。(三)通知的基本結構和寫法各類通知均可按以下結構來組織全文。1.標題除極簡單的事情，標題可只寫“XX通知”(如會議通知、停電通知)外，一般說來，應在“通知”前加上發文機關名稱和事由。2.主送機關指受文單位名稱和個人稱謂。該寫的受文單位和個人不要遺漏，以免誤事。3.正文是通知的主要內容。起草時要交代清楚發文的原因、意圖和目的，通知的什么事情，有哪些具體要求和意見，受文單位應如何辦理。正文的結構大體說來，可以有三種寫法：總分條文式引言之后將通知事項分為幾點，用順序號分條擬寫，這樣寫的好處是條理清楚，一目了然。歸納式按接性質將正文分為幾大部分，如原因、要求、具體措施等等，每一部分集中說明一方面的事情，使受文者易于掌握和遵照辦理。篇段合一式有些內容簡單的通知，正文不再分條分部分，通篇就是一段話甚至一句話。4.落款在正文右下方注明發文機關和成文日期。(四)撰寫各類通知的注意事項1.工作通知這類通知的正文包括通知緣由、通知事項、通知要求。它通常采用總分條文式結構。例如：四川省人民政府關于深入開展農田水利基本區設的通知各市、州、縣人民政府，各地區行署，省政府各部門：9月18日，國務院召開了全國農田水利基本建設電視電話會議;9月上旬，省委、省政府在巴中地區通江縣召開了全省農田水利基本建設工作會議。為了認真貫徹落實好這兩次會議的精神，在今冬明春更大規模地掀起農田水利基本建設的高潮，為明年抗災奪豐收打下堅實的基礎，特作如下通知。一、深化認識。二、明確任務。三、突出重點。四、發動群眾。五、增加投入。六、確保質量。七、加強領導。各地要切實加強對農田水利基本建設的領導，政府主要領導要親自抓，分管領導要具體抓，“一班人”要共同抓。要精心組織，周密部署，明確任務，制定措施，落實責任。各級領導要改進工作作風，深入第一線，帶頭參加義務勞動，開展調查研究，及時發現和解決問題。要繼續在全省范圍內開展“李冰杯”農田水利基本建設競賽活動，實行以獎代補的激勵機制。各級各部門要主動配合，積極參與，搞好服務，打好總體戰。一九九六年九月二十四日(印章)(1)通知緣由這部分組成了通知的引言部分。或介紹背景，概述情況，分析形勢;或肯定成績，指出問題;或說明依據，闡明發通知的目的、意義或指導思想：或上述內容綜合說明、闡述。總之，要盡可能在這部分顯示文章的主旨，表明通知的思路。多數工作通知采用了總分思路，常常開門見山地在通知緣由部分揭示全文主旨。如上文。少數工作通知也采用了遞進思路。一種是針對存在嚴重問題說明情況，分析存在問題的原因和嚴重危害性，進而在此基礎上提出解決問題的辦法的通知。這種通知引言部分一般較長，至少循提出問題分析問題解決問題的遞進思路將引言分為了三個層次。如下面例文。國務院辦公廳關于繼續深入開展嚴厲打擊制售假冒偽劣商品違法犯罪活動聯合行動的通知各省、自治區、直轄市人民政府，國務院各部門：國務院關于開展嚴厲打擊制售假冒偽劣商品違法犯罪活動聯合行動的通知(國發200032號)下發以后，各地區各部門高度重視，廣大人民群眾積極參與，新聞單位密切配合，集中力量開展了打擊制售假冒偽劣商品違法犯罪活動的聯合行動(以下簡稱打假聯合行動)，有力地打擊了制假售假違法犯罪分子的囂張氣焰，一些危害性大、群眾反映強烈的制假售假現象在一定程度上得到遏制，取得了階段性成果。但是，由于歷史和社會的諸多因素，假冒偽劣商品泛濫的局面還沒有從根本上扭轉，加之少數地區的領導干部對打假工作的重要性認識不足，地方保護主義嚴重，打假工作面臨的形勢仍然十分嚴峻。國務院決定，把打假工作作為整頓和規范市場經濟秩序的重要內容，在前一階段打假聯合行動的基礎上，以食品、藥品、農業生產資料、棉花、拼裝汽車為重點，繼續深入開展聲勢浩大、專群結合、扎實有效的打假專項斗爭，通過對重點商品、重點市場、重點地區的專項整治，力爭在年內使假冒偽劣商品泛濫的局面進一步得到扭轉。各地區各部門要認真貫徹落實全國整頓和規范市場經濟秩序工作會議精神，進一步提高認識，統一思想，再接再厲，把打假聯合行動引向深入。為了切實做好當前的打假工作，經國務院同意，現將有關事項通知如下：一、明確分工，聯合行動二、地方負責，落實責任制三、依法行政，嚴格執法四、打防結合，綜合治理五、查處大案要素，抓好督促檢查打擊制售假冒偽劣商品的違法犯罪活動，是整頓和規范市場經濟秩序的重大舉措，各地區、各部門要進一步統一思想，振奮精神，克服畏難和厭戰情緒，齊心協力，重拳打假，為維護我國正常的市場經濟秩序作出更大的貢獻。國務院辦公廳二一年五月七日這種結構的主旨就不是在開頭段即提出問題的層次擺出來，而是在解決問題的部分提出主旨(下面加點的語句)。這既是在提出問題、分析問題的基礎上水到渠成地得出結論，又起到承上啟下的作用，引出了下文通知事項的具體措施。(2)通知事項這是工作通知的主要部分，要寫明做什么、怎么做，即寫明工作任務、原則規定、執行要求、具體措施、注意事項等。這部分通常采用條文式，大體有三種方法擬寫條文。一種是條文內容較為豐富的，常在每一條開頭用一句話概括本條主要精神形成條旨句，然后圍繞條旨句展開條文內容。這樣寫提綱挈領，觀點鮮明，易于把握全文重點，理解通知精神。如上面例文就是這種寫法。一種是在第一條開頭用一個名詞性偏正短語(詞組)提示本條內容范圍。有人稱其為條首句，其實它還沒有形成句子而是短語(詞組)。如國務院關于進行第三次全國工業普查的通知中，通知事項5條條文的首句分別是“普查的目的、普查的對象和主要內容、普查的進度安排、普查的費用、普查的組織與實施”。這樣寫條文清晰，易于把握全文內容的范圍。有的在印制通知時，常將條旨句、條首句印為黑體字，以使其更醒目。第三種是有些條文內容比較簡單的，也可不要條旨句、條首句，而是直接陳述條文內容。(3)通知要求即通知的結語部分。以要求、希望來結束全文，是工作通知寫法上的一個特點。也有的通知不寫這部分，通知事項言盡文止。2.會議通知這類通知寫法比較簡單、靈活。一種是通過文件傳遞渠道發出的會議通知，這種通知一般應寫明召開會議的原因、目的、會議名稱、主要議題、到會人員、會議及報到時間、地點、需要準備的材料等。有些通知還應寫明赴會的交通路線及交通工具運營班次或接待安排，以方便遠方赴會的人。應做到內容周密、語言清楚、表述準確。他也常采用總分條文式或條文式，有的在條首標明“會議議題、會議時間、會議地點、出席人員”之類。一種是供機關、單位內部張貼或廣播的周知性會議通知，這種通知正文開頭可不寫受文對象，在通知事項中說明出席人員。語言力求簡短、明白。例如：會議通知經局長辦公會商定，于5月20日(星期一)下午2至4時在本局第一會議室召開全局職工大會，傳達市政府整頓機關作風工作會議精神，布置我局整改工作。請準時出席。x x市人事局辦公室二二年五月十六日一種是傳閱式會議通知，受文對象不在正文開頭，常在正文之后用“此致”引出受文對象，或在通知后面附表列出出席會議人員名單，供簽“知”用。這種通知也可事先印成表格式，將有關內容填入就行了。3.批轉、發布性通知這類通知應注意行文的完整性。這類通知是針對被批轉、轉發的文件或發布的行政規章而發的，通知成了正件，原文件或規章成了附件。正件、附件一起，組成了完整的通知。例如：成都市人民政府批轉市計委、外經委關于鼓勵外商投資我市服務貿易領域意見的通知各區(市)縣人民政府市計委、市外經委關于鼓勵外商投資我市服務貿易領域的意見已經市政府同意，現批轉給你們，請遵照執行。二一年三月二十一日(印章)關于鼓勵外商投資我市服務貿易領域的意見(略)批轉、轉發性通知的正文包括兩個部分：轉發對象和批注意見。轉發對象要寫明文件名稱及原發文單位;批注意見要寫明對所轉發文件的態度、意見和執行要求。發布行政規章、規章制度、管理規章的通知正文寫祛比較簡單，一般寫上“現將xx(規章或管理規章名稱)印發給你們，望認真貫徹執行”即可。有的還要寫明批準、通過的依據、時間、形式或生效日期，有的簡要寫明規章或規章制度的基術精神和貫徹執行的原則意見。基層機關單位層層轉發上級有關文件的通知，在標題中往往會出現兩個以上的“關于”和“通知”，結構顯得累贅。可簡化這種標題，省略掉中間轉發的層層過橋，直轉最上級領導機關發文標題，而正文中說明轉發情況。例如：縣糧食局轉發x x市糧食局轉發省糧食局轉發國內貿易部關于報送來信來訪工作統計的通知的通知)的通知的通知可改寫為xx縣糧食局轉發國內貿易部關于報送來信來訪工作統計的通知的通知，就簡明多了。而在正文中可以寫道：“近日，我們收到了省糧食局、市糧食局轉發的xx通知”，這樣，有利于上下級關系的協調。4.任免通知其正文寫法極為規范、單一，只須簡明扼要地寫明任命或免職的根據和內容。有的還要寫明任命、聘用的任期和待遇。制發任免通知一定要注意依法行文。5.事項通知這類通知涉及的內容和寫法都與通告、啟事相似，但用法又有不同。使用時要注意，這類通知格式簡單，大都篇段合一，直陳其事，簡明扼要;少數內容稍多的則采用了多段式或總分條文式等結構形式。 三、通報(一)通報的特點及作用通報具有知曉性和指導性的特點，它對下級和有關方面的指導作用重于指揮作用，主要起倡導、警戒、啟發、教育和溝通情況的作用。具體說來，其作用是：1.嘉獎和告誡作用在一定范圍內對具體的人和事表揚或批評，借以達到鼓勵先進、發揚正氣或批評錯誤、打擊歪風邪氣的目的。2.交流作用凡傳達重要情況和知照事項的通報，能及時交流信息，上情下達，促進上下級之間、有關部門之間相互了解。(二)通報的分類根據通報的作用和應用范圍，可將通報分為三類。1.表彰性通報用于在一定范圍內表彰先進。2.批評性通報用于在一定范圍內批評錯誤，糾正不良傾向。3.情況通報多用于向有關方面知照應該掌握和了解的信息、動態，以作為工作的參考。從寫法上看，又可分直述式通報和轉述式通報。直述式通報是作者直接敘述通報事項，再在此基礎上作出分析、評價、處理。轉述式通報則是針對附件(如下級報送的情況報告、調查報告、通報、來信等等)所反映的先進事跡、錯誤事實或嚴重情況分析、評價，提出處理意見。(三)通報的寫作1.通報的一般結構(1)標題有兩種寫法。一是公文標題;一是新聞式雙標題，多是正題加副題，也可寫為眉題加正題。前者突出莊重、嚴肅，后者更鮮明、醒目。(2)主送機關行文對象有專指的，寫明主送機關;普發性的通報，也可不寫主送機關，而在文后的發至范圍中注明。(3)正文各類通報寫法上的差異體現在正文中，直述式和轉述式通報正文的寫法也有區別。正文通常采用遞進式結構，也有的情況通報采用總分條文式結構。(4) 落款注明發文機關和成文日期。2.表彰性通報的寫作這類通報的正文一般包括先進事跡、先進事跡評價、表彰決定、希望和要求四個部分。先進事跡在直述式通報中，這部分內容直接在通報正文中敘述，寫得就詳細些。在轉述式通報中，這部分內容己出現在通報后面附的材料和公文中，就不再重復敘述，只須概括地強調或突出要點。先進事跡評價著重表彰先進事跡的通報，應在介紹事跡的基礎上說明其意義，分析評議其精神實質。著重突出先進經驗的通報，應在介紹先進事跡的基礎上，歸納和論述其典型經驗，以供人們效法、借鑒。文字要簡明，不必過多議論。表彰決定要寫得具體、準確，言簡意明。希望和要求既包括對被表彰者的勉勵和期望，更包括對有關方面和群眾的希望和號召。要求要切實可行，符合實際;行文要有針對性，做到概括、鮮明，不千篇一律。3.批評性通報的寫作這類通報的懲戒作用十分突出，除在一定范圍內批評處理錯誤外，著重是要從中吸取教訓，引起有關方面和干部群眾警覺，以防止類似事件再發生。這類通報用于批評錯誤、公布處分決定的，篇幅較短。除批評錯誤、宣布處分外，側重于分析情況、總結教訓、指導改進工作的，篇幅就要長些。正文包括錯誤事實、錯誤原因和教訓、處理決定、希望和要求四部分，可從寫作意圖和目的出發決定取舍詳略。錯誤事實部分要圍繞通報批評的主要問題，如實反映情況。在直述式通報中這部分要詳寫，在轉述式通報中，錯誤事實一般在附件中已經說清楚了，通報正文對此則可從略，不必再重復贅述。錯誤原因和教訓部分，一般要針對錯誤事實分析原因，點明實質，總結教訓，指出危害。要寫得準確中肯，實事求是，既不可無限上綱。分析評議要合情合理，令人信服。處理決定部分要簡明扼要。要求和希望部分是針對錯誤及其教訓，提出切實可行的改進措施和要求，告誡來者，教育大家。4.情況通報的寫作這類通報內容集中，多為一事一報;寫作比較靈活自如，結構因文而定。主要是據實反映情況，分析問題，有的還要針對通報的情況提出要求和希望。行文要突出重點，抓住本質。無論是陳述情況的始末、發展過程，還是分析問題，都要不枝不蔓，語言要簡潔、得體。四、報告(一)報告的用途報告可用于陳述以下幾方面事項：1.定期或不定期地向上級匯報工作;2.向上級反映情況;3.答復上級機關的查詢;4.說明向上級機關報送文件、物品的情況。(二)報告的分類報告可從不同的角度分成各種類型。1.按報告內容分類工作報告用于向上級匯報工作進程，反映工作問題，總結工作經驗教訓。情況報告用于向上級反映情況，特別是反映調查了解到的重大情況、特殊情況、新情況，比較系統、全面地為上級機關和領導提供社情、民情等信息動態。答復報告用于答復上級機關的查詢、提問;按要求如期匯報執行上級機關某項指示、意見的結果;回答有關代表大會、委員會及其執行機構提出的質詢，交付處理的提案、議案的處理意見或處理結果。報送報告用于向上級機關說明報送有關文件、材料或物品的情況。2.按報告寫作范圍分類綜合報告用于反映一定階段、一定范圍的多方面工作情況，注重綜合、全面。專題報告用于反映某一項專門工作或某一方面工作的情況，注重專一性。實際工作中的報告大多是這種類型。綜合報告與專題報告的劃分有相對性，有時部門的綜合報告對全局而言，就成了專題報告了。(三)報告的一般結構和寫作要求1.標題有的報告因事情緊迫，還要在文種前加“緊急”二字，以便引起足夠重視。如林業部關于搶救大熊貓的緊急報告。2.主送機關。3.正文不同內容性質的報告，寫法不盡相同，但正文結構一般由三部分構成。報告緣由簡明扼要地說明為什么寫報告。若無必要也可略而不述。報告內容這是正文重點所在。內容較多時，可依事情的發展變化脈絡、認識處理問題的由淺入深，以縱式結構安排材料;也可按情況、經驗、教訓或問題的方方面面，以并列的橫式結構安排材料，而且常分條列項使層次段落更分明。決不能在報告中夾帶請示事項。報告結語各類報告一般以“特此報告”、“請審閱”等語作結。也可以不要結語。4.落款寫明發文機關和成文日期。(四)各類報告正文的寫法1.工作報告它的正文內容，一般包括基本情況、主要成績、經驗體會、存在問題、基本教訓、今后意見等幾部分。這類報告篇幅較其他類型報告長，應恰當安排其層次結構。可標出序數分條分項陳述，也可列小標題分部分或分問題寫。基本情況，可簡要交代時間、背景和工作條件;主要成績，應把工作的過程、措施、結果和成績敘述清楚;經驗體會，這是對工作實踐的理性認識，要從實際工作中概括出規律性的東西來，以便指導今后的工作;存在問題，是寫出工作中的缺點與不足;基本教訓，這是分析工作失誤的原因和反思值得吸取的教訓;今后意見，是提出改進工作的意見，或者提出今后開展工作的建議。不同類型的工作報告，在這些內容上各有不同的側重點。例文：四川省人民政府關于去冬今春農田水利基本建設的情況報告國務院：去冬今春是我省實施農田水利基本建設“治水興蜀”戰略方針的第二年。按照全國電視、電話會議的部署，我省狠抓了以水利建設為中心，以治水、改土、興林、修路、辦電、建園為主要內容的農田水利基本建設，取得了顯著成績。據統計，從1996年9月1日至于1997年3月底，全省累計投入勞動積累工13.25億個，日最高峰上工人數達1900萬人，共投入資金37.24億元;累計完成土石方量9.12億立方米;動工各類水利工程項目102萬個，完成92萬個，占動工數的92%;完成新增有效灌面67.7萬畝，改善灌溉面積560.3萬畝;新修江河堤防110.8公里解決了144萬人、136萬頭牲畜的飲水困難;小水電新裝機7.8萬千瓦;新建微水工程24萬多口、山平塘3182口、人工井114萬口、救生高臺162個;改造中低產田土178.44萬畝，治理水土流失2457平方公里;完成成片植樹造林166.5萬畝，零星植樹1.79億株;新建縣鄉標美路1580公里;全省農機系統完成了7.45萬臺、77.5萬千瓦提灌機械的修復改造，恢復改善灌面150萬畝，新增提水控灌面積9.75萬畝，冬蓄提水完成6.5億立方。其主要做法和特點是：一、領導重視，真抓實干二、因地制宜，突出重點首先，突出治水。其次，實行山、水、田、林、路統一規則，綜合治理，分類實施。三、深化改革，增大投入四、廣泛宣傳，持續發展五、激勵先進，開展競賽一九九七年x月x日(印章)2.情況報告情況報告常用于向上級匯報下列事項：(1)嚴重的災害、事故、案情、敵情;(2)重要的社情、民情，如社會生活中的新動態和上級某項有關國計民生的新政策、新規定的貫徹執行情況及群眾反映等;(3) 督促辦理或檢查某項工作的情況，如財務、稅收、物價、質量、安全、衛生等項工作的檢查結果;(4)舉辦重大活動、召開重要會議的基本情況，各級各類代表會議的選舉結果等;(5)對某項工作造成失誤和問題的檢討與反思;(6) 其他重要的、特殊的、突發的新情況。情況報告多數寫成專題性報告，其寫法不強求一律，但都要力求做到：第一、內容集中、單一，突出重點，抓住事物本質，實事求是地反映情況。第二、把情況和問題講清楚，把事情的經過，原委、結果、性質寫明白。第三、若要提出處理意見和建議，要寫得具體、明確、簡要，尤其要注意提出意見、建議的寫作角度，不能在報告中夾帶請示事項。第四、理順文章思路和結構，無論是縱式結構還是橫式結構，都要脈絡清楚，層次分明。第五、情況報告寫作要及時，以便讓上級機關和有關領導盡快了解重大、特殊、突發的種種新情況。3.答復報告答復報告的內容要注意針對性，有問必答，答其所問，以示負責。表述要明確、具體，語言要準確、得體，不可含糊其辭、模棱兩可。它的正文包括答復依據和答復事項兩部分內容。答復依據指上級要求回答的問題，要寫得十分簡要，有時一兩句話即可說明。答復事項指針對所提問題答復的意見或處理結果，既要寫得周全，又不要節外生枝，答非所問。正文寫法比較靈活，或先寫依據，后一并答復;或邊寫依據，邊逐一答復。4.報送報告這類報告正文極為簡單，有的甚至三言兩語一篇，把情況說明就行。例如;“現送上我縣參加xx市首屆婦女美術作品展覽的作品巧件及作者介紹資料11份。請查收。”至于向國務院法制局報送地方性法規和行政規章的備案報告，國務院辦公廳則對其格式作了統一規定。 五、請示(一)請示的用途具體說來，遇到下列問題需要用請示行文。1.對上級有關方針、政策、指示或法律、法規不夠明確或有不同理解，需要上級機關作出明確解釋和答復;2.從本地區本單位的實際情況出發，需要對上級的某項政策、規定作出變通處理，有待上級重新審定明確作答;3.在工作中出現了新情況，新問題需要處理而又無章可循、無法可依，需要上級機關作出明確指示;4.需要請求上級解決本地區、本單位的某一具體問題和實際困難;5.按上級機關和主管部門有關政策規定，不經請示有關部門批準，無權自行處理的問題;6工作中出現一些涉及面廣而職能部門無法獨立解決的困難和問題，必須請示上級領導或綜合部門，以求得他們的協調和幫助。除此之外，凡自己職權范圍的工作，經過努力能處理和解決好的問題、困難，應盡力自行解決，不要動輒請示，把矛盾上交。(二)請示的寫作請示的結構是相對穩定的。1.標題不能把文種“請示”誤為“請示報告”、“報告”或者“申請”;標題中的事由要明確，語言要簡明。不宜寫為“關于請求(或申請)xxxx的請示”，“請示”本身就含有請求、申請的意思了。2.主送機關一般只寫一個主送機關，如需同時送其他機關，應用抄送形式。3.正文請示正文一般由請示原因、請示事項和請示結語三部分組成。請示原因應簡明扼要而又充分地陳述請示的原因、依據。在概述情況時，不能籠統、含糊;在陳述困難時，不能夸大事實。這部分仍然不是請示的重點所在，是為請示事項作鋪墊的。因此，不要輕重倒置，喧賓奪主。請示事項這是文章重點，是請求上級機關給予指示、批復、答復的具體事項。內容要具體，所提建議和要求要切實可行：用語要明確肯定，不能含糊其辭;若內容稍多時，可分條列項;語氣要得體，一般應寫“擬”怎么辦，而不能寫“決定“怎么辦，因既已“決定”就不必請示了。請示結語常用“妥否、請批復”、“特此請示，請予審定”、“請批準”“請審批”等慣用語。不要用“可否(妥否、當否)，請批準”之類不合邏輯的用語作結。正文根據內容多少，可分別采用篇段合一式、三段式、總分條文式。不論采用哪種結構，請示總是循請示原因請示事項請示要求的遞進思路成文的。(三)撰寫請示的注意事項1.內容力求單一，應一文一事。2.制發請示時要注意與上下左右各方面的協調。請示不宜多頭主送、多級主送，一般只主送一個直接上級。除領導直接交辦的事項外，請示不得直接主送領導者個人，更不應同時主送多位領導，以免因違反行文制度或者領導批示的不盡一致而誤時誤事。請示一般不得越級上報。請示不得抄送一下級機關、單位，以免在上級作出批復表明態度前造成混亂。3.注意請示與報告的區別。4.正式印發請不送上級時，應在文頭注明簽發人、會簽人姓名。六、批復(一)批復的特點批復個顯著特點就是有針對性。它總是針對下級機關、單位呈報的請示被動行文。上級決不會主動發出批復，總是下級有請示，上級才有批復。批復內容總是針對下級來文的請示事項作出答復的。批復事項緊扣請示事項明確作答，不能答非所問，復非所求，節外生枝。批復的主送對象一般就是請示的發文單位，有時甚至標題就體現出針對性而與其他公文不同。例如國家稅務總局關于中外合資企業北京中燕有限公司不享受“內資”福利企業稅收優惠政策問題對北京市稅務局的批復，標題中就寫明了受文機關。(二)批復的寫法批復的結構和寫法都比較穩定。例如：國務院關于同意四川省撤銷溫江縣設立成都市溫江區的批復四川省人民政府：你省關于撤銷溫江縣設置溫江區的請示(川府200175號)收悉。同意撤銷溫江縣，設立成都市溫江區，以原溫江縣的行政區域為溫江區的行政區域。區人民政府駐柳城鎮。溫江區的各類機構要按照“精簡、效能”的原則設置，所需經費和人員編制由你省自行解決。國務院二二年四月十四日1.標題除按公文標題的通常寫法外，還可把主送機關、單位寫進標題。如前面提到的例子。2.主送機關一般就是呈報請示來文的發文機關。3.正文包括批復對象、批復事項和批復結語三部分。(1)批復對象指批復所針對的請示事項。必須在正文開頭引述來文的標題、文號，有的還極其簡要地直接引述來文所請示的事項。引述應十分簡練，一般都用一句話說清楚。(2)批復事項是批復的主要部分，它要針對請示事項給予明確答復或具體指示。批復內容應一文一事。對一下級請示事項的答復，應態度鮮明，觀點明確，語言簡潔明了，不能模棱兩可，含糊其辭，使下級無所適從。(3)批復結語一般在正文末尾寫上“特此批復”并加上句號。若緊縮寫為“此復”，也要加卜句號。少數批復也在結語部分簡要提出執行要求。正文視內容多少，可分別采用篇段合一式、三段式(三部分各一段)、兩段式(省去結語部分)或總分條文式結構。4.落款注明發文機關、成文日期。七、函(一)函的用途函的應用范圍比較廠一泛，加之行文比較自由，印發方便，傳遞靈活，使用簡便，因而使用頻率亦較高。它可具體用于以下幾個方面。1.平級機關或不相隸屬的機關單位之間的公務聯系、往來;2. 向無上下級隸屬關系的業務主管部門請示批準有關事項;3.業務主管部門向無上下級隸屬關系的機關單位答復審批事項;4.機關單位對個人的公務聯系，如答復群眾來信之類;5.上卜級機關之間涉及一些事務性的具體事項的聯系、詢問答復。(二)函的分類1.按照內容和用途，函可以分為以下幾類。(1)商洽函指用于平行機關單位之間和不相隸屬機關單位之間商洽工作、聯系有關事宜的函。例如商調干部、聯系參觀學習、查詢或了解有關人和事、洽談業務工作等。(2)請批函指向平級的或不相隸屬的業務主管部門制發的請求批準函，和業務主管部門向平級的或不相隸屬的機關單位制發的審批函。有關機關、單位涉及部門業務工作，需向平級的或不相隸屬的業務主管部門(例如人事局、財政局、稅務局等等)請求批準，但又因互相之間不是上下級的隸屬關系而不宜用請示行文，就應用函。同理，有關主管部門向平級的或不相隸屬的機關單位批準、批復某些業務事項(例如干部錄用、調動、經費撥付、稅收減免等等)，因無上下級的隸屬關系而不宜用批復行文，也就應用復函了。但在實際工作中，這類函常常誤用為請示、報告、批復，這是應該格外注意的。(3)詢問答復函指用于上下級機關之間互相詢問答復處理有關具體問題的函。上下級機關之間問答某個具體問題，聯系、告知或處理某項具體工作，而又不宜采用指示、通知、批復、報告、請示等文種時，則可使用函。2.按照文面規格，函還可以分為公函和便函。公函的格式較為正規，它按信函式公文(函件)格式印制。便函的內容多涉及事務性的具體事項，格式更為靈活、簡便，寫法較自由，可不寫標題、不編文號。便函也常不列入正式文件處理。不少機關單位有專門的便函用紙或者便函本。3.按照行文方向，函又可分為去函和復函。去函也叫來函，即是主動發出的函。復函則是回答來函、來文所提出的問題或事情，被動發出的函件。請求批準函如：四川省國家安全廳關于請求批準錄用1996年大中專畢業生的函省人事廳：根據中共四川省委組織部、四川省人事廳關于1996年省級機關錄用應屆高校、中專校優秀畢業生的通知(川人1996XX號)規定，我們對擬錄用到我廳機關工作的大中專畢業生按規定程序進行了統一考試、面試、體檢、政審。經廳黨組研究，擬錄用大中專畢業生24名。現將有關錄用審批材料報上，請審批。附件：錄用審批材料24份四川省國家安全廳一九九六年三月二十五日審批函例文：四川省人民政府辦公廳關于同意成都市城市房屋拆遷補償評估管理暫行規定的函成都幣人民政府：你市關于報請制定城市房屋拆遷補償評估辦法的請示(成府發2001222號)收悉。經省政府研究，現函復如下：一、根據國務院城市房屋拆遷管理條例第二十四條：“貨幣補償的金額，根據被拆遷房屋的區位、用途、建筑面積等因素，以房地產市場評估價格確定。具體辦法由省、自治區、直轄市人民政府制定。”鑒于目前制定適用全省城市房屋拆遷補償評估規定的條件尚不成熟，省政府原則同意成都市人民政府根據實際需要先行制定有關規定。二、成都市人民政府制定城市房屋拆遷補償評估規定時，應認真考慮和吸收省級有關部門提出的修改意見(修改稿附后)，以利于與今后省政府制定的規定相銜接。同時，省人民政府的規定制定并發布后，成都市人民政府的規定內容如果與其有抵觸或不一致的，應按省人民政府的規定執行。附件：成都市城市房屋拆遷補償評估管理暫行規定(修改稿)四川省人民政府辦公廳(印章)二一年十二月二十日(附件略)(三)函的寫作1.標題可按公文的一般要求寫。若是去函，標題中文種只寫